7. Kết cấu đề tài nghiên cứu
2.3.3 Hoạt động kiểm soát
Kết quả khảo sát về hoạt động kiểm soát tại kênh bán hàng trực tiếp chi tiết tại Phụ lục 13.
Qua tìm hiểu thực tế, tại Viettel Bình Định c quy định thời hạn cụ thể để nộp báo cáo lên Ban lãnh đạo và quy định này luôn đƣợc tuân thủ. Tại kênh bán hàng trực tiếp hiện nay có rất nhiều các báo cáo tổng kết đƣợc cập nhật theo ngày, tuần, tháng, quý, năm nhƣ báo cáo kết quả bán hàng của kênh, báo cáo tiến độ thu cƣớc, báo cáo kết quả khôi phục và thu hồi đối với khách hàng rời mạng, báo cáo kết quả đổi sim 4G, .... Mỗi báo cáo đều c quy định bộ phận nào thực hiện, thời gian gửi báo cáo. Thậm chí, vào những ngày gần cuối tháng có một số báo cáo gần đƣợc lấy theo từng giờ nhƣ báo cáo tiến độ thu cƣớc để Ban lãnh đạo trực tiếp điều hành, đôn đốc cũng nhƣ nhân viên bán hàng nắm đƣợc tiến độ hiện tại của mình để đạt đƣợc kế hoạch thu cƣớc tháng.
Ban lãnh đạo Viettel Bình Định rất quan tâm đến đối thủ cạnh tranh trong ngành, định kỳ đơn vị đều phân tích số liệu liên quan đến các công ty hoạt động trong ngành hoặc các đối thủ cạnh tranh. Điều này giúp cho Ban lãnh đạo có thể đƣa ra các biện pháp khắc phục và có chiến lƣợc kinh doanh phù hợp.
Bộ phận nghiệp vụ hỗ trợ kênh bán hàng trực tiếp thuộc khối Hỗ trợ dùng chung tại Viettel Bình Định không kiêm nhiệm việc ghi chép kế toán. Qua tìm hiểu thực tế, tác giả nhận thấy Viettel Bình Định đã tách biệt nhân viên thực hiện nghiệp vụ với nhân viên ghi sổ sách kế toán. Cụ thể: thủ kho không đồng thời là ngƣời phê duyệt xuất kho, kế toán thanh toán không kiêm thủ quỹ,...
Tuy nhiên, ngƣợc lại với chi nhánh thì tại Viettel huyện nhân sự quản lý phải kiêm nhiệm. Theo thực tế và nhƣ đã phân t ch ở nội dung về cơ cấu tổ
54
chức thì với mô hình tổ chức hiện tại của kênh bán hàng trực tiếp thì ở tuyến huyện một nhân sự (Giám đốc Viettel huyện kiêm Đội trƣởng BHTT huyện) sẽ kiêm nhiệm nhiều vai trò bao gồm là ngƣời quản lý, ngƣời hỗ trợ, thủ kho, thủ quỹ, kiểm soát công nợ; điều nay vi phạm quy tắc bất kiêm nhiệm dễ dẫn đến rủi ro thông đồng nhau nhằm hoàn thành chỉ tiêu bán hàng cao đạt lƣơng cao (lƣơng phụ thuộc vào kết quả bán hàng).
Các sản phẩm của Viettel Bình Định cung cấp ra thị trƣờng qua kênh bán hàng trực tiếp thì phải qua xét duyệt của các cấp quản lý. Đặc biệt là các sản phẩm, dịch vụ chủ đạo của kênh bán hàng trực tiếp là internet, di động.
Viettel Bình Định đã đƣa công nghệ thông tin vào công tác kế toán tại kênh bán hàng trực tiếp. Viettel sử dụng phần mềm kế toán tự viết (còn gọi là phần mềm ERP) để hạch toán và lập báo cáo tài ch nh. Điều này sẽ giúp giảm thiểu đƣợc thời gian và sai sót so với việc sử dụng kế toán thủ công.
