9. Bố cục đề tài
2.3. Nhận xét đánh giá
2.3.1. Ƣu điểm và nhƣợc điểm
2.3.1.1. Ưu điểm
Văn phòng công chứng Thăng Long trong những năm qua đã tổ chức và quản lý hiệu quả văn phòng. Tổ chức bộ máy văn phòng đã ngày càng hoàn thiện và hoạt động tương đối ổn định, gọn nhẹ không cồng kềnh; ban hành được quy chế chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận; xây dựng được các quy trình nghiệp vụ văn phòng rõ ràng hợp lý; có bản mô tả và yêu cầu cho từng vị trí công việc trong văn phòng. Việc tổ chức bộ máy và nhân sự như trên là phù hợp và cần thiết để đáp ứng công việc và xu
thế phát triển, mở rộng của văn phòng trong thời gian tới.
Về nghiệp vụ văn phòng, khâu hỗ trợ quan trọng trong hoạt động công chứng về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu công việc, các cán bộ nhân viên làm công tác văn phòng đã thực hiện nhiệm vụ của mình một cách nhanh chóng, chính xác, và có trách nhiệm trong công việc. Đội ngũ nhân sự có trình độ, kỹ năng nghiệp vụ vững, thái độ phục vụ khách hàng tốt, giải quyết công việc nhanh gọn đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, tạo dựng niềm tin, xây dựng được hình ảnh ấn tượng tốt cho khách hàng
Các bộ phận, cá nhân đã thực hiện nghiêm túc đồng phục, phù hiệu, đeo thẻ, chấm công và giờ giấc làm việc. Việc trang bị đồng bọ, toàn diện trang phục làm việc cho cán bộ nhân viên đã tạo được hình ảnh đẹp trong mắt khách hàng.
Thực hiện chế độ giao ban hàng tuần, hàng tháng đều đặn giúp kịp thời giải quyết được những khó khăn vướng mắc trong công việc cũng như những tâm tư nguyện vọng của các cán bộ nhân viên văn phòng.
Ban lãnh đạo chú trọng quan tâm đến đời sống vật chất và tinh thần của cán bộ nhân viên văn phòng, cũng như toàn bộ lao động trong công chứng bằng các hình thức như tăng thu nhập, chế độ lương, phụ cấp, phúc lợi cho lao động đầy đủ theo quy định Luật lao động hiện hành, thường xuyên tổ chức tham quan du lịch trong và ngoài nước từ 3 đến 4 lần một năm. Do vậy nội bộ văn phòng đoàn kết, cán bộ nhân viên hăng say nhiệt tình làm việc, đời sống cán bộ nhân viên được nâng cao, yên tâm công tác và gắn bó lâu dài với văn phòng công chứng. Tôn chỉ mà ban lãnh đạo điều hàn công chứng Thăng Long muốn xây dựng nên đó là tạo được ngôi nhà thứ hai cho các cán bộ, nhân viên trong văn phòng; dù ở vị trí, cương vị nào lãnh đạo hay nhân viên đều lả anh em một nhà, cùng chung tay góp sức phấn đấu đưa văn phòng công chứng trở thành thương hiệu mạnh nhất.
Các quy chế của văn phòng không chỉ quy định rõ ràng về chế độ đãi ngộ đối với các công chứng viên, nhân viên, người lao động trong văn phòng mà còn thể hiện sự quan tâm đối với các thành viên gia đình của người lao động, đó cũng là một trong những mục tiêu nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho tất cả cán bộ nhân viên của công ty.
Công tác thông tin được tổ chức hiệu quả thông qua việc thực hiện tốt tiếp nhận, giải quyết kịp thời đúng quy trình các ý kiến thắc mắc, các thông tin phản hồi từ đối tác khách hàng.
Hệ thống công nghệ thông tin được áp dụng hoạt động ổn định. Website congchungthanglong.vn vừa là kênh cung cấp thông tin cụ thể cho khách hàng, vừa có tác dụng thu hút khách hàng, vừa có ý nghĩa quản bá thương hiệu.
