9. Bố cục đề tài
3.2.2.3. Nhóm giải pháp tin học hóa công tác văn phòng
Ứng dụng CNTT trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản: Một trong những nhiệm vụ của văn phòng là soạn thảo, phát hành văn bản. Ngày này công tác soạn thảo văn bản có thể được tích hợp trong các phần mềm với các bộ văn bản mẫu, việc soạn thảo, phát hành, lưu trữ văn bản điện tử được xây dựng thành quy trình tự động thực hiện trong phần mềm máy tính.
Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ: Nhiệm vụ của văn phòng là tiếp nhận các thông tin, văn bản từ bên ngoài gửi đến đồng thời là đầu mối trong việc thông tin văn bản từ cơ quan đến cơ quan, tổ chức và cả nhân dân. Hồ sơ được hình thành từ văn bản đi và văn bản đến có thể tạo lập được cả trên hai nguồn là văn bản giấy và văn bản điện tử. Về mặt pháp lý, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 01/2013/NĐ-CP trong đó quy định trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ điện tử và quy trình quản lý hồ sơ điện tử.
Ứng dụng CNTT trong công tác lập, quản lý chương trình công tác, dự án: Đây là những công việc yêu cầu tính chính xác cao, liên kết chặt chẽ giữa các cá nhân, bộ
phận, tổ chức. Những công việc này cũng được thực hiện một cách thuận lợi, chính xác nhờ những phần mềm tin học và các hệ thống thông tin quản lý.
Ứng dụng CNTT trong công tác hội họp trực tuyến: Một trong những tiến bộ CNTT hiện nay được không chỉ các cơ quan tổ chức nhà nước áp dụng mà còn có cả các doanh nghiệp đó là hội họp, tọa đàm trực tuyến qua mạng Internet. Để thực hiện mô hình này cần có hệ thống các phương tiện công nghệ thông tin như dùng các Videoconferencing (hội nghị truyền hình) ở các đầu kết nối các thành viên tham gia, thông tin được truyền tải trực tuyến có đầy đủ các hình ảnh, âm thanh với tốc độ cao, số thành viên kết nối nhiều và kinh phí không quá tốn kém. Mô hình tổ chức này đã mang lại hiệu quả cao, tiết kiệm được rất nhiều kinh phí đi lại, in ấn tài liệu, cơ sở vật chất, thời gian cho cơ quan, đơn vị và cá nhân.
Để thực hiện được tin học hóa công tác văn phòng văn phòng công chứng Thăng Long cần phải xây dựng phầm mềm sử dụng riêng trong lĩnh vực văn phòng, có nghĩa là tích hợp các công việc trong nghiệp vụ văn phòng chung trong một phần mềm xử lý, sau đó được phân cấp và quyền truy cập cho từng cá nhân, bộ phận để sử dụng.