Viettel Bình Định kiểm tra việc soát xét chứng từ tại kênh bán hàng trực tiếp trƣớc khi thực hiện và chứng từ đƣợc đánh số liên tục. Việc kiểm tra soát xét chứng từ tỉ mỉ sẽ tránh đƣợc rủi ro, hạn chế sai phạm và hạn chế sai s t khi kiểm tra chứng từ, nếu chứng từ không hợp lệ thì khi c kiểm toán sẽ bị xuất toán. Đồng thời, các chứng từ đƣợc sắp xếp theo số thứ tự ngày, tháng để thuận lợi cho việc tìm kiếm và lƣu trữ.
Đồng thời việc nhập liệu chứng từ vào hệ thống cũng đƣợc thực hiện nghiêm túc. Các chứng từ, sổ sách đƣợc lƣu trữ đầy đủ và an toàn. Qua tìm hiểu thực tế, vào mỗi cuối tháng, các chứng từ đƣợc tập hợp cho vào tủ chứng từ và các tủ này c kh a riêng.
Theo khảo sát cho thấy hệ thống máy tính theo dõi quá trình sử dụng của từng ngƣời sử dụng thông qua nhật ký tự động. Vì vậy, khi xảy ra hành động sửa hay xóa dữ liệu sẽ để lại dấu vết, dễ dàng truy xuất đƣợc nguyên nhân và nhanh ch ng đƣợc khắc phục.
55
Cũng theo khảo sát, hệ thống có lập trình chƣơng trình phân quyền truy cập (xem, thêm, sửa, x a) đối với từng ngƣời sử dụng theo chức năng quản lý và thực hiện riêng đƣợc Viettel Bình Định thiết lập chặt chẽ. Điều này giúp Viettel Bình Định tránh đƣợc rủi ro mất dữ liệu.
Hiện tại Viettel sử dụng h a đơn điện tử trong giao dịch, các chứng từ kế toán, chứng từ xuất nhập đƣợc chiết xuất trên phần mềm theo thời gian, chi tiết nội dung nên việc luân chuyển, lƣu trữ chứng từ đơn giản, tiện lợi. Hệ thống chứng từ kế toán đƣợc lập đúng quy định, đƣợc lƣu trữ, bảo quản khoa học, an toàn và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
- Kiểm soát quy trình lấy hàng, hàng tồn kho và thanh toán
Kết quả khảo sát về việc kiểm soát quy trình lấy hàng, hàng tồn kho và thanh toán tại kênh bán hàng trực tiếp chi tiết tại Phụ lục 14.
Viettel Bình Định tách bạch chức năng; đề nghị cấp hàng, kiểm kho, xét duyệt, nhập hàng h a và xác nhận lấy hàng thành công tại kênh bán hàng trực tiếp”.
Về việc định kỳ thực hiện kiểm tra công nợ về hàng h a của từng nhân viên kênh bán hàng trực tiếp, hàng ngày ngƣời quản lý kênh tại tuyến huyện sẽ truy xuất công nợ trên phần mềm quản lý bán hàng (BCCS) để kiểm soát công nợ bán hàng (bán hàng trên hệ thống phát sinh doanh thu nhƣng chƣa hoàn tất nộp tiền bán hàng) để đôn đốc nhân viên nộp tiền cũng nhƣ xét duyệt cấp hàng thêm. Vào cuối tháng sẽ kiểm tra chốt lại hàng tồn kho, công nợ hàng h a của nhân viên một lần nữa.
Thực tế hàng h a tồn kho của kênh bán hàng trực tiếp tại kho chi nhánh và kho Viettel huyện đƣợc bảo quản rất cẩn thận, hạn chế tiếp xúc để tránh thất thoát, đƣợc sắp xếp theo các mặt hàng, theo ngày nhập. Kho hàng h a rộng rãi, thoáng kh và đƣợc bố tr các kệ ngăn nắp. Tuy nhiên, khi hàng h a đƣợc giao cho nhân viên bán hàng thì sẽ do nhân viên bán hàng tự bảo quản
56
theo cách riêng của mình nhƣ mang theo mình, bỏ cốp xe, cất ở nhà,...chứ không c kho hoặc tủ cá nhân tại đơn vị làm việc; nhƣ vậy dễ dẫn đến nguy cơ rủi ro mất cắp, bị hƣ hỏng do thời tiết thất thƣờng, va chạm ảnh hƣởng chất lƣợng sản phẩm,... Nếu mất hàng h a thì nhân viên sẽ tự đền bù tổn thất.
