Bước 4: Sử dụng, quản lý chứng từ kế toán
Tất cả các đơn vị Bảo hiểm xã hội đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong chế độ kế toán BHXH ban hành theo Thông tư 178/TT-BTC. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị Bảo hiểm xã hội không được sửa đổi biểu mẫu, chứng từ thuộc loại bắt buộc. Đối với mẫu chứng từ kế toán thuộc loại hướng dẫn thì ngồi các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị Bảo hiểm xã hội có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.
Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, yếu tố ghi chép trên chứng từ kế tốn
Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán; Đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác
Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán
25
Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.
Đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, các đơn vị Bảo hiểm xã hội có thể mua hoặc tự thiết kế mẫu (đối với các chứng từ kế toán hướng dẫn), tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 16 Luật Kế tốn.
Thơng tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quan an toàn theo quy định của pháp luật.
Danh mục chứng từ kế tốn được trình bày ở phụ lục 1.2.
1.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Tài khoản kế toán phản ảnh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống q trình thu và sử dụng quỹ BHXH, BHYT, BHTN, tình hình tài sản, tình hình thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị Bảo hiểm xã hội.
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị Bảo hiểm xã hội trong hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam được Bộ Tài Chính quy định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản, ký hiệu, tên gọi và nội dung ghi chép từng tài khoản.
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị Bảo hiểm xã hội, gồm: 65 tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản được phân thành 6 loại và 15 tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản thuộc Loại 0.
Các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo các đối tượng kế toán. Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo
26
phương pháp “ghi kép”, nghĩa là khi ghi vào bên Nợ của một tài khoản thì đồng thời phải ghi vào bên Có của một hoặc nhiều tài khoản khác hoặc ngược lại.
Các tài khoản ngoài Bảng cân đối tài khoản phản ánh những tài sản hiện có ở đơn vị Bảo hiểm xã hội nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị (thuê ngoài, nhận giữ hộ, nhận gia công, tạm giữ...), những chỉ tiêu kinh tế đã phản ánh ở các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản nhưng cần theo dõi để phục vụ cho yêu cầu quản lý như: Ngoại tệ các loại... những tài sản hiện có ở đơn vị Bảo hiểm xã hội nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị , như: Giá trị công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng, nguyên tệ các loại...
Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi đơn”, nghĩa là khi ghi vào một bên của một tài khoản thì khơng phải ghi đối ứng với bên nào của các tài khoản khác.
So với chế độ kế tốn Hành chính sự nghiệp, chế độ kế tốn BHXH vận dụng tài khoản phù hợp với đặc điểm phân loại tài sản, các khoản công nợ và nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị. Chế độ kế tốn BHXH có một số tài khoản kế toán đặc thù của ngành như:
Tài khoản đặc thù loại 3 - Thanh toán: phản ánh các nghiệp vụ thanh toán về thu, chi BHXH giữa các đơn vị trong ngành Bảo hiểm xã hội; các nghiệp vụ thanh toán giữa các đơn vị Bảo hiểm xã hội với các đại diện xã, phường và các đơn vị sử dụng lao động về các khoản chi trả cho các đối tượng hưởng BHXH; các nghiệp vụ thanht oán giữa đơn vị Bảo hiểm xã hội với các cơ sở khám chữa bệnh về các khoản chi phí khám chữa bệnh cho bệnh nhân tham gia BHYT.
Tài khoản đặc thù loại 4 - Nguồn kinh phí: phản ánh số hiện có, tình hình biến động và quyết tốn các quỹ BHXH, BHYT, BHTN của đơn vị Bảo hiểm xã hội.
27
Tài khoản đặc thù loại 5 - Các khoản thu: phản ánh tất cả các khoản thu BHXH, BHYT, BHTN theo chế độ tài chính quy định phát sinh ở đơn vị Bảo hiểm xã hội.
Tài khoản đặc thù loại 6 - Các khoản chi: phản ánh các khoản chi của đơn vị chế độ kế toán BHXH như chi BHXH, BHYT, BHTN.
Danh mục hệ thống tài khoản kế tốn được trình bày ở phụ lục 1.3.
1.2.3. Tổ chức sổ kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến đơn vị Bảo hiểm xã hội.
Các đơn vị Bảo hiểm xã hội đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 20/12/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán và Chế độ kế toán BHXH ban hành theo Thông tư 178/2012/TT-BTC.
Các loại sổ kế toán gồm: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. - Sổ kế toán tổng hợp gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái
- Sổ kế toán chi tiết gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Các đơn vị Bảo hiểm xã hội phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng các quy định của hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái về nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế tốn theo quy định của Thơng tư 178/2012/TT-BTC.
