9. Bố cục đề tài
2.2.3.2. Ứng dụng Công nghệ thông tin
Hạ tầng công nghệ thông tin
Hạ tầng công nghệ thông tin của văn phòng công chứng Thăng Long đã xây dựng mạng ở mức độ cao nhất như WAN, WiFi (đạt 100%); 100% các phòng ban có kết nối internet băng thông rộng, tốc độ cao; 100% máy tính được kết nối Internet để đảm bảo cho hoạt động làm việc hàng ngày.
Văn phòng công chứng Thăng Long đã triển khai xây dựng và đưa vào sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng-UCHI phục vụ hiệu quả công tác nghiêp vụ.
Văn phòng đã quan tâm triển khai các giải pháp đảm bảo an toàn thông tin, dữ liệu cho hệ thống mạng máy tính nội bộ như các giải pháp về tường lửa, phần mềm diệt virus, sao lưu dữ liệu, phần mềm sử dụng dịch vụ trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây của các nhà cung cấp như FPT, Viettel. Cán bộ phụ trách mảng công nghệ thông tin tại văn phòng công chứng thường xuyên định kỳ kiểm tra,đánh giá các lỗi bảo mật của một số hệ thống thông tin nội bộ trong văn phòng, các địa chỉ truy cập bất thường từ các website.
Bên cạnh đó văn phòng cử cán bộ tham gia các lớp đào tạo về an toàn thông tin định kỳ 6 tháng/lần nhằm nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin của văn phòng.
Ứng dụng công nghệ thông tin
Văn phòng công chứng Thăng Long triển khai ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ quản lý, chỉ đạo, điều hành tới các bộ phận nghiệp vụ, văn phòng qua mạng thông tin diện rộng giúp cho việc trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản (trừ văn bản có nội dung tối mật, tuyệt mật) thông qua hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp trên môi trường internet băng thông rộng ADSL.
Xây dựng website cung cấp thông tin về thủ tục công chứng, cập nhật các văn bản pháp luật, giải đáp thắc mắc trong lĩnh vực công chứng.
Tất cả cá nhân đều được trang bị máy tính cấu hình cao, đảm bảo an toàn thông tin và thường xuyên sử dụng hộp thư điện tử trong công việc.
Các ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành phổ biến là: Điều hành tác nghiệp, quản lý văn bản, quản lý kế toán, quản lý nhân sự, phần mềm bảo hiểm xã hội.
Về ứng dụng chữ ký số: văn phòng công chứng Thăng Long áp dụng chữ ký số để gửi nhận văn bản điện tử trong quá trình thực hiện công việc.
Về công tác đảm bảo an toàn thông tin: 100% các bộ phận, cá nhân có trang bị phần mềm an toàn thông tin, một số phần mềm được sử dụng phổ biến tại văn phòng như BKav, Norton Antivirus, Spyware Kaspersky security. Bên cạnh đó có thiết lập
quy trình về an toàn thông tin như Backup dữ liệu, Norton Ghost, sao lưu dữ liệu dự phòng định kỳ, kiểm tra, rà quét, đánh giá các lỗi bảo mật của một số hệ thống thông tin nội bộ.
Áp dụng hệ thống ISO 9001:2008 do đơn vị WQA cấp chứng chỉ, trong việc quản lý, kiểm soát chất lượng dịch vụ.
Tổng số hộp thư điện tử có tên miền “congchungthanglong.vn” đã cấp cho toàn bộ công chứng viên, thư ký, nhân viên văn phòng và thường xuyên sử dụng thư điện tử đạt khoảng 80%-95%.
2.2.4. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phòng
- Đối với công tác tổ chức thông tin phục vụ lãnh đạo
Sự thành công hay thất bại của nhà lãnh đạo quản lý phụ thuộc phần lớn vào công tác tổ chức thông tin của văn phòng. Các nhóm thông tin trong văn phòng công chứng gồm nhóm thông tin liên quan đến các quy định pháp luật về công chứng; nhóm thông tin liên quan đến kinh tế - thị trường - tài chính; nhóm thông tin liên quan đến các nhóm khách hàng, nhóm thông tin về nhân sự; nhóm thông tin về các tổ chức hành nghể công chứng và nhóm thông tin ngăn chặn. Hệ thống thông tin được văn phòng công chứng Thăng Long xây dựng nhằm mục đích tiếp nhận, xử lý và cung cấp thông tin có giá trị và chất lượng phục vụ hữu hiệu cho hoạt động quản lý. Công tác tổ chức và quản lý thông tin tại văn phòng công chứng Thăng Long như sau:
Văn phòng tiếp nhận và tổ chức thông tin đầu vào của cơ quan: công văn đến, email, điện thoại. Sau đó xử lý thông tin và truyền đạt thông tin đến bộ phận, cá nhân có chức năng, nhiệm vụ giải quyết.
