sắp xếp trình bày khoa học hệ thống và lôgíc (kết hợp từ ngữ, hình ảnh, bảng biểu, số l iệu.. . ) và nằm trên vật mang tin phù hợp với nhu cầu sử dụng.
d) Vai trò của thông t i n t rong quản t rị
Trong quá trình điều hành, các quản trị viên trong tổ chức phải trao đổi thông tin với cấp trên, cấp duới và các chức phải trao đổi thông tin với cấp trên, cấp duới và các
quản trị viên khác. Họ không thể ra quyết định mà không có
thông tin. Hơn nữa, để hoạt động có hiệu quả thì các nhà quản trị còn đòi hỏi phải có thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời trị còn đòi hỏi phải có thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời nhằm thực hiện tốt các chức năng và hoạt động quản trị của mình.
Trong tổ chức việc trao đổi thông tin là hoạt động cơ bản của các nhà quản trị. Họ phải báo cáo cho cấp trên, chỉ bản của các nhà quản trị. Họ phải báo cáo cho cấp trên, chỉ thị cho cấp dới và trao đổi thông tin với các nhà quản trị khác, hoặc chia sẽ thông tin, tình cảm hay ý t ởng với những
ngời trong tổ chức và bên ngoài doanh nghiệp. Thông tin là
phơng tiện để cung cấp các yếu tố đầu vào của tổ chức, là ph-
ơng tiện để liên hệ với nhau trong tổ chức nhằm đạt mục tiêu
chung. Đó chính là vai trò cơ bản của thông tin. Thật vậy, không có hoạt động nào của tổ chức mà không có thông tin, bởi không có hoạt động nào của tổ chức mà không có thông tin, bởi không có thông tin sẽ không thực hiện đợc bất cứ sự điều phối và thay đổi nào cả.
Thông tin rất cần thiết cho việc thực hiện các chức năng của quản trị nh hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, điều hành năng của quản trị nh hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát. Thông tin là cơ sở để đề ra các quyết định quản
tiêu hoạt động của tổ chức, lập kế hoạch kinh doanh, tổ chức và quản trị nhân sự; kiểm tra việc thực hiện chiến l ợc, . . và quản trị nhân sự; kiểm tra việc thực hiện chiến l ợc, . .
Có thể nói thông tin không chỉ tạo điều kiện cho các chức năng của quản trị thực hiện tốt mà nó còn gắn hoạt động chức năng của quản trị thực hiện tốt mà nó còn gắn hoạt động của tổ chức với môi tr ờng bên ngoài. Chính qua việc trao đổi thông tin mà các nhà quản trị có thể hiểu rõ hơn nhu cầu khách hàng, khả năng sẵn sàng của ngời cung cấp và các vấn đề nảy sinh.
Chính qua thông tin mà bất cứ một tổ chức nào cũng trở thành một hệ thống mở tác động t ơng hỗ với môi tr ờng của nó. thành một hệ thống mở tác động t ơng hỗ với môi tr ờng của nó. Thông tin còn là phơng tiện đặc tr ng của hoạt động quản trị, bởi vì tác động của hệ thống quản trị đều đợc chuyển tớ i ngời chấp hành thông qua thông tin. Trong tổng thể tác nghiệp quản trị, các hoạt động thu nhận, truyền đạt, xử lý và l u trữ thông tin chiếm một tỷ trọng l ớn. Mặt khác, các phơng tiện kỹ thuật đợc sử dụng trong bộ máy quản trị mà trong đó đa số có liên quan đến hệ thống thông tin cũng là phơng tiện trong quá trình quản lý. Hai loại phơng tiện này hỗ trợ bổ sung cho nhau và đều gắn l iền với hoạt động trí tuệ của các quản trị viên trong bộ máy quản trị. Ngay cả các hoạt động trí tuệ và suy luận của con ngời cũng đợc coi là các hoạt động xử lý thông tin cao cấp đặc biệt.
Tóm l ạ i , vai trò của thông tin trong quản trị là ở chỗ nó làm tiền đề, làm cơ sở và là công cụ của quản trị, quá nó làm tiền đề, làm cơ sở và là công cụ của quản trị, quá trình quản trị đồng thời cũng là quá trình thông tin trong quản trị. Thông tin vừa là yếu tố đầu vào không thể thiếu đợc của bất kỳ tổ chức nào, vừa là nguồn dự trữ tiềm năng đối với tổ chức đó. Thông tin đã trở thành một trong những nhân tố có ý nghĩa to lớn đối với vận mệnh kinh tế, chính trị và xã hội của nhiều quốc gia.
e) Phân l oạ i t hông ti n trong quản trị ki nh doanh
- Xét theo mối quan hệ giữa bên trong doanh nghiệp và bên ngoài môi tr ờng:
+ Thông tin bên trong: Là những thông tin phát sinh trong nội bộ của doanh nghiệp, bao gồm các số l iệu về đội ngũ trong nội bộ của doanh nghiệp, bao gồm các số l iệu về đội ngũ cán bộ, nhân lực, tài sản thiết bị, nguyên nhiên vật liệu v.v.. .
+ Thông tin bên ngoài bao gồm các thông tin trên thị tr -ờng nh giá cả, chất l ợng, chủng loại sản phẩm, sự biến động ờng nh giá cả, chất l ợng, chủng loại sản phẩm, sự biến động của tiền tệ, dân c v.v.. .