THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI TẠI TỈNH PHÚ YÊN

3. Ý NGHĨA KHOA HỌC VÀ THỰC TIỄN

3.2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI TẠI TỈNH PHÚ YÊN

3.2.1.1. Tổ chức bộ máy của VPĐK đất đai

Chi tiêu đánh giá về điều kiện tổ chức hoạt động dựa trên các yếu tố cơ bản như việc đảm bảo đúng các chức năng, nhiệm vụ được giao của các bộ phận cấu thành: tính chuyên môn hóa, không chồng chéo về chức năng giữa các bộ phận trong tổ chức hoạt động; sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận.

UBND tỉnh Phú Yên ban hành Quyết định số 12/QĐ-UBND ngày 06/01/2016 về việc thành lập Văn phòng Đăng ký đất đai trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Phú Yên (trên cơ sở hợp nhất các Văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện trước đây về Văn phòng đăng ký đất đai trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, hay còn lại Văn phòng đăng ký đất đai 01 cấp).

Văn phòng Đăng ký đất đai có 01 Giám đốc và 02 Phó Giám đốc, việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Giám đốc và Phó Giám đốc Văn phòng Đăng ký đất đai thực hiện theo quy

định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, phù hợp với tiêu chuẩn chức danh theo quy định.

Văn phòng Đăng ký đất đai có các phòng chuyên môn và các chi nhánh ở các huyện, thị xã, thành phố gồm: Phòng Hành chính - Tổng hợp; Phòng Đăng ký và cấp giấy chứng nhận; Phòng Kỹ thuật địa chính; Phòng Thông tin - Lưu trữ;

Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai có 01 Giám đốc, không quá 02 Phó Giám đốc và các tổ nghiệp vụ chuyên môn để bảo đảm thực hiện nhiệm vụ được giao.

3.2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ

Văn phòng Đăng ký đất đai là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, có chức năng thực hiện đăng ký đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; xây dựng, quản lý, cập nhật, chỉnh lý thống nhất hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai; thống kê, kiểm kê đất đai và cung cấp thông tin đất đai cho tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật. Văn phòng đăng ký đất đai có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng; được Nhà nước bố trí văn phòng, trang thiết bị làm việc và mở tài khoản theo quy định của pháp luật.

Thẩm quyền giải quyết công việc của Văn phòng Đăng ký đất đai Tỉnh gồm các lĩnh vực cụ thể như sau:

- Thực hiện việc đăng ký đất đai được Nhà nước giao quản lý, đăng ký quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.

- Thực hiện việc cấp lần đầu, cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (sau đây gọi là Giấy chứng nhận).

- Thực hiện việc đăng ký biến động đối với đất được Nhà nước giao quản lý, quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.

- Lập, chỉnh lý, cập nhật, lưu trữ và quản lý hồ sơ địa chính; tiếp nhận, quản lý việc sử dụng phôi Giấy chứng nhận theo quy định của pháp luật.

- Cập nhật, chỉnh lý, đồng bộ hóa, khai thác dữ liệu đất đai; xây dựng, quản lý hệ thống thông tin đất đai theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện việc thống kê, kiểm kê đất đai và lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất; chỉnh lý bản đồ địa chính; trích lục bản đồ địa chính.

- Kiểm tra bản trích đo địa chính thửa đất; kiểm tra, xác nhận sơ đồ nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất do tổ chức, cá nhân cung cấp phục vụ đăng ký, cấp Giấy chứng nhận.

- Thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo quy định của pháp luật.

- Cung cấp hồ sơ, bản đồ, thông tin, số liệu đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất cho các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện việc thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện các dịch vụ trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ phù hợp với năng lực theo quy định của pháp luật.

- Quản lý viên chức, người lao động, tài chính và tài sản thuộc Văn phòng đăng ký đất đai theo quy định của pháp luật; thực hiện chế độ báo cáo theo quy định hiện hành và tình hình thực hiện nhiệm vụ về các lĩnh vực công tác được giao.

3.2.1.3. Nguồn nhân lực

Hiện nay, số viên chức, người lao động của Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Phú Yên có 123 người (trong đó biên chế được giao 59 suất và 64 hợp đồng lao động). Trình độ trên đại học: 02 người, đại học: 106 người, cao đẳng: 10 người, trung cấp: 04 người, trình độ khác: 01 người. Đảng viên: 75 người. Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai chịu sự chỉ đạo trực tiếp về chuyên môn, hoạt động công đoàn của Sở Tài nguyên và Môi trường, đồng thời chịu sự chỉ đạo trực tiếp của cấp huyện về công tác Đảng, Đoàn.

Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Phú Yên có trụ sở làm việc tại Sở Tài nguyên và Môi trường; tổng diện tích sử dụng là 663,2 m2 (trong đó, phòng làm việc: 508,6 m2, kho lưu trữ: 154,6 m2). Hiện tại Chi nhánh các huyện, thị xã, thành phố không có trụ sở riêng, đang sử chung với Phòng Tài nguyên và Môi trường và một số cơ quan khác. Xuất phát từ nhu cầu cần thiết để làm việc, Sở Tài nguyên và Môi trường đã xây dựng, lập kế hoạch trình cấp có thẩm quyền xem xét phê duyệt đầu tư, mua sắm trang thiết bị, máy móc. Bước đầu trang thiết bị đã đáp ứng được phần nào nhu cầu công việc cấp bách, còn lại Sở Tài nguyên và Môi trường đang tiếp tục đề xuất để giải quyết các nhu cầu về cơ sở vật chất và trang thiết bị của các Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai.

3.2.2. Kết quả hoạt động đăng kýđất đai tại tỉnh Phú Yên

3.2.2.1. Công tác đăng ký, cấp giấy chứng nhận

a. Tình hình triển khai thực hiện

Khi còn trực thuộc phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất không có các bộ phận chuyên môn riêng, việc phân công nhiệm vụ không được cụ thể hoá theo từng bộ phận chuyên môn, hoạt động sự nghiệp xen lẫn với hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước, viên chức, lao động hợp đồng của văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thường phải kiêm nhiệm nhiều công việc chuyên môn không thuộc chức năng, nhiệm vụ như tham gia tổ công tác giải phóng mặt bằng, xử lý vi phạm đất đai, giải quyết tranh chấp đất đai.

Do vậy chất lượng dịch vụ công và chất lượng giải quyết hồ sơ đăng ký đất đai bị hạn chế. Khi thành lập Văn phòng đăng ký đất đai “một cấp” đã nâng cao tính chuyên nghiệp trong tổ chức thực hiện nhiệm vụ với bộ máy tổ chức được sắp xếp theo bộ phận chuyên môn, theo từng vị trí công việc; quy trình giải quyết công việc được thực hiện thống nhất về chuyên môn nhất là thủ tục đăng ký, cấp giấy chứng nhận cho hộ gia đình, cá nhân. Thời gian giải quyết thủ tục hành chính, về đăng ký biến động đất đai giảm 1/3 so với trước đây, thời gian giải quyết hồ sơ chuyển nhượng, cho tặng, thừa kế quyền sử dụng đất trước đây là 13 đến 15 ngày thì nay chỉ còn 08 đến 10 ngày.

Để thống nhất về chuyên môn, Sở Tài nguyên và Môi trường đã ban hành nhiều văn bản hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ và chỉ đạo Văn phòng Đăng ký đất đai Tỉnh thường xuyên đi địa bàn các Chi nhánh cấp huyện để kiểm tra công tác chuyên môn, và nắm bắt được những khó khăn, vướng mắc của các Chi nhánh để giải quyết kịp thời. Ngoài ra Sở đã tổ chức tập huấn Phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện, UBND cấp xã, Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai cấp huyện về nghiệp vụ chuyên môn, sử dụng phần mềm chuyên ngành, đồng thời tổ chức tập huấn thực hiện Nghị định 01/2017/NĐ- CP ngày 06/01/2017 của Chỉnh phủ phục vụ cho việc giải quyết hồ sơ được nhanh hơn và đúng quy định.

Sở Tài nguyên và Môi trường đã tổ chức kiểm tra và chấn chỉnh về trách nhiệm của UBND cấp xã trong việc triển khai thực hiện các quy định của Luật Đất đai năm 2013, quy chế của UBND Tỉnh đối với công tác đăng ký, cấp Giấy chứng nhận giai đoạn từ ngày 01/7/2014 đến ngày 01/7/2017.

b. Kết quả giải quyết hồ sơ đăng ký, cấp Giấy chứng nhận cho hộ gia đình, cá nhân từ ngày 01/7/2016 đến nay

Tổng số hồ sơ phải giải quyết: 81.128 hồ sơ (gồm: cấp lần đầu 11.262 hồ sơ; cấp đổi, cấp lại 41.084 hồ sơ, giao dịch bảo đảm 21.623 hồ sơ, gia hạn sử dụng đất 7.149 hồ sơ, hợp đồng thuê đất 10 hồ sơ); trong đó: hồ sơ trước ngày 01/7/2016 chuyển sang là 28.886 hồ sơ; Đã giải quyết: 17.867 hồ sơ (đạt 61,85% số hồ sơ trước ngày 01/7/2016 chuyển sang), trong đó: 4.098 hồ sơ cấp lần đầu và 13.769 hồ sơ cấp đổi, đăng ký biến động. Số hồ sơ tồn chưa giải quyết hồ sơ phát sinh từ ngày 01/7/2016 đến nay là: 52.242 hồ sơ, cụ thể:

- Đã giải quyết: 69.275 hồ sơ (đạt 85,39% số hồ sơ cần giải quyết), trong đó: 9.932 hồ sơ cấp lần đầu và 59.343 hồ sơ cấp đổi, đăng ký biến động.