Mặc khác, phiếu xuất kho tại đơn vị đƣợc lập khi xuất hàng, ghi rõ đầy đủ các thông tin về hàng h a, số lƣợng, màu sắc, serial hàng h a, c đầy đủ chữ ký bên giao hàng, nhận hàng.
Tại Viettel Bình Định không c kho tổng kênh bán hàng trực tiếp mà chỉ c kho tổng toàn chi nhánh. Qua tìm hiểu thực tế, Viettel Bình Định sẽ tiến hành kiểm tra kho tổng chi nhánh vào cuối mỗi quý với sự tham gia của bộ phận kho, tài ch nh, nhân viên tại các Viettel huyện. Số liệu sổ sách sẽ đƣợc đối chiếu với số liệu thực tế. Nếu c chênh lệch thì sẽ tìm hiểu nguyên nhân và đƣa ra phƣơng án giải quyết. Việc kiểm tra đột xuất rất t khi thực hiện, chỉ kiểm tra khi thật cần thiết nhƣ trƣớc khi c đoàn kiểm tra từ Tập đoàn, Tổng công ty.
Việc kiểm tra đột xuất kho hàng h a tại tuyến huyện rất t khi thực hiện, gần nhƣ không thực hiện kiểm tra nếu không c biến cố bất thƣờng. Điều này tiềm ẩn nguy cơ bán hàng vật l trƣớc xuất bán hàng trên hệ thống sau nhằm hợp thức h a. Do áp lực về chỉ tiêu, doanh thu nên NQL tuyến huyện c thể thông đồng với nhân viên bán hàng thực hiện ký gửi hàng h a cho các điểm bán hoặc bán cho điểm bán (giá bán thiết bị đầu cuối tại kênh bán hàng trực tiếp ƣu đãi nhất so với các kênh khác) rồi xuất kho dần hàng ngày để hoàn thành chỉ tiêu ngày.
Đối với việc kiểm kê hàng tồn kho tại kho cá nhân của nhân viên bán hàng thì định kỳ là vào ngày cuối tháng sẽ tiến hành kiểm kê. Nếu thực hiện kiểm kê đúng quy trình thì rất mất thời gian, nhân viên phải đem hàng h a lên trung tâm, nhân viên quản lý xuất báo cáo hàng tồn trên hệ thống, rồi sau đ
57
mới tiến hành đối soát giữa hàng h a trên hệ thống và hàng h a thực tế. Vì vậy, việc kiểm kê hàng tồn kho thực tế tại kho cá nhân vào cuối tháng ở một số đơn vị tuyến huyện chỉ mang t nh hình thức, c thể tận dụng những sai s t của hệ thống để hoàn thành nhanh việc kiểm kê. Đa số các đơn vị tuyến huyện chỉ chú trọng vào việc kiểm kê hàng tồn kho tại kho trung tâm huyện. Còn thực hiện kiểm kê đột xuất thì rất t khi diễn ra, thƣờng chỉ kiểm tra khi phát hiện vấn đề bất thƣờng. Nhân sự kiểm kê chỉ c quản lý kênh tại tuyến huyện và nhân viên bán hàng nên hoạt động kiểm kê hàng h a tại tuyến huyện chƣa thực hiện nghiêm túc, mang t nh nội bộ. Tƣơng tự nhƣ việc kiểm tra tại kho ở Viettel huyện, thì việc kiểm tra kiểu đối ph tại kho cá nhân cũng sẽ dẫn đến nguy cơ bán hàng vật lý trƣớc một thời gian sau mới xuất bán trên hệ thống. Chính vì vậy, khi xảy ra chênh lệch, mất mát sẽ có sự lúng túng khi quy trách nhiệm cho mỗi cá nhân liên quan.
- Kiểm soát quy trình bán hàng, thu tiền
Kết quả khảo sát quy trình bán hàng, thu tiền tại kênh bán hàng trực tiếp chi tiết tại Phụ lục 15.
