9. Bố cục đề tài
2.2.2.1. Đặc điểm nguồn nhân lực tại văn phòng Công chứng Thăng Long
Hiện nay, Phòng Hành chính tổng hợp - Văn phòng Công chứng Thăng Long đang sở hữu một đội ngũ cán bộ nhân viên vững nghiệp vụ bao gồm 29 lao động được thể hiện qua bảng dưới đây:
Biện nay, Phòng Hành chính tổng hợp - Văn phòng Công chứn
Đơn vị tính: người STT Thống kê (Đơn vị tính : Số lƣợng ngƣời) 1 Tổng số 63 2 Theo giới tính Nam 21 Nữ 42 3 Theo tính chất lao động Trực tiếp 59 Gián tiếp 4
4 CB chuyên môn, nghiệp vụ các mảng
Công chứng viên 16
Thư ký công chứng viên 8
Dịch thuật 4 Sao y 6 Hành chính – Văn phòng Kế toán – Tài chính 6 Lưu trữ - Quản trị mạng 5 Hành chính – Quản trị 8 Lễ tân 1 Quan hệ khách hàng 3 Đội xe 2 Bảo vệ - Tạp vụ 4 5 Theo trình độ Trên đại học 5 Đại học 48 Cao đẳng 6 Trung cấp 4 Tốt nghiệp phổ thông 0 6 Theo độ tuổi Dưới 30 13 Từ 30-45 38 Từ 45 đến 60 12 Nguồn: Phòng Hành chính tổng hợp
Từ bảng số liệu về cơ cấu lao động trên, ta dễ dàng nhận thấy bức tranh về lực lượng lao động của phòng Hành chính tổng hợp
- Về giới tính:
Theo dữ liệu ở bảng trên ta thấy, lực lượng lao động nữ trong công chứng Thăng Long có số lượng áp đảo lượng lao động nam, do đặc thù về mảng công chứng đòi hỏi phải cẩn thận, chính xác, tỉ mỉ phù trong cả khâu nghiệp vụ về công tác văn phòng, phù hợp cho lao động nữ cũng như với đặc thù của ngành.
- Về tính chất lao động:
Ta thấy, hai lực lượng cấu thành nên bộ phận lao động của Công chứng Thăng Long là lao động trực tiếp và lao động gián tiếp. Trong đó, lao động trực tiếp chiếm phần lớn so với lao động gián tiếp. Điều này là hoàn toàn hợp lý do lao động trực tiếp chủ yếu là các cán bộ nhân viên văn phòng; còn lao động gián tiếp ở đây là Ban Giám đốc sẽ gián tiếp thực hiện công tác tổ chức quản lý điều hành các công việc trong văn phòng thông qua các Trưởng bộ phận. Do vậy lao động gián tiếp sẽ ít hơn.
- Về trình độ:
Với những đặc điểm của ngành Công chứng trong đó: Ý nghĩa pháp lý của hoạt động công chứng mang lại là bảo đảm giá trị thực hiện cho các hợp đồng giao dịch, phòng ngừa tranh chấp và cung cấp chứng cứ nếu có tranh chấp xảy ra. Do tính chất đặc thù của ngành đòi hỏi chính xác tuyệt đối, nắm bắt các quy định pháp luật cụ thể, thông tin nhanh nhạy vì vậy nhân sự làm công tác văn phòng trong công chứng Thăng Long được đào tạo sao cho phù hợp với tính chất công việc, đảm bảo được sự phối hợp chặt chẽ, khoa học với bộ phận nghiệp vụ.
Trình độ lao động của công chứng Thăng Long được đánh gia cao và đồng đều trong số các phòng công chứng, văn phòng công chứng hiện nay về cả hai mảng nghiệp vụ công chứng cũng như tổ chức quản lý công tác văn phòng.
- Về cơ cấu theo độ tuổi lao động:
Hiện nay, độ tuổi của người lao động tại Công chứng Thăng long chủ yếu sử dụng lực lượng lao động trẻ (dưới 45 tuổi) chiếm tỉ lệ cao nhất trên toàn cơ quan. Thực trạng này là hoàn toàn hợp lý và tương đồng với tuổi nghề, đẩy đủ và dạn dày kinh nghiệm trong ngành. Đây cũng là một thuận lợi của Công chứng Thăng Long trước sự cạnh tranh gay gắt của các văn phòng công chứng hiện nay. Bên cạnh đó Công chứng Thăng Long cũng cần đào tạo phát triển nguồn nhân lực kế cận trong tương lai để bảo đảm nhu cầu phát triển của xã hội.