- Số hồ sơ còn lại đang tiếp tục giải quyết: 11.853 hồ sơ(chiếm 14,61% số hồ sơ cần giải quyết).

Chi tiết tình hình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ của các Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai ở bảng 3.3.

Bảng 3.3. Kết quả giải quyết hồ sơ đăng ký, cấp giấy CNQSD đất cho hộ gia đình, cá nhân năm 2016 của hệ thống Văn phòng Đăng ký đất đai 01 cấp

STT Huyện, thành phố Loại hình hồ sơ Tổng Cấp GCN lần đầu Đăng ký biến động và cấp đổi, cấp lại Giao dịch bảo đảm Gia hạn sử dụng đất

1 Hồ sơ tiếp nhận giải quyết

Các Chi nhánh VPĐKĐĐ cấp huyện 81.128 11.262 41.084 21.623 7.149 1 TP. Tuy Hòa 13.487 1.797 4.263 6.810 617 2 Phú Hòa 7.673 1.042 3.652 1.223 1.756 3 Đông Hòa 8.821 1.308 2.894 3.340 1.279 4 Tây Hòa 5.841 582 2.760 1.319 1.170 5 Sơn Hòa 3.268 500 1.274 1.302 192 6 Sông Hinh 10.531 2.561 4.080 2.401 1.489 7 Tuy An 19.923 1.225 16.809 1.495 394

STT Huyện, thành phố Loại hình hồ sơ Tổng Cấp GCN lần đầu Đăng ký biến động và cấp đổi, cấp lại Giao dịch bảo đảm Gia hạn sử dụng đất 8 Đồng Xuân 2.339 230 1.679 339 91 9 TX. Sông Cầu 9.246 2.017 3.673 3.394 162

2 Hồ sơ đã giải quyết

Các Chi nhánh VPĐKĐĐ cấp huyện 69.275 9.932 30.635 21.623 7.085 1 TP. Tuy Hòa 12.794 1.359 4.013 6.810 612 2 Phú Hòa 7.482 902 3.601 1.223 1.756 3 Đông Hòa 8.426 1.203 2.604 3.340 1.279 4 Tây Hòa 5.585 519 2.589 1.319 1.158 5 Sơn Hòa 3.224 473 1.257 1.302 192 6 Sông Hinh 10.148 2.449 3.846 2.401 1.452 7 Tuy An 10.416 923 7.612 1.495 386 8 Đồng Xuân 2.230 201 1.601 339 89 9 TX. Sông Cầu 8.971 1.903 3.512 3.394 162

3 Hồ sơ chưa giải quyết

Các Chi nhánh VPĐKĐĐ cấp huyện 11.853 1.330 10.449 0 64 1 TP. Tuy Hòa 693 438 250 0 5 2 Phú Hòa 191 140 51 0 0 3 Đông Hòa 395 105 290 0 0 4 Tây Hòa 256 63 171 0 12 5 Sơn Hòa 44 27 17 0 0 6 Sông Hinh 383 112 234 0 37 7 Tuy An 9.507 302 9.197 0 8 8 Đồng Xuân 109 29 78 0 2 9 TX. Sông Cầu 275 114 161 0 0

Kết quả bảng 3.3 cho thấy:

* Nguyên nhân hồ sơ chưa giải quyết:

- Từ ngày 01/7/2016 đến nay, hồ sơ tiếp nhận mới phát sinh quá nhiều (hơn từ 40.000 hồ sơ), cộng với lượng hồ sơ còn tồn UBND của 09 đơn vị cấp huyện chưa giải quyết chuyển sang (gần 30.000 hồsơ) là khối lượng quá lớn. Trong khi đó nhân lực của Văn phòng Đăng ký đất đai và các Chi nhánh (118 nhân viên) chưa đáp ứng với số lượng hồ sơ cần phải giải quyết, chưa kể còn thực hiện các nhiệm vụ khác như: công tác cập nhật, chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính; cung cấp thông tin, công tác phối hợp với các đơn vị có liên quan... nên một số Chi nhánh phải làm thêm ngoài giờ để giải quyết số lượng hồ sơ tồn.