Văn phòng tổ chức quản lý các thông tin đầu ra: gửi công văn trực tiếp, chuyển phát công văn, trả lời qua email và điện thoại, giải đáp trực tiếp đối với khách hàng đến liên hệ tại trụ sở.
Văn phòng tổ chức bảo mật, bảo quản và dữ liệu, thông tin nội bộ, các thông tin sản sinh ra trong quá trình hoạt động của văn phòng công chứng.
Văn phòng tổ chức tìm kiếm, sàng lọc các thông tin bên ngoài có giá trì và cần thiết phục vụ hoạt động của văn phòng.
- Đối với công tác tổ chức và quản lý hội họp
Các cuộc họp, hội nghị của văn phòng Công chứng Thăng Long thường là các cuộc họp giao ban, họp hội nghị tổng kết hoạt động theo từng quý; tổng kết hoạt động cuối năm và triển khai kế hoạch năm tiếp theo; họp đột xuất để giải quyết trường hợp phát sinh.
Các cuộc họp ở văn phòng công chứng thường được tổ chức để cùng các bộ phận, cá nhân thông qua các quyết định quản lý; để bàn bạc giải quyết những vấn đề quan trọng nảy sinh trong hoạt động quản lý; để truyền đạt thông tin thông báo về một
chính sách mới; để trao đổi các kĩ năng nghiệp vụ, kiểm điểm đánh giá tình hình thực hiện nghiệp vụ, tình hình thực hiện kế hoạch chương trình của văn phòng.
Việc tổ chức và quản lý hội họp sẽ được giao cho phòng hành chính phục trách. Trước khi tiến hành cuộc họp, phòng hành chính làm các công việc sau:
- Chuẩn bị phòng họp với đầy đủ ánh sáng, máy chiếu, sắp xếp bàn ghế họp, chuẩn bị các phương tiện ghi chép: máy tính, giấy bút, nước uống.
- Gửi email thông báo cho các bộ phận, cá nhân thời gian họp, nội dung họp và yêu cầu các bộ phận, cá nhân chuẩn bị các bản báo cáo về nội dung liên quan cũng như các hồ sơ tài liệu để trình bày trước cuộc họp.
- Bộ phận hành chính cử thư ký ghi biên bản cuộc họp.
Sau khi kết thúc cuộc họp, phòng hành chính thu thập toàn bộ hồ sơ, tài liệu của các bộ phận, cá nhân trong cuộc họp để lập hồ sơ công việc.
-Hoàn tất biên bản và gửi đến các bộ phận, cá nhân trong thời gian sớm nhất để triển khai thực hiện công việc nhanh chóng, kịp thời.
Hội họp là hình thức hoạt động phổ biến và quan trọng phục vụ cho công việc điều hành, quản lý của ban lãnh đạo công chứng. Vì vậy mà các cuộc họp ở đây thường tổ chức chú trọng đến chất lượng cuộc họp, những kết quả sau cuộc họp cần có và cách thức thực hiện chứ không mang nặng tính hình thức. Tiêu chí tránh phô trương về hình thức là tiêu chí được áp dụng trong mọi cuộc họp tại văn phòng công chứng Thăng Long.
- Đối với việc tổ chức chuyến đi công tác
Do đại bộ phận khách hàng của văn phòng công chứng Thăng Long chủ yếu ở Hà Nội và một số vùng lân cận. Vì vậy việc tổ chức chuyến đi công tác ở văn phòng công chứng là rất ít. Tuy nhiên đối với các chuyến đi công tác phòng Hành chính được giao chuẩn bị như sau:
- Phòng hành chính sẽ chuẩn bị phương tiện đi lại, tùy theo chuyến công tác xa hay gần sẽ đi bằng ô tô của công ty hay phương tiện công cộng. Nếu đi bằng máy bay thì phải nắm được lịch bay, thời gian bay và đặt vé.
- Chuẩn bị điều kiện ăn, ở, nghỉ ngơi tại khách sạn nào hay tại nhà khách của cơ quan, đơn vị đến công tác.
- Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, công tác phí cho bộ phận, cá nhân đi công tác.
- Liên hệ với nơi sẽ đến công tác. Báo trước cho phía đối tác về mục đích đến, nội dung làm việc, thời gian làm việc để đơn vị tiếp đón chủ động chuẩn bị tiếp đón.
Sau khi đoàn công tác trở về, văn phòng tập hợp các chứng từ chi phí từ chuyến công tác để làm thủ tục thanh toán. Bên cạnh đó tập hợp các hồ sơ tài liệu về chuyến đi công tác để lập hồ sơ công việc và lưu trữ.
-Về việc tổ chức quản lý văn bản
Công tác tổ chức và quản lý văn bản tại phòng Hành chính tổng hợp được thực hiện nghiêm túc chặt chẽ trong tất cả các khâu và tuân theo các quy định hiện hành của nhà nước để làm căn cứ thực hiện. .
Tất cả văn bản đi và đến tại văn phòng công chứng đều được quản lý tập trung, thống nhất tại bộ phận văn thư lưu của phòng hành chính. Văn bản đi và đến thuộc ngày nào được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày để kịp thời giải quyết công việc. Đối với các văn bản nội bộ của văn phòng được quản lý chặt chẽ và lưu trữ riêng.
Tổ chức quản lý văn bản đi đến được thực hiện theo quy trình thống nhất tại văn phòng công chứng và đơn giản hóa trong các bước thực hiện nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ và khoa học.
Đối với văn bản đến: tiếp nhận, phân loại văn bản; đóng dấu đến, ngày tháng đến, đăng ký vào sổ theo dõi sau đó trình trưởng phòng hành chính và chuyển giao văn bản đến đơn vị, cá nhân phụ trách và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản.
Đối với văn bản đi: kiểm tra kĩ thể thức văn bản, đóng dấu đúng quy định, sau đó đăng ký văn bản đi bằng sổ để theo dõi, tra cứu sau đó chuyển phát văn bản và lưu văn bản đi.
Các văn bản tài liệu được sản sinh trong quá trình hoạt động của văn phòng công chứng, các nhóm, cá nhân trong phòng hành chính có trách nhiệm lập hồ sơ công việc. Đây là một trong những công việc quan trọng trong việc tổ chức và quản lý văn bản, điều này giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày nhanh chóng, chính xác, có hiệu quả; tạo nguồn thông tin văn bản để phục vụ cho việc nghiên cứu giải quyết công việc trước mắt và khai thác sử dụng lâu dài về sau.
Hàng năm, văn phòng công chứng Thăng Long thực hiện tốt công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, góp phần giải quyết dứt điểm lượng tài liệu tồn đọng của cơ quan. Số hồ sơ, tài liệu hiện đang được bảo quản trong kho đã được chỉnh lý sơ bộ, sắp xếp lên giá. Đối với mỗi loại hồ sơ được mang một mã hiệu riêng và đánh số thứ tự, tiện cho việc quản lý, theo dõi và tra cứu khi cần thiết.
-Thực trạng công tác lễ tân
Dù ở bất cứ cơ quan nào, đều có hoạt động giao tiếp với khách, do đó lễ tân là công việc không thể thiếu được trong công tác lãnh đạo điều hành hoạt động của phòng hành chính. Công tác lễ tân được tổ chức tốt tại văn phòng công chứng Thăng Long, giúp tiết kiệm thời gian làm việc, dành thời gian cho ban giám đốc giải quyết các công việc quan trọng khác. Công tác lễ tân được tổ chức tại văn phòng công chứng như sau:
- Chức năng lễ tân :
+ Đón khách, hướng dẫn khách đến làm việc tại Văn phòng;
+ Lên kế hoạch và triển khai thực hiện đón tiếp các cuộc thăm viếng của các cơ quan, đối tác làm việc
+ Trả lời tất cả các cuộc gọi đến và xử lý các yêu cầu của người gọi, điều phối các cuộc gọi đến.
+ Quản lý Email của Văn phòng ;nhận, gửi và chuyển toàn bộ thư (email, bưu điện, bưu phẩm), fax, tài liệu đến người liên quan;
+ Xây dựng và duy trì hệ thống ghi nhận dữ liệu các chứng từ nhận được/ gửi đi;
- Theo dõi việc chấp hành nội quy, quy chế Văn phòng: thực hiện báo cáo chấm công đối với toàn Văn phòng, theo dõi tình hình chấp hành quy chế lao động; nhắc nhở các công chứng viên, thư ký, nhân viên văn phòng trong Văn phòng công chứng thực hiện chấp hành quy chế đồng phục, thẻ nhân sự, huy hiệu.
