9. Bố cục đề tài
1.2.4.4. Tổ chức quản lý văn bản
Văn bản là nguồn tư liệu cung cấp thông tin quan trọng, phong phú, có độ tin cậy và chính xác cao, gắn liền với hoạt động quản lý của mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp. Văn bản là cơ sở pháp lý để tiến hành kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị.
Tất cả các văn bản đi và văn bản đến của cơ quan, đơn vị phải được quản lý tập trung thống nhất tại bộ phận văn thư của cơ quan, đơn vị.
giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến phải đóng dấu đến, tùy theo mức độ khẩn như Hỏa tốc, Hỏa tốc hẹn giờ, Thượng khẩn và Khẩn, phải được đăng ký trình và chuyển giao tới bộ phận, cá nhân liên quan ngay sau khi nhận được.
Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Theo dõi chặt chẽ việc giải quyết công văn tài liệu, không để sót việc, chậm việc. Quản lý văn bản đến: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến: tiếp nhận văn bản đến, phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu đến, đăng ký văn bản đến bằng sổ hoặc phần mềm quản lý văn bản. Trình và chuyển giao văn bản đến. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Quản lý văn bản đi: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày tháng năm của văn bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật; đăng ký văn bản đi bằng sổ hoặc bằng phần mềm quản lý văn bản; làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi.
Lập hồ sơ hiện hành: là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành các hồ sơ theo những nguyên tắc nhất định như hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự.
Lập hồ sơ giúp cán bộ, nhân viên giải quyết công việc hàng ngày nhanh chóng, hiệu quả; giúp cho việc quản lý chặt chẽ văn bản tài liệu tránh tình trạng mất mát thất lạc văn bản, bảo vệ bí mật của cơ quan đơn vị; tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ sau này.
Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: Lập kế hoạch giao nộp tài liệu hàng năm bao gồm các nội dung chính: yêu cầu giao nộp tài liệu, danh sách các đơn vị nộp tài liệu, thành phần, khối lượng, thời gian của tài liệu, lịch tiếp nhận tài liệu của từng đơn vị và các thủ tục giao nộp tài liệu
Chuyển giao tài liệu vào lưu trữ cơ quan: lập bản mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và lập biên bản giao nhận tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Ký giao nhận trong bản mục lục và biên bản là người phụ trách đơn vị có hồ sơ nộp lưu và người phụ trách lưu trữ cơ quan.
Tổ chức khoa học công tác quản lý văn bản, lưu trữ văn bản sẽ góp phần đảm bảo thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác cho quản lý, điều hành mọi công việc của cơ quan, đơn vị.