- Hồ sơ tiếp nhận từ dự án tổng thể với số lượng lớn cùng một lúc nên giải quyết hồ sơ không kịp thời (13.641 hồ sơ).

- Nhiềuhồ sơ UBND cấp xã họp xét nguồn gốc sử dụng đất, thời điểm sử dụng đất chưa đảm bảo, chưa đối chiếu với hồ sơ địa chính hoặc các giấy tờ kèm theo hồ sơ và chưa căn cứ Điều 21 Nghị định 43/NĐ-CP ngày 15/5/2014 của Chính phủ để họp xét hồ sơ do đó phải đề nghị bổ sung làm rõ gây mất nhiều thời gian kiểm tra.

- Nhiều hồ sơ đề nghị cấp đổi có diện tích tăng so với GCN đã cấp (do cấp bổ sung thêm đất quy hoạch thổ cư, quy hoạch giao thông) có vướng mắc về hạn mức, Sở đã có công văn xin ý kiến Bộ Tài nguyên và Môi trường và Tổng cục quản lý đất đai và cũng có công văn đôn đốc nhưng đến nay chưa có văn bản hướng dẫn nên chưa giải quyết hồ sơ cho công dân.

3.2.2.2. Về quản lý, khai thác hệ thống thông tin đất đai; xây dựng, quản lý hồ sơ địa chính; thống kê, kiểm kê đất đai; quản lý, sử dụng phôi giấy chứng nhận

a. Công tác cung cấp thông tin địa chính

Văn phòng Đăng ký đất đai đang quản lý toàn bộ hồ sơ địa chính trên địa bàn toàn tỉnh, với 13.304 tờ bản đồ địa chính, các loại sổ địa chính: 2.748 quyển, sổ mục kê: 720 quyển và hồ sơ cấp GCN đất tổ chức, hộ gia đình, cá nhân. Trong 01 năm đã thực hiện khai thác, cung cấp thông tin đất đai cho 249 trường hợp có nhu cầu. Nhìn chung tài liệu, hồ sơ đất đai cơ bản đảm bảo cho việc tra cứu, cung cấp thông tin cho các tổ chức, cá nhân có yêu cầu.

b. Công tác lập và quản lý hồ sơ địa chính

Từ năm 2009, tỉnh Phú Yên đã thực hiện Dự án đo đạc tổng thể. Đến nay, Phú Yên đã hoàn thành công tác đo đạc, lập bản đồ địa chính, tổ chức kê khai đăng ký, cấp Giấy chứng nhận, lập hồ sơ địa chính.

Cùng với công tác đo đạc lập bản đồ địa chính, kê khai đăng ký, cấp Giấy chứng nhận các đơn vị tư vấn đang tiến hành công tác xây dựng hồ sơ địa chính.

Bảng 3.4. Tình hình lập sổ sách hồ sơ địa chính tỉnh Phú Yên

Tên đơn vị hành chính cấp xã Sổ mục kê lưu tại Sổ địa chính Sổ lập theo mẫu của TT 29/2004/TT- BTN-MT, lưu tại Sổ lập theo mẫu của QĐ499 và TT 1990, lưu tại Sổ lập theo các mẫu khác (TT09/2007/TT- BTN-MT), lưu tại Xã Huyện Tỉnh Xã Huyện Tỉnh Xã Huyện Tỉnh Xã Huyện Tỉnh

Tổng số quyển 220 220 220 108 108 108 847 847 847 0 0 6 Tổng số xã lập 76 76 76 14 14 14 62 62 62 0 0 3 TP. Tuy Hòa 16 16 16 0 0 0 93 93 93 0 0 0 H. Sông Cầu 5 5 5 0 0 0 0 0 0 0 0 15 H. Đồng Xuân 17 17 17 36 36 36 12 12 12 0 0 0 H. Tuy An 29 29 29 0 0 0 128 128 128 0 0 6 H. Phú Hòa 36 36 36 0 0 0 190 190 190 0 0 0 H. Sơn Hòa 26 26 26 37 37 37 51 51 51 0 0 0 H. Sông Hinh 18 18 18 35 35 35 33 33 33 0 0 0 H. Tây Hòa 42 42 42 0 0 0 176 176 176 0 0 0 H. Đông Hòa 31 31 31 0 0 0 164 164 164 0 0 0

(Nguồn: Văn phòng ĐKĐĐ tỉnh Phú Yên, năm 2016)

c. Công tác cập nhật chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính

Văn phòng Đăng ký đất đai thực hiện việc cập nhật chỉnh lý hồ sơ địa chính