- Phối hợp với bộ phận liên quan tổ chức các sự kiện, các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, công đoàn, hiếu hỷ: Tham gia phối hợp tổ chức các sự kiện, các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, công đoàn, hiếu hỷ do phòng Hành chính chủ trì. Thực hiện các công việc liên quan khác theo chỉ đạo của Ban Giám đốc.
- Phát triển văn hóa doanh nghiệp, góp phần nâng cao thương hiệu, hình ảnh văn phòng: luôn giữ thái độ vui vẻ, hòa nhã, tôn trọng, lịch sự, ân cần, chu đáo với khách hàng. Với cấp trên, tôn trọng, chấp hành mọi mệnh lệnh, không vượt cấp. Với đồng nghiệp, phân biệt rõ việc công, việc tư, luôn đoàn kết, hợp tác vì mục đích chung của văn phòng. Trách nhiệm, năng động, sáng tạo,hết lòng vì công việc; thực hiện trật tự, vệ sinh nơi làm việc;
Tổ chức tốt công tác lễ tân tại văn phòng công chứng đã tạo được ấn tượng tốt đẹp với khách hàng, là cơ sở quan trọng tạo nên bầu không khí thuận lợi trong quan hệ công việc đặc thù của công chứng. Văn phòng công chứng Thăng Long xác định rõ ràng lễ tân tuy không phải nội dung chủ yếu của hoạt động đối ngoại của công ty nhưng là công cụ quan trọng không thể thiếu trong bất kì hoạt động đối ngoại nào của công ty.
2.2.5. Xây dựng và thực hiện theo kế hoạch
Nhìn chung các loại kế hoạch được xây dựng ở văn phòng công chứng Thăng Long bao gồm kế hoạch công tác theo năm ; kế hoạch công tác sáu tháng, hàng tháng ; kế hoạch công tác tuần.
Phòng Hành chính tổng hợp phối hợp xây dựng kế hoạch được tổ chức theo quy trình sau :
- Dự kiến nội dung chương trình, kế hoạch công tác:
Việc dự kiến nội dung chương trình, kế hoạch công tác được bắt đầu triển khai từ những tháng cuối của năm kế hoạch trước.
Văn phòng công chứng căn cứ vào kết quả hoạt động năm trước, tình hình thực tế, những nhiệm vụ công việc cần giải quyết, xác định mục tiêu cần đạt được trong thời gian tới. Rà soát toàn bộ hoạt động trong khâu tổ chức quản lý nghiệp công chứng và văn phòng, việc này nhằm xác định rõ những công việc còn tồn đọng và những điểm yếu cần khắc phục trong công tác nghiệp vụ và công tác văn phòng.
-Xây dựng bản dự thảo đề nghị các đơn vị đề xuất chương trình, kế hoạch công tác của nhóm:
+ Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận nhiệm vụ được giao từ Giám đốc điều hành chủ trì, Trưởng phòng sẽ phân công nhân viên chịu trách nhiệm soạn thảo chương trình, kế hoạch công tác, sau đó gửi cho các bộ phận trong công ty lấy ý kiến cho bản dự thảo.
+ Các ý kiến, đề xuất được phòng hành chính tập hợp lại, trình trưởng phòng xem xét.
+ Trong thời gian 03 ngày làm việc, Trưởng văn phòng xem xét các ý kiến được trình lên từ các bộ phận, sau đó cho ý kiến nếu cần thiết và trình Giám đốc điều hành.
- Phê duyệt và ra quyết định ban hành:
+ Giám đốc điều hành ký quyết định phê duyệt chương trình, kế hoạch công tác.
+ Tổ chức họp toàn bộ văn phòng để triển khai thực hiện công việc.
- Phát hành cho các bộ phận thuộc văn phòng có liên quan và lưu hồ sơ:
+ Ngay sau khi Giám đốc điều hành ký quyết định phê duyệt và ban hành chương trình, kế hoạch công tác, bộ phận văn thư của văn phòng công chứng thực hiện thủ tục phát hành cho các bộ phận, cá nhân có liên quan và lưu hồ sơ nội bộ.