2 15 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
2.2.2. Phân công giữa các bộ phận trong chu trình doanh thu
Qua kết quả khảo sát tại công ty TNHH TH TM Gia Bảo, tác giả nhận th y việc phân công giữa các bộ phận trong chu trình doanh thu có thể khái quát qua hình 2.1.
Hình 2.1. Phân công giữa các bộ phận trong chu trình doanh thu
Theo đó phòng kinh doanh của công ty tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, tiến hành kiểm tra c c thông tin đối chiếu thông tin trên đơn đặt hàng với các bộ phận kho và bộ phận theo dõi công n của khách hàng, lập h p đồng mua bán hàng theo yêu cầu trong đơn đặt hàng của khách hàng và lập lệnh bán hàng.
Bộ phận kho hàng phối h p với phòng inh doanh đối chiếu kiểm tra số lƣ ng hàng tồn ho đ p ứng yêu cầu đặt hàng của khách hàng, tiến hành bảo quản hàng tồn kho, lập phiếu xu t kho và chịu trách nhiệm giao hàng cho khách hàng.
Bộ phận kế toán theo dõi công n của khách hàng và cập nhật tình hình công n của h ch hàng để bộ phận inh doanh có căn cứ tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng. Kế toán thanh toán tiến hành lập hóa đơn n hàng theo bộ hồ sơ do phòng inh doanh chuyển đến và hồ sơ xu t kho của bộ phận
Bộ phận kinh doanh: Nhận đơn đặt hàng, bán hàng Bộ phận quản lý kho hàng: kiểm tra hàng tồn kho, lập phiếu xuất kho, giao
hàng
Bộ phận tổng hợp
Bộ phận lập hóa đơn, theo dõi công nợ, thu tiền
bán hàng
CHU TRÌNH DOANH THU
kho; theo dõi việc thanh toán của h ch hàng và thƣờng xuyên cập nhật tình hình thành toán của khách hàng. Khách hàng có thể thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản Trƣờng h p khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán vốn bằng tiền lập phiếu thu tiền và ghi sổ kế to n Trƣờng h p khách hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng căn cứ vào gi y báo có của ngân hàng để ghi sổ kế toán. Nếu khách hàng thanh toán ngay khi mua hàng thì không cần theo dõi công n của khách hàng.
2.2.3 Tổ chức thông tin chu trình doanh thu tại công ty TNHH TH TM Gia Bảo
Công tác kế toán doanh thu bán hàng tại công ty sử dụng TK 511: Doanh thu bán hàng và cung c p dịch vụ.
Quá trình bán hàng là quá trình công ty chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho h ch hàng còn h ch hàng có nghĩa vụ phải thanh toán tiền cho công ty.
Thời điểm kế toán ghi nhận doanh thu là lúc công ty đ chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng và hoàn t t thủ tục bán hàng.
a. Tiếp nhận, xử lý đơ đặt hàng và lập lệnh bán hàng
Đặt hàng là hâu đầu tiên trong chu trình doanh thu của công ty, khách hàng có thể đến công ty và điền vào mẫu đơn đặt hàng có sẵn tại phòng kinh doanh của công ty hoặc khách hàng có thể gửi mail, gọi điện thoại đến công ty để đặt hàng. Ngoài ra, nhân viên tiếp thị của công ty cũng đi đến các cửa hàng vừa để thông báo các chính sách bán hàng, khuyến m i cũng vừa là để ghi nhận c c đơn đặt hàng của doanh nghiệp, cửa hàng bán lẻ đại lý.
Minh họa đơn đặt hàng của cửa hàng Hoàng Mai gửi đến công ty TNHH TH TM Gia Bảo:
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---
ĐƠN ĐẶT HÀNG
Số: 109
Kính gửi: Công ty TNHH Tổng Hợp Thƣơng Mại Gia Bảo
Cửa hàng Hoàng Mai có nhu cầu đặt hàng tại công ty theo mẫu yêu cầu.
Nội dung đặt hàng nhƣ sau
STT Tên mặt hàng ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành
tiền 1 Cookingcorton 18kg Chai 250 19.630 4.907.500 2 Sữa VNM 250g Hộp 45 229.940 10.347.300 3 Maverla Thùng 2 497.600 995.200 Tổng cộng 16.250.000 Tổng cộng số mặt hàng: 3 mặt hàng Tổ i t to (đã b o ồ VAT 10%) l : 17.875.000đ
Số tiền bằng chữ: Mười bảy triệu r bả ươ l n n đồng chẵn./
Thời gian giao hàng: Ngày 04 tháng 08 năm 2018
Địa điểm giao hàng: Cửa hàng Hoàng Mai, Cát Tài, Ph C t Bình Định.