Viettel Bình Định tách bạch chức năng bán hàng, phê duyệt bán hàng, ghi chép sổ kế toán và thu tiền tại kênh bán hàng trực tiếp.
Mỗi nhân viên bán hàng trực tiếp tại Viettel Bình Định sẽ đƣợc xét duyệt hạn mức bán hàng tối đa (doanh thu từ hoạt động bán hàng nhƣ bán máy điện thoại, sim số, thẻ cào, đấu nối,..) trong một ngày. Riêng hoạt động thu cƣớc thì không c hạn mức vì nhân viên phải nộp tiền vào tài khoản trƣớc rồi mới tiến hành gạch nợ đƣợc. Còn về hoạt động bán hàng do liên quan đến hàng h a xuất trƣớc rồi mới nộp tiền nên phải khống chế công nợ tối đa trong ngày để hạn chế rủi ro thất thoát. Vì vậy, để cấp hạn mức đảm bảo an toàn và hợp lý đối với từng nhân viên thì nhà quản lý trực tiếp phải xác minh các vấn đề liên quan đến tài ch nh (nhƣ gia cảnh nhân viên, quá trình thực hiện công
58
nợ trong thời gian làm việc, doanh thu bán hàng bình quân ngày,...) để xét duyệt hạn mức. Tuy nhiên trên thực tế, việc xét duyệt hạn mức bán hàng vẫn còn tồn tại yếu tố cảm t nh, chƣa khách quan nên một số nhân viên đƣợc ƣu ái xét duyệt hạn mức cao hơn thực tế doanh thu hàng ngày bình quân đạt đƣợc.
Viettel Bình Định tiến hành đối chiếu công nợ của nhân viên kênh bán hàng trực tiếp hàng ngày. Nếu c sự khác biệt về công nợ, hàng h a thì sẽ tìm hiểu nguyên nhân và đƣa ra phƣơng án giải quyết. Hàng ngày, Đội trƣởng bán hàng trực tiếp tại huyện sẽ kiểm tra công nợ trên hệ thống để đôn đốc nhân viên nộp tiền đúng quy định trƣớc 9h sáng ngày hôm sau (tức giao dịch phát sinh doanh thu ngày n sẽ phải tất toán công nợ trƣớc 9h ngày n+1). Viettel có phần mềm quản lý bán hàng tự viết (hệ thống BCCS) để quản lý, khi nhân viên chậm nộp tiền thu cƣớc, bán hàng,... thì hệ thống sẽ báo ngay, sau 2 lần gửi mail nhắc nhở mà còn tái phạm thì lần thứ 3 ra văn bản phạt (tùy theo mức độ) với mục đ ch quản lý công nợ tốt hơn. Đồng thời nếu nhân viên không thanh toán hết công nợ sẽ bị khóa truy cập, không thể thực hiện các chức năng bán hàng, đấu nối hợp đồng, gạch nợ cƣớc cho khách hàng.
Nhƣ phân t ch trên, hàng ngày nhà quản lý kênh sẽ kiểm tra công nợ căn cứ theo dữ liệu truy xuất từ hệ thống, còn việc kiểm soát đột xuất chỉ thực hiện khi c nguy cơ hay vấn đề bất thƣờng.
- Kiểm soát quy trình tiền lƣơng
Kết quả khảo sát kiểm soát quy trình tiền lƣơng tại kênh bán hàng trực tiếp chi tiết tại Phụ lục 16.
Viettel Bình Định tách bạch chức năng: tuyển dụng, chấm công, t nh lƣơng, xét duyệt tiền lƣơng và trả lƣơng theo kết quả bán hàng, thu cƣớc tại kênh bán hàng trực tiếp.
Viettel Bình Định rất chú trọng việc bảo mật mức lƣơng nên đã tách bạch ngƣời t nh lƣơng, ngƣời chấm công, ngƣời chi lƣơng và thanh toán lƣơng cho nhân viên thông qua chuyển khoản.
