3. Ý NGHĨA KHOA HỌC VÀ THỰC TIỄN
3.3.1. Thực trạng hồ sơ địa chính
Hồ sơ địa chính là tập hợp tài liệu thể hiện thông tin chi tiết về hiện trạng và tình trạng pháp lý của việc quản lý, sử dụng các thửa đất, tài sản gắn liền với đất để
phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước vềđất đai và nhu cầu thông tin của các tổ chức, cá nhân có liên quan.
Cơ sở dữ liệu địa chính, hồsơ địa chính tại Chi nhánh VPĐK đất đai thành phố Đà Lạt được lập dưới dạng số và dạng giấy, gồm có các tài liệu sau đây:
- Bản đồđịa chính và sổ mục kê đất đai;
- Sổđăng ký ruộng đất theo bản đồ giải thửa 299; - Sổđịa chính;
- Sổ mục kê;
- Hồsơ đăng ký cấp giấy, và bản lưu Giấy chứng nhận;
- Hồsơ kỹ thuật thửa đất, biên bản xác định mốc giới, ranh giới thửa đất; - Sổ theo dõi biến động đất đai;
- Sổ cấp giấy chứng nhận QSD đất.
Hiện nay, loại tài liệu quan trọng nhất phục vụ cho công tác quản lý đất đai ở
các cấp đó là bản đồ qua các thời kỳnhư bản đồ giải thửa 299, bản đồ địa chính dạng giấy qua các năm và bản đồ địa chính dạnh số theo hiện trạng sử dụng đất. Tại Chi
nhánh VPĐK đất đai thành phố Đà Lạt hiện còn lưu giữ bản đồ 299 đo vẽnăm 1983.
Bản đồ địa chính đo vẽnăm 1996 của 12 phường và 4 xã đo vẽ năm 2011. Ngoài ra Chi nhánh VPĐK đất đai thành phố Đà Lạt còn ứng dụng hệ thống cơ sở dữ liệu được cập nhật chỉnh lý trên môi trường mạng để lấy thông tin phục vụ công tác cấp giấy chứng nhận QSD đất cùng các công tác liên quan đến quản lý đất đai khác.
Thành phốĐà Lạt đến nay đã vận hành cơ sở dữ liệu trên môi trường mạng cho 16/16 xã, phường, nhằm cập nhật kịp thời các biến động, những thay đổi trong quá trình sử dụng đất, hạn chế những sai sót trong quá trình thực hiện công tác quản lý nhà
nước vềđất đai.
Hệ thống hồsơ địa chính là một tài liệu cực kỳ quan trọng trong quá trình thụ lý hồ sơ, đặc biệt là hồsơ đăng ký cấp giấy chứng nhận QSD đất. Để quản lý đất đai một cách chặt chẽ và mang lại hiệu quả cao, cần có đầy đủ về hồ sơ phục vụ cho công tác quản lý. Tuy nhiên những tài liệu địa chính này tại các cơ quan liên quan hiện nay không còn đầy đủ do quá trình quản lý và lưu trữ hồsơ qua nhiều thời kỳ, điều này ảnh
hưởng không nhỏđến kết quả quản lý nhà nước vềđất đai nói chung và việc cấp giấy chứng nhận QSD đất nói riêng.