Mối đơn vị Bảo hiểm xã hội chỉ có một hệ thống sổ kế tốn chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm. Đơn vị Bảo hiểm xã hội phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế tốn ban hành theo Thơng tư 178/2012/TT-BTC và yêu cầu quản lý để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết.
28
cuối năm) phải khóa sổ kế toán trước khi lập BCTC. Riêng sổ quỹ tiền mặt phải khóa sổ vào cuối mỗi ngày. Ngồi ra phải khóa sổ kế tốn nếu có trường hợp kiểm kê đột xuất.
Đầu năm, đơn vị Bảo hiểm xã hội phải mở sổ kế toán cho năm ngân sách mới để tiếp nhận số dư từ sổ kế toán năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh thuộc năm ngân sách mới từ ngày 01/01.
Đối với sổ kế tốn tổng hợp: đầu năm phải chuyển tồn bộ số dư của các tài khoản trên Sổ Nhật ký – Sổ Cái hoặc Sổ Cái của năm cũ sang Sổ Nhật ký – Sổ Cai hoặc Sổ Cái của năm mới.
Đối với sổ kế tốn chi tiết: ghi tay có thể sử dụng cho nhiều năm, cuối mỗi năm gạch một dòng ngang sổ để bắt đầu theo dõi năm mới. khi nào dung hết sổ sẽ chuyển sang sổ kế toán chi tiết mới. Đối với các sổ liên quan đến thu, chi ngân sách thì số liệu trên các sổ này khơng phải chuyển sang sổ mới mà để nguyên trên sổ năm cũ để hạch toán tiếp các nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh trong thời gian chỉnh lý, quyết toán và theo dõi cho đến khi quyết toán năm trước được phê duyệt.
Sổ kế toán được in ra từ máy vi tính phải đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm để lưu trữ. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của đơn vị Bảo hiểm xã hội có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế tốn ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế tốn chính thức sau khi in từ máy vi tính.
Danh mục hệ thống sổ kế tốn được trình bày ở phụ lục 1.4.
1.2.4. Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán (BCTC và BCQT)
Hệ thống báo cáo kế toán trong các đơn vị Bảo hiểm xã hội bao gồm: Báo cáo tài chính và báo cáo quyết tốn ngân sách. Các báo cáo này dùng để
29
tổng hợp tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước; tình hình thu, chi BHXH trong kỳ kế tốn, cung cấp thơng tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và thực trạng của đơn vị, là căn cứ quan trọng giúp cơ quan nhà nước, lãnh đạo đơn vị kiểm tra, giám sát điều hành hoạt động của đơn vị.
Các đơn vị Bảo hiểm xã hội có trách nhiệm lập đúng theo mẫu biểu quy định, phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu đã quy định, lập đúng kỳ hạn, nộp đúng thời hạn và đầy đủ báo cáo theo từng nơi nhận báo cáo.
Hệ thống chỉ tiêu báo cáo tài chính, báo cáo quyết tốn ngân sách phải phù hợp và thống nhất với chỉ tiêu dự tốn năm tài chính và Mục lục ngân sách nhà nước (đối với kinh phí NSNN), đảm bảo có thể so sánh được giữa số thực hiện với số dự toán và giữa các kỳ kế toán với nhau. Trường hợp lập báo cáo tài chính có nội dung và phương pháp trình bày khác với các chỉ tiêu trong dự tốn hoặc khác với báo cáo tài chính kỳ kế tốn năm trước thì phải giải trình trong thuyết minh báo cáo tài chính.
Phương pháp tổng hợp số liệu và lập các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính, báo cáo quyết tốn ngân sách phải được thực hiện thống nhất ở các đơn vị Bảo hiểm xã hội tạo điều kiện cho việc tổng hợp, phân tích, kiểm tra, đánh giá tình hình thu, chi BHXH của cấp trên và cơ quan quản lý nhà nước.
Danh mục, mẫu và phương pháp lập báo cáo quyết tốn tài chính q, năm của đơn vị Bảo hiểm xã hội được thực hiện đúng Chế độ kế toán 178/2012/TT-BTC và Bảo hiểm xã hội Việt Nam quy định.
Danh mục biểu mẫu báo cáo tài chính được trình bày ở phụ lục 1.5.
1.2.5. Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của đơn vị là tập hợp những người làm kế toán tại đơn vị, cùng các phương tiện trang thiết bị để ghi chép, tính tốn xử lý tồn bộ thông tin liên quan đến khâu tổng hợp, cung cấp nhưng thơng tin kinh tế tài
30
chính về các hoạt động của đơn vị.
Các đơn vị Bảo hiểm xã hội đều tổ chức bộ máy kế tốn riêng để thực hiện tồn bộ cơng việc kế tốn của đơn vị, hoạt động và hạch toán độc lập với cấp trên. Các viên chức kế toán trong đơn vị đều tốt nghiệp đại học trở lên và đều được đào tạo đúng chuyên ngành kế toán.