59
Bộ phận t nh lƣơng tại đơn vị cập nhật kịp thời và nhanh ch ng mỗi khi kênh bán hàng trực tiếp c sự thay đổi nhân sự. Điều này khiến cho nhân viên kênh bán hàng trực tiếp hài lòng.
Viettel luôn t nh lƣơng và các khoản tr ch theo lƣơng theo đúng quy định của pháp luật. Trên thực tế thì các khoản tr ch lƣơng theo đúng quy định chỉ áp dụng đối với nhân sự là hợp đồng lao động ch nh thức tại kênh nhƣ NQ , bộ phận hỗ trợ. Còn nhân viên bán hàng chỉ là cộng tác viên nên chỉ c lƣơng, hoa hồng, thƣởng khuyến kh ch. Ngƣời lao động tự đ ng bảo hiểm xã hội tự nguyện. Đây là đặc thù tại kênh bán hàng trực tiếp. Tuy nhiên, Viettel Bình Định cũng đã cố gắng nỗ lực thực hiện các hoạt động đời sống tinh thần nhƣ con của cộng tác viên cũng đƣợc quà ngày quốc tế thiếu nhi 01/06, ngày trung thu nhƣ con của nhân viên ch nh thức. Cấp Tổng công ty cũng đã c chế độ bổ sung tiền quà Tết, tiền quà các ngày lễ 30/04, 01/05, 01/06, 22/12 cho đối tƣợng này trong thời gian 2 năm gần đây. Điều đ đã g p phần tạo động lực cho nhân viên gắn b với đơn vị hơn.
- Kiểm soát tiền
Kết quả khảo sát kiểm soát tiền tại kênh bán hàng trực tiếp chi tiết tại Phụ
lục 17.
Viettel Bình Định tách bạch chức năng bán hàng, thu tiền và ghi sổ kế toán tại kênh bán hàng trực tiếp. Điều này giúp cho công việc và trách nhiệm của mỗi bộ phận, cá nhân đƣợc rõ ràng, tránh đƣợc tình trạng lạm quyền, gian lận, gây thất thoát tài sản.
Về việc xây dựng mức xét duyệt chi tiêu cho các cấp quản lý kênh bán hàng trực tiếp thì thực tế chi ph tiếp khách của Ban giám đốc Viettel Bình Định trong một tháng không quá 1% trên tổng doanh thu của Viettel Bình Định và trong đ c luôn chi ph tiếp khách của Giám đốc Viettel huyện kiêm Đội trƣởng BHTT huyện (chỉ tiêu đƣợc Tập đoàn họp trực tuyến giao chỉ tiêu và phần trăm chi ph tiếp khách cho từng Viettel tỉnh). Đối với Giám đốc
60
Viettel huyện kiêm Đội trƣởng BHTT huyện thì chi ph tiếp khách do Ban giám đốc Viettel Bình Định quyết định, mỗi tháng đƣợc khoán chi ph tiếp khách không đƣợc vƣợt quá 4 triệu đồng/tháng.
Viettel Bình Định thực hiện kiểm quỹ định kỳ cuối mỗi tháng và kiểm quỹ đột xuất theo lệnh của Ban Giám đốc. Mỗi lần kiểm quỹ đều c lập biên bản tồn quỹ.
- Kiểm soát tài sản cố định (TSCĐ)
Kết quả khảo sát kiểm soát tài sản cố định tại kênh bán hàng trực tiếp chi tiết tại Phụ lục 18.
Bên cạnh các TSCĐ tƣơng tự nhƣ các phòng ban, bộ phận khác tại chi nhánh (nhƣ bàn ghế, máy móc, trang thiết bị văn phòng,...) thì kênh bán hàng trực tiếp còn có một số các TSCĐ đặc thù khác nhƣ quầy hàng lƣu động, pano, phƣớn, loa phát thanh, kệ trƣng sản phẩm. Khi có nhu cầu sử dụng TSCĐ mới thì Đội trƣởng bán hàng trực tiếp sẽ là ngƣời đề nghị mua sắm TSCĐ và trình Ban Giám đốc xét duyệt. Khi TSCĐ mua về thì bộ phận hành chính thuộc Ban Kế hoạch tổng hợp sẽ kiểm tra và lập biên bản bàn