Văn phòng được trang bị đầy đủ, đồng bộ các trang thiết bị hiện đại để hỗ trợ các cán bộ nhân viên văn phòng trong quá trình làm việc được nhanh chóng, nâng cao năng xuất lao động hiệu quả công việc.
cơ sở sự gắn kết giữa các thành viên để làm việc ngày càng có hiệu quả. Văn phòng công chứng Thăng Long luôn coi con người là nguồn lực quý giá nhất, luôn khuyến khích các cá nhân phát huy tối đa tính sáng tạo, nâng cao hiệu suất công việc của mình. Qua đó Văn phòng Công chứng Thăng Long luôn có những phần thưởng xứng đáng tương ứng với hiệu quả công việc để ghi nhận các cá nhân xuất sắc đóng góp tích cực vào sự phát triển của công ty.
Về công tác lưu trữ thực hiện tương đối đẩy đù các văn bản, giấy tờ cần thiết, được đánh bút lục đầy đủ, sắp xếp theo trình tự thời gian, hồ sơ được lưu trữ trong kho lưu trữ và sắp xếp khoa học, dề dàng tìm kiếm, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu.
2.3.1.2. Nhược điểm
Bên cạnh những kết quả đạt được, Ban lãnh đạo công chứng đã quan tâm chỉ đạo rất sâu sát và bộ phận nghiệp vụ văn phòng đã có sự nổ lực đáng kể, thường xuyên nghiên cứu nâng cao hiệu quả công tác. Tuy nhiên vẫn còn một số tồn tại, hạn chế như:
Về tổ chức: vị trí trưởng văn phòng do chưa rõ ràng trong việc thống nhất về vị trí, quyền hạn, trách nhiệm nên quá trình hoạt động đã xảy ra một số việc ảnh hưởng đến tình hình chung và đặc biệt là cản trở đến công tác điều hành, thực thi các yêu cầu quyết định của hội đồng thành viên và ban lãnh đạo điều hành. Đôi khi xảy ra xung đột về quyền hành trong tổ chức và quản lý văn phòng.
Khó khăn tiếp theo hiện nay chính là mặt bằng làm việc tại 54 Trần Nhân Tông chật chội, không đáp ứng được yêu cầu của đối tác, khách hàng đến làm việc. Tình trạng số lượng khách đến giao dịch quá tải sức chứa các phòng kéo dài trong tháng, mọi cán bộ nhân viên phải làm thêm giờ để phục vụ khách hàng.
Khối lượng hồ sơ sản sinh quá nhiều mỗi tuần khiến tình trạng tồn đọng hồ sơ chưa đưa vào kho lưu trữ chưa được giải quyết triệt để.
Về việc áp dụng công nghệ thông tin và sử dụng trang thiết bị văn phòng của một số nhân viên văn phòng còn yếu khiến quá trình giải quyết công việc còn chậm, thao tác chưa nhanh và khoa học.
Công tác tham mưu tổng hợp, vẫn còn thiếu tính chủ động, giải quyết chưa kịp thời, chất lượng, hiệu quả chưa cao. Việc tham mưu, đề xuất các biện pháp nâng cao chất lượng công tác còn hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu thực tiễn đặt ra… Khối lượng công việc nhiều, có nhiều chi tiết nhỏ nên cán bộ làm công tác văn phòng rất dễ bị quên hoặc không nắm bắt kịp thời.
Trong thời gian nghiên cứu và trực tiếp làm việc tại văn phòng công chứng Thăng Long, tôi nhận thấy về vị trí lễ tân không ổn định do đặc thù công chứng khác với các cơ quan khác. Yêu cầu vị trí lễ tân cần nắm vững cơ bản những thủ tục công chứng và quy định của pháp luật về công chứng để bước đầu có thể tư vấn cho khách hàng qua tổng đài, hay khách đến liên hệ; lọc được những hồ sơ làm được, những hồ
sơ không làm được hay biết được những thủ tục không thuộc thẩm quyền của văn phòng công chứng, để từ đó có cách giải quyết linh hoạt, chính xác. Chính vì vậy ban lãnh đạo cần cân nhắc vị trí tuyển dụng này sao cho đảm bảo được nghiệp vụ văn phòng và nghiệp vụ chuyên môn lĩnh vực pháp luật. Tránh trường hợp, công chứng viên trong những lúc bận ký công chứng cho khách hàng, lại phải nghe điện thoại tư vấn thủ tục công chứng được chuyển từ bộ phận lễ tân. Gây gián đoạn, hiệu quả làm việc ko cao cho các công chứng viên.
