7. Kết cấu của đề tài
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
2.1.3.1. Sơ đồ bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Doanh nghiệp bao gồm: Giám Đốc, Phó Giám đốc, Kế toán trưởng, và Kiểm soát viên không chuyên trách. Bộ máy giúp việc gồm 2 phòng: phòng Tổ chức - Hành chính, phòng Tài chính - Kế toán.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của DNTN thương mại và dịch vụ Lộc Thành
Ghi chú: mối quan hệ tương tác Mối quan hệ trực tuyến
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận
Ban lãnh đạo gồm có:
Giám đốc nắm quyền điều hành chung, quản lý chung về mọi mặt của Doanh nghiệp. Theo quy định, Giám đốc doanh nghiệp ban hành tất cả các quy chế, quy định trong Doanh nghiệp, có quyền phê duyệt các dự án có vốn đầu tư không quá 50% vốn điều lệ của Doanh nghiệp.
Phó giám đốc - Kiểm soát viên không
chuyên trách Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính Phòng Tài chính – kế toán Giám đốc Trưởng phòng tài chính kế toán Phòng Tổ chức - Hành chính Trưởng phòng Kinh doanh Phòng Kinh doanh
Phó Giám đốc kiêm kiểm soát viên không chuyên trách phụ trách chuyên môn. Kiểm soát viên không chuyên trách: đại diện Chủ sở hữu kiểm soát toàn bộ hoạt động của Doanh nghiệp. Kiểm soát viên không chuyên trách không làm việc thường trực tại doanh nghiệp mà kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp thông qua các báo cáo, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất tại doanh nghiệp. Kiểm soát viên sẽ báo cáo với Giám đốc đồng thời đề xuất các kiến nghị, giải pháp nếu cần thiết.
Kế toán trưởng phụ trách toàn bộ các vấn đề về tài chính - kế toán của Doanh nghiệp.
Các phòng chức năng gồm có: Phòng Tài chính - Kế toán:
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ tài chính, kế toán, thống kê và bộ máy kế toán thống kê phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp theo yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý, không ngừng cải thiện tổ chức bộ máy và công tác kế toán, thống kê; thực hiện đúng và đầy đủ các quy định pháp luật về tài chính, kế toán, thống kê;
Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời sản lượng bán vật liệu, công nợ của doanh nghiệp; tính toán và trích nộp đúng, đủ, kịp thời các khoản nộp ngân sách, nộp cấp trên (nếu có), công nợ, các quỹ doanh nghiệp và thanh toán đúng hạn các khoản tiền phải trả theo quy định;
Tổ chức thực hiện kiểm tra, kiểm toán, kế toán của doanh nghiệp; hướng dẫn các phòng thực hiện đúng các yêu cầu, quy định về tài chính - kế toán;
Lập đầy đủ và đúng hạn các báo cáo tài chính, kế toán, thống kê và quyết toán của doanh nghiệp theo quy định; tổ chức phương án giá, đơn giá dịch vụ; báo cáo xếp loại doanh nghiệp và tỷ suất lợi nhuận hàng năm;
Tổ chức lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu, chứng từ tài chính - kế toán, giữ gìn bí mật các tài liệu, số liệu, thông tin tài chính - kế toán thuộc bí mật
doanh nghiệp; đáp ứng kịp thời yêu cầu cung cấp cho các cơ quan có thẩm quyền trong thanh tra, kiểm tra, giám sát theo quy định;
Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính, kế hoạch đầu tư, kế hoạch chi phí kinh doanh, kế hoạch sử dụng nguồn vốn đầu tư của doanh nghiệp vào việc cải tạo, cơ bản, mua sắm các trang thiết bị, phương tiện, máy móc;
Lập dự án đầu tư; tham mưu thương thảo ký kết hợp đồng kinh tế; lập hồ sơ thanh toán, thanh lý hợp đồng khi công việc hoàn thành; tổng hợp, hoàn thiện quyết toán dự án dịch vụ, sản phẩm đã được nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng; trích khấu hao tài sản theo quy định;
Phòng Tổ chức - Hành chính:
Đề xuất về tổ chức bộ máy quản lý điều hành nhằm đáp ứng yêu cầu hoạt động của doanh nghiệp; thực hiện các thủ tục liên quan đến việc thành lập, sáp nhập, giải thể các phòng ban, bộ phận trong bộ máy của doanh nghiệp;
