2 15 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
3.2.1. Ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
Qua phân tích thực trạng tổ chức dữ liệu của chu trình doanh thu tại công ty TNHH TH TM Gia Bảo cho th y cơ sở dữ liệu còn rời rạc chƣa có sự chia sẻ và tích h p thông tin giữa các bộ phận chức năng Vì vậy, nhằm nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng thông tin, phối h p đồng bộ nguồn lực về thông tin, phần mềm kế toán cần phải đƣ c tích h p, kết nối với các phần mềm quản lí của các hệ thống chức năng trong toàn công ty Khi đó hệ thống thông tin của công ty sẽ chia sẻ và sử dụng chung một cơ sở dữ liệu thống nh t, cho phép ngƣời sử dụng truy v n dữ liệu mọi nơi mọi lúc theo phân quyền truy cập. Các nghiệp vụ phát sinh tại các bộ phận ngay lập tức đƣ c cập nhật vào cơ sở dữ liệu thống nh t của công ty thông qua hệ thống mạng máy tính nội bộ. Một hệ thống nhƣ vậy đƣ c gọilà hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Theo đó nếu công ty sử dụng hệ thống ERP công ty không cần phải sử dụng nhiều loại phần mềm song song độc lập cho nhiều công việc khác nhau. Sơ đồ hệ thống quản lý bán hàng đƣ c minh họa qua sơ đồ 3.1.
Sơ đồ3.1.Sơ đồ hệ thống quản lý bán hàng Các chức năng ch nh tr ng hệ thống quản lý hàng bán:
- Thiết lập giá trị sản phẩm tại kho: Khai báo hàng hóa đƣ c nhập vào tại kho khai báo tỷ lệ hao hụt hàng hóa hi đ có lệnh xu t kho Chƣơng trình cho phép hỗ tr khai báo nhanh bằng tính năng sao chép danh mục hàng tồn kho hoặc nhập dữ liệu từ các số liệu hàng xu t đi trong file excel.
Bộ phận cung ứng Lệnh xu t kho Giao Hàng Bộ phận kiểm hàng Kho hàng hóa Xu t bán kho Bộ phận Kế hoạch Kinh doanh Hàng tại kho Hàng Tồn kho Đơn đặt hàng Phiếu Xu t kho Bộ phận giao hàng Tập h p hàng hóa, tính giá thành Báo cáo
BC hàng hóa tại kho
BC tiến độ kiểm hàng, số lƣ ng hàng nhập kho …
Bộ phận Kế toán
- Đơn đặt hàng: Dữ liệu đơn hàng thông thƣờng do bộ phận kế toán kinh doanh lập căn cứ vào yêu cầu trực tiếp từ khách hàng hoặc từ kế hoạch dự trữ hàng hóa. Bộ phận kế hoạch đƣ c quyền truy cập vào dữ liệu đơn hàng để xem thông tin đơn hàng và lập kế hoạch đặt hàng cho phù h p Chƣơng trình phần mềm sẽ có nhắc nhở đơn hàng mới cho các bộ phận có liên quan.
- Lập kế hoạch nhập xu t hàng: Kế thừa dữ liệu từ đơn đặt hàng để lập kế hoạch xu t bán hàng hóa với đơn hàng tính to n dự kiến thời gian kết thúc đơn hàng Chức năng này cho phép ộ phận lập kế hoạch quản lý đƣ c thông tin kế hoạch hàng hóa ở đơn vị. Phân hệ lập kế hoạch nhập kho sản phẩm đƣ c tích h p với phân hệ hoạch định nhu cầu xu t hàng bán để tính toán nhu cầu khách hàng l y sàn phẩm để dự trữ hàng hóa trong kho. Lệnh xu t bán sẽ đƣ c lập từ dữ liệu đơn đặt hàng của khách hàng.
- Hoạch định nhu cầu hàng hóa: Hỗ tr việc tính toán các yêu cầu từ các đơn đặt hàng của h ch hàng để tính toán số liệu hàng tồn kho tối thiểu đảm bảo lƣ ng hàng hóa có trong ho đủ đ p ứng cho nhu cầu c c đơn đặt hàng khác, bộ phận cung ứng có thể truy cập vào phân hệ này để xem nhu cầu hàng hóa đang thiếu hụt sản phẩm gì và thực hiện quá trình cung ứng.
- Quản lý hàng hóa: cho phép bộ phận kế toán tại kho luôn có đƣ c số liệu hàng hóa trong tùng ngày, từng ca làm việc và từ c c công đoạn khách nhau của quá trình nhập xu t hàng hóa. Chức năng này cho phép ghi chép t t cả sản phẩm xu t ra cho c c đơn hàng tại mỗi công đoạn nhập hàng hóa ở mỗi thời điểm nh t định, hàng hóa luôn đƣ c cập nhập giá thành, kiểm tra hàng hóa còn hạn hay không, tồn tại kho bao lâu.
- Tập h p chi phí giá thành hàng hóa: Chƣơng trình sẽ tự động tập h p và phân bổ hàng hóa tại kho, mỗi sản phẩm sẽ có mỗi mức giá khác nhau, nên yêu cầu kế toán trong kho phải cập nhập đúng gi thành hàng hóa tại thời điểm đó sản phẩm nhập kho phải có báo cáo hàng nhập lƣu trữ đúng số liệu,
hông đƣ c để sai sót để tránh quá trình nhập kho bị thiếu hụt sản phẩm. - Chức năng o c o: Chƣơng trình sẽ tự động thiết lập báo cáo nhu cầu hàng hóa, báo cáo tiến độ đơn đặt hàng, báo cáo số lƣ ng sản phẩm nhập kho, báo cáo giá thành từng sản phẩm…
Với cách tổ chức này, dữ liệu đƣ c cập nhật một lần và sử dụng trong suốt chu trình, thông tin không bị chồng chéo, trùng lắp; giảm bớt khới lƣ ng lƣu trữ, thời gian xử lý và khối lƣ ng công việc của các bộ phận. Hệ thống cơ sở dữ liệu giữa các bộ phận chức năng sẽ đƣ c liên kết chặt chẽ, thống nh t nhằm cung c p thông tin một cách kịp thời, chính xác phục vụ công tác lập đặt hàng, kiểm soát hàng hóa và đ nh gi đƣ c quá trình kinh doanh trong ngày một cách tối ƣu
Trên cơ sở phần mềm Bravo đang đƣ c sử dụng, công ty có thể tiến hành nâng c p và mở rộng phạm vi sử dụng đồng bộ ở t t cả các bộ phận chức năng của toàn công ty Đồng thời thực hiện phân quyền quản lý và sử dụng CSDL phù h p với chức năng của mỗi bộ phận, mỗi nhân viên.
Trong điều kiện ứng dụng tin học, việc mã hóa thông tin kế toán giúp ngƣời quản lý truy cập dữ liệu một cách nhanh chóng, hạn chế những rủi ro gây nhầm lẫn, sai sót. Hiện nay, bộ phận kế toán công ty đ xây dựng bộ mã đối tƣ ng một cách khoa học nhƣng ộ mã này mới chỉ đƣ c sử dụng chủ yếu ở bộ phận kế to n mà chƣa đƣ c sử dụng thống nh t trong toàn công ty. Vì vậy, công ty cần xây dựng bộ mã thống nh t cho c c đối tƣ ng đƣ c theo d i trong toàn công ty để đồng bộ hóa t t cả các khâu nhập liệu nhằm tạo sự liên kết đối chiếu dữ liệu đƣ c dễ dàng.