Về công tác lưu trữ, vẫn còn tồn đọng nhiều hồ sơ chưa đưa vào lưu trữ. Tra cứu, tìm kiếm tài liệu lưu còn chậm. Tình trạng này vẫn còn tồn tại, chưa có giải pháp triệt để. Khối lượng hồ sơ phát hành mỗi ngày của các công chứng viên là rất lớn. Do vậy cần tính đến việc áp dụng số hóa dữ liệu lưu trữ, đây là biện pháp tối ưu,với số hóa dữ liệu giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng. Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Ngoài ra số hóa dữ liệu giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.
2.3.2. Nguyên nhân
Chưa có sự phân công trách nhiệm cụ thể đối với vị trí trưởng văn phòng dẫn đến việc xung đột về quyền hạn. Hiện tại trưởng văn phòng công chứng Thăng Long là công chứng viên, người đại diện pháp luật cho văn phòng công chứng Thăng Long, có trách nhiệm quản lý chung về mảng nghiệp vụ công chứng và nghiệp vụ văn phòng. Do xuất phát từ đào tạo ngành Luật nên trưởng văn phòng chưa thực sự thấy được vai trò và ý nghĩa của công tác văn phòng, chưa nắm bắt được hết các nghiệp vụ văn phòng, khiến việc quản lý công tác văn phòng chưa đạt được hiệu quả cao.
Hoạt động kiểm tra giám sát chưa được thực hiện thường xuyên nghiêm túc khiến việc xảy ra tình trạng tồn đọng hồ sơ chưa đưa vào lưu trữ còn xảy ra. Khối lượng hồ sơ nhiều mà cán bô làm công tác lưu trữ còn thiếu về mặt nhân sự.
Trình độ nghiệp vụ văn phòng của các cán bộ nhân viên tuy đã được đào tạo bài bản chuyên nghiệp nhưng một số ít cán bộ nhân viên của lớp người trước chưa nhận thức đầy đủ sâu sắc tầm quan trọng của văn phòng cũng như các nghiệp vụ văn phòng, do vậy trong công việc đôi khi còn lơ là và chủ quan.
Tiểu kết
Như vậy ở chương 2 chúng tôi đã tìm hiểu và phân tính thực trạng tổ chức và quản lý văn phòng tại văn phòng công chứng Thăng Long. Công tác tổ chức và quản lý đã đạt được hiệu quả công việc. Bên cạnh đó, công tác tổ chức và quản lý cần được nâng cao để khắc phục hạn chế còn tồn tại nhằm đem lại hiệu quả hoạt động. Cần phải đề ra các giải pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý văn phòng.
CHƢƠNG 3.
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN PHÕNG TẠI VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG THĂNG LONG
3.1 Định hƣớng phát triển trong tƣơng lai của văn phòng công chứng Thăng Long Thăng Long
Định hướng phát triển bền vững trong tương lai được văn phòng công chứng Thăng Long chú trọng thực hiện, căn cứ vào tình hình thực tế của văn phòng cũng như công cuộc đổi mới hiện nay về công tác văn phòng, văn phòng công chứng Thăng Long cần có giải pháp hữu ích, thiết thực để thực hiện được mục tiêu của công ty.
Mục tiêu: xây dựng Văn phòng Công chứng Thăng Long là đơn vị có thương hiệu mạnh ở Thủ đô Hà Nội, hoạt động ổn định, đầu tư để phát triển và kinh doanh có lãi.
Kế hoạch nhân sự: Dự kiến mở thêm ba điểm tiếp nhận hồ sơ, mỗi địa điểm dự kiến năm người. Cần tiếp tục tuyển dụng và đào tạo (ưu tiên những người qua đào tạo nghiệp vụ công chứng để tạo nguồn công chứng viên cho văn phòng). Dự kiến tuyển dụng và đào tạo năm 2020 là 30 người.
Kế hoạch thị trƣờng và phát triển thƣơng hiệu - Duy trì và giữ vững các khách hàng đang hợp tác.
- Đảm bảo sự ổn định và phát triển đối với khách hàng vãng lai
- Tiếp cận và mở rộng thị trường mục tiêu là các Ngân hàng, các Công ty, văn phòng kinh doanh Bất động sản.
- Mở rộng địa bàn hoạt động ra các vùng ngoại thành. - Xây dựng Trung tậm tích hợp dữ liệu công chứng.