Bộ phận kế tốn được chia tối đa thành 6 vị trí cơng việc như sau: Kế tốn trưởng; Kế toán tổng hợp; Kế toán chi; Kế toán ngân hàng; Kế toán thanh toán; Thủ quỹ. Số lượng viên chức trong bộ phận kế toán của đơn vị tùy vào quy mô mà được phân cơng mỗi viên chức kế tốn phụ trách một hoặc hai vị trí cơng việc.
Nhiệm vụ cụ thể của mỗi vị trí do kế tốn trưởng quy định, nhiệm vụ tổng quát như sau:
Kế toán trưởng: tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn trong đơn vị theo quy định của pháp luật; Thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ các hoạt động thu, chi tiền mặt, tiền gửi. Nghiêm cấm thực hiện các cơng việc thay kế tốn viên và thủ quỹ. Kiểm soát chặt chẽ việc lập chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán theo quy định. Thực hiện việc đối chiếu số liệu về thu, chi tiền mặt, tiền gửi; thu, chi BHXH, BHYT, BHTN; tạm ứng kinh phí chi KCB, cơng nợ với các bộ phận có liên quan theo quy định. Hàng ngày, thực hiện đối chiếu tiền mặt giữa kế toán viên và thủ quỹ. Định kỳ thực hiện đối chiếu giữa sổ kế toán và sổ phụ ngân hàng. Kịp thời báo cáo Thủ trưởng đơn vị những sai sót phát sinh trong cơng tác quản lý tài chính, tài sản.
Kế tốn viên: thực hiện các cơng việc trong phạm vị được phân công. Lập và hạch toán các chứng từ thu, chi tiền mặt, tiền gửi theo đúng chế độ, định mức của nhà nước và quy chế chi tiêu nội bộ của Ngành, của đơn vị. Theo dõi số thu trên tài khoản tiền gửi, phối hợp với ngân hàng, kho bạc để chuyển kịp thời theo quy định về Bảo hiểm xã hội cấp trên. Ghi sổ kế toán
31
trung thực, đầy đủ, kịp thời. Đối chiếu số phát sinh, số dư tiền gửi theo quy định. Hàng ngày thực hiện đối chiếu số phát sinh, số dư tiền mặt với thủ quỹ. Định kỳ đối chiếu số thu BHXH, BHYT tự nguyện, số biên lai đã sử dụng của các đại lý với cán bộ làm công tác thu.
Thủ quỹ: đối chiếu các nội dung ghi trên Phiếu thu, Phiếu chi đảm bảo khớp đúng với hồ sơ kèm theo. Thực hiện xuất, nhập quỹ tiền mặt đúng với số tiền ghi trên Phiếu thu, Phiếu chi. Ghi sổ quỹ tiền mặt trung thực, chính xác và đầy đủ. Sắp xếp quản lý tiền mặt trong két khoa học, gọn gàng. Phối hợp cùng kế toán làm thủ tục nộp tiền vào ngân hàng khi lượng tiền mặt tồn quỹ vượt quy định. Thực hiện khóa két sắt khi ra khỏi vị trí làm việc và niêm phong két khi nghỉ lễ dài ngày.
1.2.6. Tổ chức kiểm tra kế toán
Tổ chức kiểm tra kế toán là một trong những nội dung quan trọng của cơng tác tổ chức kế tốn. Tổ chức kiểm tra kế tốn nhằm đảm bảo cho cơng tác kế toán được thực hiện đúng quy định, có hiệu quả và cung cấp được thông tin phản ánh kịp thời, đúng hiện trạng của đơn vị.
Kiểm tra kế tốn sẽ tăng cường tính đúng đắn và hợp lý, trung thực, khách quan của q trình hạch tốn ở đơn vị. Đồng thời cũng là công việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện các chính sách, chế độ kế tốn, tài chính của đơn vị.
Hình thức kiểm tra có thể được thực hiện thường xuyên theo kỳ kế toán hoặc đột xuất. Đơn vị có trách nhiệm phải cung cấp cho đồn kiểm tra kế toán tài liệu kế tốn có liên quan đến nội dung kiểm tra và giải trình các nội dung theo u cầu của đồn kiểm tra. Kết thúc đợt kiểm tra phải lập biên bản kiểm tra, có kết luận rõ ràng, có đầy đủ chữ ký của đoàn kiểm tra và thủ trưởng đơn vị. Đơn vị có quyền khiếu nại về kết luận của đoàn kiểm tra kế tốn trong trường hợp khơng đồng ý với kết luận đó.
32
1.2.7. Tổ chức kiểm kê tài sản
Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán.