2 15 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
2.2.1. Quy trình mua và bán thực phẩm tại công ty
Quy trình mua và bán thực phẩm tại công ty TNHH TH TM Gia Bảo đƣ c thể hiện qua sơ đồ 2.3.
(1) (2) ( 3 ) (4) (6) (5)
Sơ đồ 2.3: Quy trình mua và bán hàng công nghệ thực phẩm
(Nguồn: Phòng kinh doanh)
Chú thích:
(1) Mua hàng nhập về kho công ty từ các DN sản xu t với các mặt hàng công nghệ thực phẩm nhƣ nh ẹo, sữa, dầu ăn…
(2) Từ kho công ty phân phối từng loại mặt hàng đến từng đội ngũ tiếp thị chào hàng.
(3) Đội ngũ tiếp thị chào hàng phân phối từng mặt hàng cho từng đội ngũ xe đi giao hàng
(4) Đội ngũ xe đi giao hàng chuyên chở các mặt hàng thực phẩm đến các cửa tiệm, cửa hàng bán sỉ và bán lẻ.
(5) Các cửa tiệm, cửa hàng bán các mặt hàng đến ngƣời tiêu dùng. Đội ngũ tiếp thị chào hàng.
Đội ngũ xe đi giao hàng
Các cửa tiệm, cửa hàng
Đến ngƣời tiêu dùng xu t
(6) Tại cửa hàng kinh doanh của công ty, nhân viên tiếp thị giới thiệu các sản phẩm và tƣ v n sản phẩm theo nhu cầu của ngƣời tiêu dùng.
Căn cứ vào quy trình mua và bán thực phẩm trên, tại công ty tổ chức HTTTKT theo các nguyên tắc sau:
Một là nguyên tắc kiểm soát. Theo nguyên tắc này, cách bố trí nhân sự, phân công công tác, trình tự luân chuyển chứng từ cũng nhƣ trình tự báo cáo đƣ c lập ra phải đảm bảo nhà quản lý có thể kiểm so t đƣ c, giảm thiểu các gian lận và sai sót có thể xảy ra. Ví dụ nhƣ hi n hàng cho h ch hàng gi m đốc ký h p đồng bán hàng thì phải có đầy đủ thông tin trong h p đồng bán hàng liên quan tới chính sách bán hàng tình trang thanh to n để bảo toàn cho tài sản của công ty. Hoặc trƣờng h p kế toán xu t hóa đơn n hàng ế toán cần phải kiểm tra đầy đủ bộ hồ sơ thủ tục bán hàng (gồm đơn đặt hàng, h p đồng bán hàng, lệnh bán hàng, phiếu xu t ho …) để tránh tình trạng gian lận có thể xảy ra.
Hai là nguyên tắc phù h p Thông tin đƣ c cung c p phải phù h p theo yêu cầu quản lý và phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản lý.
Ví dụ: Khi đề nghị thanh toán cho nhà cung c p: để nhà quản lý ký ch p thuận thanh toán thì ngƣời đề nghị hoặc bộ phận đề nghị phải cung c p đầy đủ hồ sơ chứng từ chứng minh đƣ c việc mua hàng đ đƣ c phê duyệt gi đ đƣ c duyệt và chứng minh hàng đ nhập về ho (thông thƣờng bộ chứng từ gồm có: đề nghị mua hàng đ đƣ c duyệt o gi đ duyệt, phiếu giao hàng, phiếu nhập ho hóa đơn mua hàng h p đồng mua hàng …)
Mặt khác, tổ chức HTTTKT phải phù h p với trình độ khoa học k thuật và cơ sở vật ch t của công ty. Trong chu trình doanh thu hiện tại, hệ thống phần mềm kế toán của công ty chƣa thế liên kế dữ liệu đƣ c với bộ phận kinh doanh, bán hàng và cung c p dịch vụ do bộ phận này sử dụng một phân hệ phần mềm theo d i h c Điều này dẫn đến thông tin giữa các bộ phận không
đồng bộ, gây ảnh hƣởng tới việc ký kết h p đồng, làm kéo dài thời gian ch p nhận h p đồng đặt hàng của khách hàng, ảnh hƣởng không nhỏ tới khả năng phát triển của công ty. Vì vậy cùng với sự phát triển của công ty, theo nguyên tắc phù h p công ty cần phải xây dựng một hệ thống phần mềm xử lý dữ liệu thống nh t, xuyên suốt, đảm bảo sự an toàn và chính xác của thông tin đồng thời cũng liên ết đƣ c dữ liệu của toàn công ty, phù h p với khả năng ph t triển và mở rộng quy mô của công ty.
Ba là tổ chức HTTTKT tại công ty cần tuân theo nguyên tắc tiết kiệm mà hiệu quả C c nhân viên trong công ty đƣ c phân công công việc cụ thể, h p lý đảm bảo về thời gian và ch t lƣ ng hoàn thành công việc. Các nhân viên trong cùng một bộ phận đƣ c luân chuyển các vị trí để đảm bảo có thể thay thế nhau khi có nhân viên nghỉ đột xu t C c chi phí ph t sinh cân đƣ c theo dõi chặt chẽ và có định mức nhằm kiểm soát chi phí hiệu quả và chống lãng phí. Ví dụ: hi thanh to n xăng xe nhân viên l i xe phải ghi đƣ c số kilome đ sử dụng, số lƣ ng xăng tiêu hao … Ngoài ra theo nguyên tắc này, chi phí để xây dựng HTTTKT bỏ ra phải th p hơn l i ích mà nó mang lại. Chi phí cho xây dựng phần mềm hỗ tr công việc và xử lý dữ liệu phải phù h p với hiệu quả của nó. Ví dụ nhƣ công ty có thể sử dụng những phần mềm hỗ tr công việc sẵn có, chi phí không lớn để tiết kiệm chi phí mà vẫn có thể kiểm so t đƣ c t t cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.