9. Bố cục đề tài
2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ
Phòng Hành chính tổng hợp là bộ phận thuộc Văn phòng Công chứng Thăng Long, thực hiện chức năng tham mưu giúp Ban Giám đốc tổng hợp, điều phối mọi hoạt động của cơ quan theo chương trình, kế hoạch làm việc và thực hiện các nhiệm vụ; tổ chức cán bộ, hành chính, quản trị và pháp chế.
Nhiệm vụ cụ thể của phòng hành chính tổng hợp:
- Tham mưu cho Ban Giám đốc việc tổng hợp kế hoạch làm việc chung theo chương trình, kế hoạch công tác của đơn vị trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Công chứng Thăng Long;
- Rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật (văn bản hết hiệu lực, văn bản thay thế văn bản hết hiệu lực, văn bản mới ban hành, các quy định mới …) thuộc lĩnh vực công chứng; tuyên truyền, phổ biến và cập nhật các quy định mới của pháp luật thuộc lĩnh vực công chứng.
- Đôn đốc các phòng nghiệp vụ thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, nội quy, quy chế của cơ quan.
- Quản lý tài sản chung, mua sắm và cấp phát vật dụng hành chính, kỹ thuật, tài liệu, các trang thiết bị vật dụng khác của cơ quan và quản lý, theo dõi hoạt động xe ô tô của cơ quan.
- Là đầu mối trong việc xây dựng mối quan hệ, hợp tác giữa các tổ chức, cá nhân đến làm việc với văn phòng công chứng; phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo…
- Thực hiện công tác tiếp công dân, giải đáp mọi thắc mắc, giải quyết khiếu nại, tố cáo…
- Hành chính và pháp chế:
+ Theo dõi, tổng hợp báo cáo định kỳ và đột xuất của các phòng ban; chuẩn bị cho họp giao ban tuần, tháng, quý và tổng kết năm của cơ quan.
+ Tổ chức xây dựng mạng thông tin của văn phòng công chứng; quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu thuộc lĩnh vực của văn phòng công chứng.
+ Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, phô tô tài liệu, nhân bản; quản lý các loại con dấu của văn phòng công chứng.
+ Kiểm tra thể thức, pháp chế văn bản trước khi trình Ban Giám đốc ký ban hành. - Tổ chức nhân sự:
+ Thực hiện công tác quản lý lao động, tiền lương; các chính sách, chế độ đối với người lao động, đảm bảo trật tự, kỷ luật theo nội quy, quy chế làm việc của văn phòng công chứng.
+ Thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo lao động; quản lý hồ sơ nhân sự biên chế và hợp đồng của văn phòng công chứng
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng phòng hành chính nhân sự và của Ban Giám đốc.