* Cơ cấu phân cấp nguồn nhân lực phòng Hành chính tổng hợp
Để tổ chức và quản lý nhân sự khối văn phòng, Phòng hành chính tổng hợp ở văn phòng công chứng Thăng Long được phân cấp như sau: quản lý cấp cao, quản lý cấp cơ sở và cuối cùng là đội ngũ nhân viên thừa hành. Số liệu và cơ cấu cụ thể được mô tả ở bảng dưới đây.
Buản lý cấp cao, quản lý cấp cơ sở và cuối cùng là đội ngũ nhân vi STT Phân cấp nguồn nhân lực Số lƣợng
(ngƣời)
Ghi chú
1 Tổng số 33
2 Quản lý cấp cao (Tổng giám đốc và
các Giám đốc điều hành) 4
3 Quản lý cấp cơ sở (Trưởng khối nghiệp vụ công chứng và trưởng khối
nghiệp vụ Hành chính Văn phòng) 1
Tính khối văn phòng
4 Nhân viên 28
Nguồn: Phòng Hành chính tổng hợp
Quản lý cấp cao (Tổng Giám đốc và Các Giám đốc điều hành) được chia làm 3 Giám đốc điều hành gồm:
Giám đốc điều hành mảng nhân sự: chăm lo việc phát triển đội nguồn nhân lực chất lượng cao: tuyển dụng, đào tạo bồi dưỡng. Báo cáo kết quả lĩnh vực phụ trách cho Tổng giám đốc.
Giám đốc điều hành mảng hành chính: tổ chức quản lý công tác văn phòng, văn thư – lưu trữ khoa học, hiệu quả. Báo cáo kết quả lĩnh vực phụ trách cho Tổng giám đốc.
Giám đốc điều hành mảng nghiệp vụ công chứng: tổ chức quản lý việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ công chứng, giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện nghiệp vụ. Báo cáo kết quả lĩnh vực phụ trách cho Tổng giám đốc.
Quản lý cấp cơ sở (Các trưởng nhóm) được chia thành Trưởng nhóm nghiệp vụ công chứng và trưởng nhóm nghiệp vụ văn phòng. Các trưởng nhóm trực tiếp theo dõi tình hình hoạt động và giải quyết các vấn đề phát sinh hàng ngày của nhóm mình và báo cáo lại cho giám đốc điều hành phụ trách.
Các nhân viên trong phòng hành chính nhân sự được chia thành các nhóm: nhóm kế toán – tài chính, nhóm lưu trữ và quản trị mạng, nhóm hành chính quản trị, nhóm lễ tân, đội xe, nhóm quan hệ khách hàng, nhóm bảo vệ tạp vụ. Tất cả các nhân viên làm đúng chức năng nhiệm vụ được giao và phải phối hợp với các bộ phận khác trong quá trình làm việc.
Qua bảng 2.2 cơ cấu phân cấp nguồn nhân lực, ta có thể nhận thấy cơ cấu phân cấp nguồn nhân lực của Văn phòng Công chứng Thăng Long hiện nay đã tương đối hợp lý.
2.2.2.2. Thực trạng công tác nguồn nhân lực tại Văn phòng Công chứng Thăng Long
* Nguồn tuyển dụng:
nhân lực có chất lượng cao. Nguồn cung lao động cho Văn phòng công chứng Thăng Long bao gồm các sinh viên tốt nghiệp các trường đào tạo trong nước chuyên ngành Luật đối với Công chứng viên và thư ký công chứng; chuyên ngành quản trị văn phòng, văn thư – lưu trữ, lễ tân đối với nhân sự khối hành chính tổng hợp; chuyên ngành công nghệ thông tin đối với nhân sự khối quản trị mạng. Ngoài ra nguồn cung lao động từ việc lao động ứng tuyển trên các website tuyển dụng. Bên cạnh đó không thể không nói đến nguồn ứng viên từ trong chính nội bộ của văn phòng công chứng Thăng Long. Với hình thức tuyển dụng này được thực hiện công khai với các tiêu chí rõ ràng đối với tất cả các các cán bộ nhân viên trong công ty, tôi thấy được sự thi đua rộng rãi giữa các nhân viên khiến họ làm việc tích cực, sáng tạo, chính xác tạo ra hiệu suất cao hơn. Mỗi nhân viên trong công ty chúng tôi đã được thử thách về năng lực, kinh nghiệm, tinh thần trách nhiệm trong công việc và ít bỏ việc. Do đã làm trong công ty nên mỗi nhân viên đã quen và hiểu được mục tiêu của doanh nghiệp, qua đó nếu trúng tuyển trong các kì tuyển dụng bằng hình thức này họ sẽ mau chóng thích nghi với điều kiện làm việc mới, công việc mơi và tự bản thân mỗi người lao động biết tìm ra cách thức để đạt được mục tiêu đó.