Chủ trì, phối hợp với các phòng biên chế bộ máy quản lý điều hành hiệu quả; bố trí, sắp xếp cán bộ, công nhân viên doanh nghiệp hợp lý, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và đặc thù hoạt động của doanh nghiệp; tiêu chuẩn cán bộ, chức danh trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp; lập và tổ chức thực hiện quy hoạch cán bộ, kế hoạch tuyển dụng và chương trình đào tạo, huấn luyện, bồi dưỡng, thực tập nghiệp vụ cho cán bộ, công nhân viên; giải quyết thủ tục cử nhân viên tham dự các khóa đào tạo, đào tạo lại cho cán bộ, công nhân viên trong doanh nghiệp;
Tổ chức lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu về tổ chức, nhân sự của doanh nghiệp và các tài liệu liên quan khác; giữ bí mật các hồ sơ, tài liệu, số liệu, thông tin về tổ chức, nhân sự và cung cấp kịp thời cho các cơ quan có thẩm quyền trong thanh tra, kiểm tra, giám sát theo quy định của pháp luật;
Chủ trì, phối hợp với các phòng và tổ chức thực hiện Điều lệ, nội quy, quy chế, thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động, đào tạo, thử việc và các văn bản liên quan đến người lao động (tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện, bố trí sử dụng, điều động, ốm đau, thai sản, nghỉ phép, thôi việc, nghỉ hưu, tử tuất,…); theo dõi và giải quyết các chế độ, chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, phụ cấp, công tác phí, hưu trí, thôi việc;
Mua, cấp phát, quản lý, bảo trì tài sản, trụ sở, máy móc, phương tiện, thiết bị, vật tư, văn phòng phẩm, thiết bị làm việc phục vụ nghiệp vụ văn phòng, hành chính, thiết bị điện nước, điện thoại và theo dõi sửa chữa kịp thời khi hư hỏng, gặp sự cố; vệ sinh khuôn viên trụ sở doanh nghiệp; thực hiện việc mua bảo hiểm cho các tài sản của doanh nghiệp và làm thủ tục yêu cầu bồi thường bảo hiểm theo quy định; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện định mức nhiên liệu, hao phí lao động, đơn giá tiền lương, chấm công, nghỉ chế độ, nghỉ phép, đi công tác;
Tham gia ký kết hợp đồng kinh tế, hồ sơ thanh lý hợp đồng khi hoàn thành công việc; tổ chức kiểm tra giám sát và nghiệm thu (theo phân cấp hoặc ủy quyền) các dịch vụ, sản phẩm đã hoàn thành để bàn giao đưa vào sử dụng; phối hợp với phòng Tài chính - Kế toán để xét duyệt quyết toán dịch vụ đúng tiến độ, theo dõi tình trạng, chất lượng và việc bảo trì, bảo hành dịch vụ, sản phẩm.
Phòng kinh doanh:
Tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh: lập các kế hoạch Kinh doanh và triển khai thực hiện, quản lý chi phí vật tư, nhiên nguyên vật liệu, quản lý doanh thu, công nợ khách hàng, soạn thảo hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán, marketing và chăm sóc khách hàng và thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc yêu cầu;
Lập các kế hoạch Kinh doanh và triển khai thực hiện: phân tích khách hàng và kênh tiêu thụ, tìm hiểu thị trường và các đơn vị cạnh tranh trong khu vực, lập kế hoạch Marketing.
2.1.4.1. Bộ máy kế toán của doanh nghiệp
Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp bao gồm toàn bộ nhân viên phòng Tài chính - Kế toán, trong đó chức năng và nhiệm vụ của từng chức danh như sau:
Kế toán trưởng: phụ trách chung về công tác kế toán và các vấn đề về tài chính của doanh nghiệp.
Kế toán tổng hợp:
Kiểm tra toàn bộ các định khoản, các nghiệp vụ phát sinh; Kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp;
Phối hợp kiểm tra các khoản chi phí sử dụng theo kế hoạch được duyệt; Lập các báo cáo thuế;
Lập bảng tính trích quỹ: quỹ đầu tư phát triển, quỹ khen thưởng phúc lợi của đơn vị, quỹ khen thưởng của viên chức quản lý;
Lập và in báo cáo tài chính hàng quý, năm và các báo cáo giải trình chi tiết; Cung cấp số liệu kế toán cho kế toán trưởng, lãnh đạo doanh nghiệp hoặc các đơn vị chức năng khi có yêu cầu;
Cùng kế toán trưởng giải trình, cung cấp tài liệu, số liệu cho các cơ quan như: thuế, kiểm toán, các đoàn thanh tra kiểm tra khi có yêu cầu.
Kế toán tính phí: Kế toán công nợ:
Tính cước phí và xuất biên lai thu phí;
Theo dõi tình hình công nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng;
Kiểm tra chi tiết công nợ theo từng chứng từ phát sinh công nợ, hạn thanh toán, số tiền đã quá hạn báo cho cán bộ quản lý cấp trên;
Kiểm tra số liệu công nợ để lập biên bản xác nhận công nợ với từng khách hàng;
Theo dõi tình hình nộp thuế môn bài, thuế đất phi nông nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, nộp tiền sử dụng đất;
Báo cáo ấn chỉ (biên lai, hóa đơn, chứng từ khấu trừ thuế). Kế toán thanh toán:
Kiểm tra các hóa đơn, chứng từ trước khi lập phiếu thu, phiếu chi; Lập phiếu thu, phiếu chi theo giấy đề nghị thanh toán, lệnh chi của lãnh đạo; Hạch toán các bút toán liên quan đến thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; phản ánh kịp thời các khoản thu chi vốn bằng tiền; thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên (cuối mỗi ngày và cuối tháng) với thủ quỹ để đảm bảo giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền;
Thực hiện việc giao dịch với ngân hàng: rút tiền, chuyển tiền, đối chiếu chứng từ, sổ phụ ngân hàng;
Phụ trách (lập, quản lý, giải chấp, tất toán) các hợp đồng tín dụng, các khoản lãi (tiền gửi, tiền vay);
Hạch toán và theo dõi công nợ phải thu, phải trả của từng đối tượng khách hàng;
Lập và tính khấu hao tài sản cố định, phân bổ công cụ dụng cụ, chi phí trả trước.
Thủ quỹ:
Thực hiện việc kiểm tra lần cuối về tính hợp pháp và hợp lý của chứng từ trước khi xuất, nhập tiền khỏi quỹ;
Kiểm tra nội dung, số tiền ghi trên phiếu thu, phiếu chi có phù hợp với chứng từ gốc hay không;
Kiểm tra tiền mặt để phát hiện các loại tiền giả và báo cáo kịp thời; Thực hiện việc thanh toán tiền mặt hàng ngày theo quy trình thanh toán của doanh nghiệp;
Hướng dẫn khách hàng làm thủ tục nộp, lĩnh tiền, giải đáp mọi thắc mắc cho khách hàng về các nghiệp vụ liên quan; nhập số liệu vào máy, cân quỹ cuối ngày;
Thực hiện việc rút séc các tài khoản;
Kết hợp với kế toán ngân hàng thực hiện nộp tiền mặt vào tài khoản; Tự động thực hiện kiểm kê đối chiếu quỹ hàng ngày với kế toán;
Quản lý toàn bộ tiền mặt trong két sắt, không được để tiền nhiều nơi hoặc mang ra khỏi cơ quan, không được để tiền của cá nhân vào trong két;
Đảm bảo số dư tồn quỹ phục vụ kinh doanh và chi trả lương cho nhân viên bằng việc thông báo kịp thời số dư tồn quỹ cho kế toán tổng hợp;
Cập nhật đầy đủ, chính xác, kịp thời thu - chi - tồn quỹ tiền mặt vào sổ quỹ, báo cáo cho Ban Giám đốc và Kế toán trưởng khi cần thiết;
Chịu trách nhiệm lưu trữ chứng từ thu chi tiền.
2.1.4.2. Chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp
Mô hình tổ chức kế toán tại Doanh nghiệp tư nhân thương mại và dịch vụ Lộc Thành là mô hình kế toán tập trung, toàn bộ công tác kế toán đều được tiến hành tập trung tại phòng Tài chính- Kế toán của doanh nghiệp, không tổ chức bộ máy kế toán riêng biệt ở các bộ phận khác.
Hình thức kế toán hiện nay doanh nghiệp đang áp dụng là hình thức "Chứng từ ghi sổ".