7. Kết cấu đề tài nghiên cứu
3.2.3. Hoàn thiện hoạt động kiểm soát
Theo kết quả khảo sát đƣợc trình bày ở chƣơng 2, hiện tại có thể thấy Viettel Bình Định đã thực hiện các hoạt động kiểm soát tại kênh bán hàng trực tiếp khá tốt. Tuy nhiên, vẫn còn một số bất cập trong hoạt động kiểm soát của kênh, tác giả đƣa ra một số đề nghị với mục đ ch giúp hoạt động kiểm soát đƣợc chặt chẽ, giảm thất thoát.
84
- Đề xuất thay đổi mô hình kênh bán hàng trực tiếp bổ sung bộ phận hỗ trợ nhằm tách bạch vai trò tài chính, công nợ tránh nguy cơ cố tình làm sai, lợi dụng quyền hạn trục lợi cá nhân (tƣơng tự nội dung đã phân t ch tại mục “Hoàn thiện môi trƣờng kiểm soát”).
- Trang bị các tủ riêng cá nhân tại văn phòng huyện cho nhân viên bán hàng cất giữ hàng h a, đồ dùng cá nhân nhằm hạn chế thất thoát, mất cắp. - Bộ phận KSNB hoặc bộ phận tài chính chi nhánh tăng cƣờng việc kiểm tra kho hàng hóa kênh bán hàng trực tiếp tại tuyến huyện đột xuất, không báo trƣớc giảm thiểu nguy cơ thông đồng bán hàng hóa vật lý trƣớc không thông qua hệ thống của nhà quản lý, một thời gian sau mới thực hiện cập nhật trên hệ thống (bán hàng trƣớc xuất hàng sau),... Mặt khác, nội dung này cơ bản cũng liên quan đến việc đề xuất thay đổi mô hình tại tuyến huyện mà tác giả đã đề cập ở trên do không thể duy trì tình trạng kiêm nhiệm quá nhiều chức năng lên nhân sự Đội trƣởng bán hàng trực tiếp huyện.
- Ban Giám đốc chi nhánh ra chỉ đạo bộ phận tài chính chịu trách nhiệm giám sát chặt chẽ việc thực hiện kiểm tra kho hàng hóa nhân viên bán hàng trực tiếp tại tuyến huyện theo đúng yêu cầu và có báo cáo hàng tháng. Tuy nhiên, việc thực hiện kiểm tra nếu theo đúng quy trình thì thủ kho và kế toán kho chi nhánh sẽ phải đi giám sát trực tiếp tại 11 trung tâm Viettel huyện rất tốn công, mất thời gian đối với các huyện xa, không đảm bảo nhân sự. Tác giả đề xuất hàng tháng để giảm bớt áp lực cho bộ phận tài chính chi nhánh, chỉ cần kiểm tra thực tế tại một số Viettel huyện bất kỳ, các Viettel huyện còn lại có thể giám sát việc kiểm tra qua camera. Cử một nhân sự thuộc đội Happycall theo dõi qua màn hình. Đồng thời phối hợp bộ phận công nghệ thông tin khắc phục các lỗ hỏng của hệ thống kiểm tra kho (nên cắt giảm chức năng nhập tay thủ công, nâng cấp t nh năng tự động cập nhật thông tin khi sử dụng máy bắn serial).
85
- Yêu cầu Đội trƣởng bán hàng trực tiếp tại Viettel huyện khi đƣa ra đề xuất xét duyệt hạn mức phải kèm theo kết quả bán hàng 6 tháng gần nhất để có căn cứ ban Giám đốc xem xét, phê duyệt. Yêu cầu thực hiện trình ký trên hệ thống V-office qua bộ phận kế hoạch kinh doanh, bộ phận tài chính kiểm tra ký nháy trƣớc khi trình lên Giám đốc kênh ký để việc xét duyệt đƣợc khách quan, phản ánh đúng thực tế hiệu quả bán hàng của nhân viên bán hàng.