Hiện nay, Văn phòng Công chứng Thăng Long đã xây dựng quy trình tuyển dụng áp dụng cho toàn công ty. Quy trình này đưa ra nhằm chuẩn hoá hoạt động tuyển dụng để tuyển chọn những người có kiến thức, chuyên môn, kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu công việc, có năng lực và đạo đức tốt. Bên cạnh đó, trong tuyển dụng công ty có các chính sách ưu tiên tuyển dụng là con em cán bộ nhân viên trong công ty đáp ứng được các tiêu chuẩn công việc. Chính sách này đã tạo được niềm tin, bầu không khí phấn khởi giúp người lao động yên tâm công tác.
Văn phòng Công chứng Thăng Long đã thực hiện tuyển dụng theo các bước sau đây:
* Quy trình tuyển dụng của Văn phòng Công chứng Thăng Long
Bƣớc 1: Bộ phận có nhu cầu tuyển dụng, đề xuất nhu cầu tuyển dụng nhân sự với cán bộ tuyển dụng tại công ty
Bƣớc 2: Cán bộ tuyển dụng tổng hợp nhu cầu tuyển dụng trình Giám đốc điều hành nhân sự phê duyệt,nếu đồng ý sẽ chuyển lại cho cán bộ tuyển dụng xây dựng kế hoạch tuyển dụng nếu không đồng ý hoặc chưa thấy cần thiết sẽ thông báo lý do.
Bƣớc 3: Giám đốc điều hành nhân sự phê duyệt kế hoạch cụ thể với số lượng cần tuyển, vị trí công việc, tiêu chí tuyển dụng. Sau đó họp nội bộ ban giám đốc, trưởng các bộ phận để lập hội đồng tuyển dụng
Bƣớc 4: Thông báo tuyển dụng trong công ty, đăng trên website.
Bƣớc 5: Thực hiện tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ, nghiên cứu hồ sơ và sàng lọc hồ sơ ứng viên phù hợp với vị trí tuyển dụng. Tôi thấy qua việc nghiên cứu hồ sơ các
ứng viên có thể loại bớt một số ứng viên hoàn toàn không đáp ứng các tiêu chuẩn công việc, không cần phải làm tiếp các thủ tục khác trong quá trình tuyển dụng, do đó giảm bớt chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp cũng như thời gian đi lại đối với các ứng viên. Còn đối với những ứng viên phù hợp được gửi thư mời phỏng vấn.
Bƣớc 6: Tổ chức buổi phỏng vấn sơ bộ khoảng 10 -15 phút. Điều này nhằm loại bỏ những ứng viên chưa đạt yêu cầu, yếu kém hơn những ứng viên khác mà lúc nghiên cứu hồ sơ chưa phát hiện ra.
Bƣớc 7: Tổ chức làm bài kiểm tra, trắc nghiệm kết hợp phỏng vấn lần thứ hai, để chọn được những ứng viên xuất sắc nhất về cả năng lực, phẩm chất và trình độ. Thông qua việc tiếp xúc với các ứng viên qua các vòng phỏng vấn sẽ giúp chúng tôi đánh giá được ứng viên về nhiều phương diện như kinh nghiệm, trình độ, tính cách, khả năng phối hợp, hòa đồng, tinh thần cầu tiến và trách nhiệm trong công việc.
Bƣớc 8: Ra quyết định tuyển dụng. Trước khi có quyết định tuyển dụng chính thức và để hạn chế việc nhân viên mới bỏ việc, văn phòng công chứng Thăng long sẽ yêu cầu ứng viên đưa ra đề nghị tuyển dụng. Có nghĩa là ứng viên sẽ trình bày đề nghị tuyển dụng về điều kiện làm việc, thời gian làm việc, lương thưởng, thậm chí cả chế độ quan tâm chăm sóc đến gia đình của ứng viên, chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của ứng viên vv.... Tất cả những mong muốn, nguyện vọng của mỗi ứng viên đều được ban giám đốc tiếp nhận, sau đó hai bên sẽ thống nhất và đi đến kí hợp đồng lao động.
Bƣớc 9: Cán bộ tuyển dụng lập và lưu hồ sơ nhân sự, kết thúc quá trình tuyển dụng.
* Thực trạng tuyển dụng
Hoạt động tuyển dụng nhân lực cho các bộ phận trong công ty được thực hiện chủ yếu bởi bộ phận Hành chính – Nhân sự của Văn phòng Công chứng Thăng Long. Hoạt động tuyển dụng thường được tiến hành với mục đích bổ sung nhân lực vào các vị trí làm việc còn trống, do người lao động nghỉ thai sản, chuyển môi trường sống, thôi việc chuyển đi nơi khác, do nghỉ chế độ, do mở rộng quy mô.
Hoạt động tuyển dụng của công ty đã thực hiện tương đối nhanh chóng đáp ứng được nhu cầu về số lượng lao động cần tuyển tại các vị trí. Tuy nhiên, còn một số ít lao động sau khi tuyển được đào tạo để có thể thể thích nghi và đáp ứng được nhu cầu công việc. Nguyên nhân là do phần lớn số lao động tuyển vào là những người mới ra trường chưa có nhiều kinh nghiệm trong công việc, trong khi đó khối lượng công việc nhiều.
* Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Văn phòng Công chứng Thăng Long đã xây dựng quy trình đào tạo nhân sự nhằm chuẩn hoá hoạt động đào tạo để phát triển nguồn nhân lực, đảm bảo sự phù hợp và đáp ứng mục tiêu phát triển của công ty. Hoạt động đào tạo và phát triển nguồn
nhân lực được áp dụng tại công chứng bao gồm các chương trình: đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, đào tạo phát triển năng lực quản lý, đào tạo kĩ năng mềm, đào tạo kĩ năng giao tiếp…. với các hình thức đào tạo ngắn, hội thảo, hội nghị và đào tạo trong chính các công việc hàng ngày.
- Quy trình đào tạo tại văn phòng công chứng Thăng Long
Bƣớc 1: Xác định nhu cầu, mục tiêu đào tạo, lựa chọn đối tượng đào tạo.
Bƣớc 2: Xây dựng kế hoạch đào tạo và cách thức đào tạo.
Bƣớc 3: Phê duyệt kế hoạch đào tạo
Bƣớc 4: Hướng dẫn triển khai và đánh giá hoạt động đào tạo
Bƣớc 5: Theo dõi hiệu quả sau đào tạo và lập báo cáo hoạt động đào tạo. .
Bƣớc 6: Lưu hồ sơ
* Thực trạng hoạt động đào tạo
Hàng năm người lao động làm việc trong công ty từ khối văn phòng đến khối nghiệp vụ tuỳ theo chức danh, nhiệm vụ công việc được giao sẽ tham gia học tập, bồi dưỡng để nâng cao kiến thức thông qua các lớp đào tạo theo các chuyên đề về chuyên môn nghiệp vụ cần thiết để thực hiện mục tiêu hoạt động kinh doanh, để cạnh tranh và tồn tài trước những biến đổi của xã hội.
Đối với hoạt động đào tạo chung, Văn phòng công chứng Thăng Long đã tổ chức chương trình “đào tạo định hướng” cho cán bộ nhân viên mới của công ty. Hoạt động này giúp tạo nên không khí hòa đồng, tăng tính đoàn kết gắn bó giữa nhân viên mới và nhân viên cũ, giữa lãnh đạo với tập thể nhân viên. Nội dung buổi đào tạo này thường là giới thiệu về quá trình hình thành và phát triển của Văn phòng Công chứng Thăng Long, phổ biến quy trình làm việc, giải đáp các thắc mắc về chế độ tiền lương, chính sách đối với cán bộ nhân viên, đồng thời là hoạt động để mọi nhân viên có cơ hội chia sẻ bản thân nhiều hơn.
* Chế độ đãi ngộ, khen thưởng, phúc lợi
Tại Văn phòng Công chứng Thăng Long, phương pháp trả lương cho người lao động là gắn tiền lương và thu nhập của cán bộ nhân viên với kết quả thực hiện công việc và chức danh công việc đảm nhiệm cũng như doanh thu của công ty. Việc làm này mục đích đảm bảo quyền lợi và động viên nhân viên cống hiến và phấn đấu hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ. Căn cứ trả lương cho người lao động chủ yếu dựa trên đánh giá bảng chấm công, sản phẩm khoán, xếp loại cá nhân hàng tháng, thời gian làm thêm giờ, trách nhiệm với công việc, mức độ hoàn thành công việc, phản hồi từ khách hàng...
Trong quá trình lao động, công ty có hỗ trợ các mức phụ cấp đi lại, liên lạc hàng tháng hỗ trợ cho người lao động. Đối với cá nhân khi đi ngoài trụ sở làm việc với khách hàng, công ty hỗ trợ thanh toán 100% phí đi lại.
công việc hoặc có những sáng kiến đem lại lợi ích cho công ty. Bên cạnh đó, văn phòng công chứng Thăng Long thực hiện đầy đủ các chế độ phúc lợi, tổ chức các hoạt động công đoàn cho người lao động.
2.2.3. Tổ chức mua sắm trang thiết bị và ứng dụng CNTT