7. Kết cấu của đề tài
1.2.3. Tổ chức sổ kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến đơn vị Bảo hiểm xã hội.
Các đơn vị Bảo hiểm xã hội đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 20/12/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán và Chế độ kế toán BHXH ban hành theo Thông tư 178/2012/TT-BTC.
Các loại sổ kế toán gồm: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. - Sổ kế toán tổng hợp gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái
- Sổ kế toán chi tiết gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Các đơn vị Bảo hiểm xã hội phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng các quy định của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái về nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán theo quy định của Thông tư 178/2012/TT-BTC.
Mối đơn vị Bảo hiểm xã hội chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm. Đơn vị Bảo hiểm xã hội phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Thông tư 178/2012/TT-BTC và yêu cầu quản lý để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết.
28
cuối năm) phải khóa sổ kế toán trước khi lập BCTC. Riêng sổ quỹ tiền mặt phải khóa sổ vào cuối mỗi ngày. Ngoài ra phải khóa sổ kế toán nếu có trường hợp kiểm kê đột xuất.
Đầu năm, đơn vị Bảo hiểm xã hội phải mở sổ kế toán cho năm ngân sách mới để tiếp nhận số dư từ sổ kế toán năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh thuộc năm ngân sách mới từ ngày 01/01.
Đối với sổ kế toán tổng hợp: đầu năm phải chuyển toàn bộ số dư của các tài khoản trên Sổ Nhật ký – Sổ Cái hoặc Sổ Cái của năm cũ sang Sổ Nhật ký – Sổ Cai hoặc Sổ Cái của năm mới.
Đối với sổ kế toán chi tiết: ghi tay có thể sử dụng cho nhiều năm, cuối mỗi năm gạch một dòng ngang sổ để bắt đầu theo dõi năm mới. khi nào dung hết sổ sẽ chuyển sang sổ kế toán chi tiết mới. Đối với các sổ liên quan đến thu, chi ngân sách thì số liệu trên các sổ này không phải chuyển sang sổ mới mà để nguyên trên sổ năm cũ để hạch toán tiếp các nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh trong thời gian chỉnh lý, quyết toán và theo dõi cho đến khi quyết toán năm trước được phê duyệt.
Sổ kế toán được in ra từ máy vi tính phải đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm để lưu trữ. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của đơn vị Bảo hiểm xã hội có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in từ máy vi tính.
Danh mục hệ thống sổ kế toán được trình bày ở phụ lục 1.4.
1.2.4. Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán (BCTC và BCQT)
Hệ thống báo cáo kế toán trong các đơn vị Bảo hiểm xã hội bao gồm: Báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách. Các báo cáo này dùng để
29
tổng hợp tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước; tình hình thu, chi BHXH trong kỳ kế toán, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và thực trạng của đơn vị, là căn cứ quan trọng giúp cơ quan nhà nước, lãnh đạo đơn vị kiểm tra, giám sát điều hành hoạt động của đơn vị.
Các đơn vị Bảo hiểm xã hội có trách nhiệm lập đúng theo mẫu biểu quy định, phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu đã quy định, lập đúng kỳ hạn, nộp đúng thời hạn và đầy đủ báo cáo theo từng nơi nhận báo cáo.
Hệ thống chỉ tiêu báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách phải phù hợp và thống nhất với chỉ tiêu dự toán năm tài chính và Mục lục ngân sách nhà nước (đối với kinh phí NSNN), đảm bảo có thể so sánh được giữa số thực hiện với số dự toán và giữa các kỳ kế toán với nhau. Trường hợp lập báo cáo tài chính có nội dung và phương pháp trình bày khác với các chỉ tiêu trong dự toán hoặc khác với báo cáo tài chính kỳ kế toán năm trước thì phải giải trình trong thuyết minh báo cáo tài chính.
Phương pháp tổng hợp số liệu và lập các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách phải được thực hiện thống nhất ở các đơn vị Bảo hiểm xã hội tạo điều kiện cho việc tổng hợp, phân tích, kiểm tra, đánh giá tình hình thu, chi BHXH của cấp trên và cơ quan quản lý nhà nước.
Danh mục, mẫu và phương pháp lập báo cáo quyết toán tài chính quý, năm của đơn vị Bảo hiểm xã hội được thực hiện đúng Chế độ kế toán 178/2012/TT-BTC và Bảo hiểm xã hội Việt Nam quy định.
Danh mục biểu mẫu báo cáo tài chính được trình bày ở phụ lục 1.5.