Hoạt động xây dựng thƣơng hiệu mạnh nhất
Thứ nhất, An toàn tuyệt đối cho khách hàng
- Có hệ thống ngăn chặn rủi ro
- Đội ngũ nhân sự có chất lượng cao, làm việc có trách nhiệm - Quy trình được kiểm soát chặt chẽ
Thứ hai, Phát triển thị trường, xây dựng thương hiệu
Để khách hàng nhận diện là một văn phòng công chứng có nghiệp vụ tốt, giống như bệnh nhân đánh giá là một phòng khám có đội ngũ Y, Bác sĩ giỏi.
- Xây dựng được đội ngũ cộng tác viên giỏi
- Tổ chức Hội thảo chuyên đề thường xuyên đối với các khách hàng là tổ chức - Thực hiện các chuyên mục hỏi đáp thường xuyên trên một số tờ báo có uy tín. - Phát huy tối đa thế mạnh mối quan hệ của các thành viên, thế mạnh về địa điểm
Thứ ba, Dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp
- Thời gian thực hiện Công chứng nhanh, đo lường và kiểm soát được thời gian công chứng của khách hàng qua đó đánh giá được chất lượng thực hiện công việc của nhân viên
- Tư vấn tận tình trách nhiệm qua điện thoại, qua website, qua email và có đường dây nòng.
- Chăm sóc khách hàng chu đáo: đảm bảo sự hài lòng trên mức mong đợi của khách hàng.
- Quản lý tốt hệ thống khách hàng: duy trì mối quan hệ thường xuyên của khách hàng, tạo sự trung thành của khách hàng trong việc sử dụng dịch vụ, có cơ sở dữ liệu khách hàng và đưa ra số lượng khách hàng sử dụng dịch vụ thường xuyên để có chế độ chăm sóc đặc biệt.
Thứ tư, Lựa chọn, tuyển dụng, đào tạo, phát triển đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp
- Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp
- Tạo động lực làm việc cho nhân viên, chế độ đãi ngộ tốt - Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
- Công tác đào tạo, bồi dưỡng được tiến hành thường xuyên - Có đào thải, chọn lọc cán bộ và kỷ luật nghiêm minh
Thứ năm, Ứng dụng Công nghệ thông tin để tiết kiệm chi phí và phục vụ khách hàng
- Thực hiện Công chứng từ xa (bảo đảm phục vụ khách hàng 24h/24h) - Thực hiện nguyên tắc: trang web là người bán hàng tốt nhất
Thứ sáu, Xây dựng quy trình thực hiện công chứng, quản lý, kiểm soát chuyên nghiệp
- Áp dụng ISO
- Cải tiến quy trình làm việc để phù hợp với sự phát triển của xã hội
Thứ bảy, Xác định những việc không làm
- Không cạnh tranh bằng giá
- Không thực hiện công chứng nếu không đúng pháp luật hoặc ảnh hưởng đến lợi ích hợp pháp của các bên.
3.2. Một số giải pháp
Căn cứ vào nhược điểm và nguyên nhân thực trạng, để nâng cao hiệu quả và tính chuyên nghiệp trong công tác tổ chức và quản lý văn phòng cũng như đáp ứng định hướng phát triển trong tương lại của văn phòng công chứng Thăng Long trong thời gian tới cần tập trung vào một số giải pháp sau:
3.2.1. Nhóm giải pháp trƣớc mắt
- Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành. Yêu cầu này liên quan nhiều đến lãnh đạo Văn phòng, trong đó yêu cầu phải nắm vững nghiệp vụ văn phòng; kỹ năng quản lý nhân sự; kỹ năng tổ chức, điều hành, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, sử dụng phần mềm quản lý văn phòng.
- Nâng cao nhận thức về vai trò, trách nhiệm và tầm quan trọng của công tác tổ chức quản lý văn phòng trong đội ngũ ban lãnh đạo. Song song với đó phải quán triệt nhận thức coi công tác văn phòng là trách nhiệm chung của từng đơn vị mà đầu mối chính là bộ phận văn phòng của Văn phòng Công chứng Thăng Long.
- Tuyển dụng, đào tạo nguồn nhân lực kế cận trong tương lai làm công tác văn phòng, đáp ứng yêu cầu mở rộng và phát triển của văn phòng công chứng Thăng Long và của xã hội.
- Nghiên cứu, xây dựng quy định thống nhất về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, cập nhật đầy đủ, chính xác các nhiệm vụ được bổ sung, giao mới cho công tác văn phòng trong thời gian tới.
- Xây dựng bản yêu cầu vị trí việc làm, đôn đốc, kiểm tra việc tổ chức thực hiện