2 15 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
3.2.6. Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình
doanh thu
Tác giả đề xu t tiến trình luân chuyển chứng từ trong chu trình doanh thu tại công ty nhƣ sơ đồ 3.3.
Sơ đồ 3.3. Đề xuất các bƣớc trong chu trình doanh thu
Để có thể đ p ứng những đòi hỏi ngày càng cao trong công tác quản lý và cung c p thông tin một cách chính xác, kịp thời nhằm đƣa ra c c chiến lƣ c kinh doanh h p lý cũng nhƣ hƣớng tới việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý tích h p. Hệ thống thông tin trong chu trình doanh thu cần thực hiện cải tiến, hoàn thiện các quy trình quản lý trong công ty, khắc phục những điểm yếu trên. Sau thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty, tác giả đề
Xem xét nhu cầu thị trƣờng
Ký h p đồng mua bán Nhận đơn đặt hàng
Kiểm tra tín dụng, tồn kho
Chuẩn bị hàng Xu t hóa đơn
Giao hàng giao hóa đơn
Ghi nhận bán hàng, công n
xu t quy trình doanh thu của công ty nhƣ sơ đồ 3.3 với các nội dung nhƣ sau: Bƣớc 1: Xem xét nhu cầu thị trƣờng để xây dựng kế hoạch bán hàng cụ thể cho th ng quý năm đồng thời có thể xây dựng lƣ ng hàng tồn kho phù h p nh t để tiến hành bán hàng. Bên cạnh đó xem xét nhu cầu thị trƣờng cũng để công ty hiểu r hơn nhu cầu của thị trƣờng đang hƣớng đến những mặt hàng nào, nhu cầu của ngƣời tiêu d ng ra sao để có thể giới thiệu hàng hóa và có chính sách bán hàng, quảng cáo, khuyến mãi phù h p thúc đẩy hoạt động kinh doanh.
Bƣớc 2: Sau hi đ giới thiệu hàng hóa, chính sách bán hàng, quảng cáo, khuyến m i cho c c công ty ngƣời tiêu dùng công ty nhận đơn đặt hàng của h ch hàng Đơn đặt hàng phải có đẩy đủ các thông tin về đơn vị đặt hàng, số lƣ ng và chủng loại hàng hóa phƣơng thức giao nhận hàng và thanh toán.
Bƣớc 3: Căn cứ vào đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng tiến hành đối chiếu số công n hiện có của khách hàng và số lƣ ng hàng tồn kho. Khi số lƣ ng hàng đ đủ thì tiến hành ký kết h p đồng mua bán (nếu có).
Bƣớc 4: H p đồng mua bán hàng hoặc đơn đặt hàng đƣ c chuyển cho các bộ phận có liên quan để tiến hành chuẩn bị hàng đóng gói hàng hóa; ộ phận lập hóa đơn tiến hành lập hóa đơn n hàng
Bƣớc 5: Hàng hóa sau hi đƣ c đóng gói xong sẽ đƣ c giao cho đơn vị vận chuyển (hoặc bộ phận vận chuyển) hoặc giao cho khách hàng ngay tại kho của công ty Đồng thời hóa đơn n hàng cũng sẽ đƣ c giao cho khách hàng để khách hàng tiến hành thanh toán.
Bƣớc 6: Sau khi nhận đƣ c bộ chứng từ đầy đủ, kiểm tra sự thống nh t giữa các thông tin trên chứng từ và trên dữ liệu hệ thống; nếu phát sinh chênh lệch bộ phận kế toán o cho nhân viên n hàng để giải quyết sai sót phát sinh và tiến hành ghi nhận doanh thu, công n khách hàng.
liệu với chứng từ bán hàng, kế toán tiến hành cập nhật số tiền khách hàng thanh toán vào hệ thống dữ liệu để phục vụ cho công tác bán hàng lần sau.