7. Kết cấu của đề tài
1.2.1. Tổ chức chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán (bao gồm chứng từ điện tử) áp dụng cho các đơn vị Bảo hiểm xã hội được coi là hợp pháp, hợp lệ khi chứng từ được lập đúng mẫu quy định theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC về việc ban hành chế độ kế toán hành chính sự nghiệp [2] và Thông tư số 178/2012/TT-BTC của Bộ Tài Chính về việc Hướng dẫn kế toán áp dụng cho Bảo hiểm xã hội Việt Nam [3].
Đơn vị Bảo hiểm xã hội có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù chưa có mẫu chứng từ quy định tại danh mục mẫu chứng từ trong chế độ kế toán BHXH thì áp dụng mẫu chứng từ quy định tại chế độ kế toán riêng trong các văn bản pháp luật khác hoặc phải được Bộ Tài chính chấp thuận.
Nội dung của tổ chức chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
Bước 1: Lập chứng từ
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
Chứng từ kế toán được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật kế toán.
Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dung bút mực, số và chữ
22
viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.
Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều 18 Luật Kế toán [12]. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 của Luật kế toán. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
Bước 2: Ký chứng từ kế toán
Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ, chữ ký phải được ký bằng loại mực không phai, không được ký bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.
Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. chữ ký trên chứng từ kế toán dung để chi tiền phải ký theo từng liên. Các đơn vị Bảo hiểm xã hội chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.
23
Chữ ký của Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng.
Các đơn vị Bảo hiểm xã hội phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được ủy quyền), Thủ trưởng đơn vị (và người được ủy quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký trong sổ đăng ký.
Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.
Bước 3: Luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán
Tất cả các chứng từ kế toán do các bộ phận trong đơn vị Bảo hiểm xã hội lập hoặc thu nhận từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra và sử dụng làm căn cứ ghi sổ. Cuối cùng chứng từ sẽ được lưu trữ, bảo quản và sau khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định đối với từng loại chứng từ, nó sẽ được hủy.
Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ:
Hình 1.2. Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ kế toán
Tổ chức lập chứng từ kế toán
Kiểm tra, ký chứng từ kế toán
Phân loại, sắp xếp chứng từ, định khoản và ghi sổ kế toán
24
Trong quá trình kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho...), đồng thời báo ngay bằng văn bản cho Thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
Sơ đồ trình tự kiểm tra chứng từ kế toán:
Hình 1.3. Sơ đồ trình tự kiểm tra chứng từ kế toán
Bước 4: Sử dụng, quản lý chứng từ kế toán
Tất cả các đơn vị Bảo hiểm xã hội đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong chế độ kế toán BHXH ban hành theo Thông tư 178/TT-BTC. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị Bảo hiểm xã hội không được sửa đổi biểu mẫu, chứng từ thuộc loại bắt buộc. Đối với mẫu chứng từ kế toán thuộc loại hướng dẫn thì ngoài các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị Bảo hiểm xã hội có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.
Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán
Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán; Đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác
Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán
25
Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.
Đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, các đơn vị Bảo hiểm xã hội có thể mua hoặc tự thiết kế mẫu (đối với các chứng từ kế toán hướng dẫn), tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 16 Luật Kế toán.
Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quan an toàn theo quy định của pháp luật.
Danh mục chứng từ kế toán được trình bày ở phụ lục 1.2.