Phƣơng thức thanh toán:
Thanh toán bằng tiền mặt khi giao hàng đầy đủ.
Qu Nhơn n h n 08 n 2018
Phòng kinh doanh Ngƣời đề nghị mua hàng
Căn cứ vào đơn đặt hàng của cửa hàng Hoàng Mai, nhân viên kinh do- anh của công ty liên hệ với nhân viên phòng kế to n để kiểm tra công n của cửa hàng Hoàng Mai đồng thời đối chiếu với lƣ ng tồn kho sản phẩm trong công ty.
Tại công ty, bộ phận kho hàng quản lý hàng tồn kho và cung c p thông tin số lƣ ng hàng tồn kho hiện tại cho việc xử lý đơn đặt hàng của khách hàng trên giao diện của Excel với c u trúc bảng Danh mục hàng hóa ở bảng 2.2.
Bảng 2.2. Bảng danh mục hàng hóa
Mã hàng hóa
Tên hàng hóa ĐVT Giá bán
Thuế su t thuế GTGT Số lƣ ng tồn kho tối thiểu Số lƣ ng đặt hàng tối ƣu Số lƣ ng tồn kho hiện tại C01 Cookingcorton 18kg Chai 19.630 21.593 22 10 300 V250 SữaVinamilk 250g Hộp 229.940 252.934 30 12 50 Ma Maverla Thùng 497.600 547.360 40 9 23 (Nguồn: b ph n kho hàng)
Khi sản phẩm đ đúng theo chủng loại, số lƣ ng theo yêu cầu đơn đặt hàng của cửa hàng Hoàng Mai, công ty tiến hành xu t bán.
Phòng kinh doanh tiến hành nhập đơn đặt hàng của cửa hàng Hoàng Mai vào phân hệ bán hàng của phần mềm phục vụ hoạt động kinh doanh của công ty, sau đó phòng kinh doanh sẽ báo cho phòng kế toán nhận lệnh bán hàng.
Nếu đơn đặt hàng đƣ c ch p nhận thì dữ liệu sẽ đƣ c lƣu vào hai tập tin
đặt hàng đƣ c ghi nhận trên một mẫu tin duy nh t Do mỗi đơn đặt hàng có thể liên quan đến nhiều loại hàng hóa cụ thể do vậy c c thông tin chi tiết về từng loại hàng hóa đƣ c ghi nhận trên tập tin chi tiết đơn đặt hàng Thông tin đơn đặt hàng của h ch hàng đƣ c theo d i trên hệ thống phần mềm của ộ phận inh doanh nhƣ ảng 2 3
Bảng 2.3. Bảng the dõi đơn đặt hàng của khách hàng
Số đơn đặt hàng Mã khách hàng Ngày đặt hàng Ngày giao hàng Điều kiện thanh toán M nhân viên n hàng 1 384 02/08/2018 04/08/2018 Tiền mặt 20150319
(Nguồn phòng kinh doanh)
Khi đơn đặt hàng của h ch hàng đ đƣ c kiểm tra và nhập dữ liệu vào hệ thống máy tính, nhân viên kế toán in phiếu xu t ho đơn hàng để kho hàng có căn cứ xu t hàng giao cho khách hàng.
CÔNG TY TNHH TỔNG HỢP THƢƠNG MẠI GIA BẢO
988 Trần Hƣng Đạo Quy Nhơn Bình Định.
LỆNH XUẤT KHO
Ngày 04 th ng 08 năm 2018
Họ và tên ngƣời nhận: Nguyễn Thùy Linh- Cửa hàng Hoàng Mai
Lý do xu t kho: Xu t bán hàng hóa cho cửa hàng Hoàng Mai Theo đơn đặt hàng số 109 ngày 02 th ng 08 năm 2018.
Thời gian xu t kho tại công ty : ngày 04 th ng 08 năm 2018
STT Tên mặt hàng Mã số ĐVT Số lƣợng
1 Cookingcort C01 Chai 250
2 Sữa VNM 250g V250 Hộp 45
3 Maverla MA Thùng 2
Ngƣời lập Thủ trƣởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký,họ ên đón dấu)