9. Kết cấu luận văn
1.2.3. Kiểm soát chi thường xuyên ngân sách Nhà nước qua Kho bạc Nhà nước.
1.2.3.1. Nội dung kiểm soát chi thường xuyên ngân sách Nhà nước qua Kho bạc Nhà nước
Kiểm soát chi NSNN tại KBNN là việc KBNN tiến hành thẩm định, kiểm tra, kiểm soát các khoản chi NSNN phù hợp với các chính sách, chế độ, định mức chi tiêu do nhà nước quy định theo những nguyên tắc, hình thức và phương pháp quản lý tài chính trong quá trình cấp phát và thanh toán các khoản chi của NSNN.
Kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ chi thường xuyên NSNN;
Kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp về con dấu và chữ ký của Thủ trưởng và Kế toán ĐVSDNS;
Kiểm tra, kiểm soát các điều kiện chi theo chế độ quy định, bao gồm:
Đã có trong dự toán chi NSNN hàng năm được giao. Dự toán chi NSNN của các đơn vị phải phản ảnh đầy đủ các khoản chi theo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do ĐVSDNS lập và cơ quan có thẩm quyền duyệt. Các khoản chi phải theo nhóm mục của mục lục NSNN. Cơ quan tài chính cùng cấp có trách nhiệm kiểm tra kết quả lập và giao dự toán ngân sách cho các đơn vị. Nếu có sự sai lệch so với nội dung dự toán được cấp có thẩm quyền giao thì yêu cầu đơn vị điều chỉnh lại.
Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành là căn cứ quan trọng để KBNN kiểm soát chi khi cấp phát thanh toán cho ĐVSDNS. Những khoản chi chưa có tiêu chuẩn định mức được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, KBNN căn cứ vào dự toán được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt làm căn cứ để kiểm soát.
Các khoản chi phải được Thủ trưởng ĐVSDNS chuẩn chi. Trong quản lý và điều hành ngân sách, chuẩn chi là sự cho phép, đồng ý chi. Thẩm quyền chuẩn chi phải là người đứng đầu cơ quan, ĐVSDNS đồng thời là chủ tài khoản. Chủ tài khoản phải đăng ký chữ ký mẫu và con dấu của cơ quan, đơn vị tại KBNN nơi ĐVSDNS giao dịch.
Các khoản chi phải có đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ. Mỗi khoản chi đều phải có các loại hồ sơ, chứng từ theo mẫu chứng từ quy định. KBNN có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ trước khi cấp phát, thanh toán kinh phí NSNN cho ĐVSDNS cụ thể:
Kiểm soát các khoản chi cho con người.
Đối với các khoản chi tiền lương, học bổng, sinh hoạt phí, các khoản đóng góp, chi cho cán bộ xã thôn, bản đương chức: danh sách những người hưởng lương, học bổng, sinh hoạt phí; danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng; danh sách cán bộ xã, thôn bản đương chức (gửi lần đầu và gửi khi có bổ sung, điều chỉnh).
Chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan hành chính thực hiện khoán chi: theo quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị nhưng không vượt quá 01 lần lương.
Các khoản thanh toán khác cho cá nhân: danh sách theo từng lần thanh toán. Đối với thanh toán cá nhân thuê ngoài: hợp đồng thuê khoán, thanh lý hợp đồng (nếu có);
Kiểm soát các khoản chi hàng hóa dịch vụ.
Chi thanh toán dịch vụ công cộng; thông tin, tuyên truyền liên lạc: Bảng kê chứng từ thanh toán.
Chi mua vật tư văn phòng: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, biên bản nghiệm thu (đối với những khoản chi có hợp đồng).
Trường hợp đơn vị sử dụng ngân sách thực hiện việc khoán phương tiện theo chế độ, khoán văn phòng phẩm, khoán điện thoại: văn bản quy định về mức chi, danh sách những người hưởng chế độ khoán (gửi một lần vào đầu năm và gửi khi có phát sinh thay đổi).
Chi hội nghị: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, biên bản nghiệm thu (đối với những khoản chi có hợp đồng).
Chi công tác phí: Bảng kê chứng từ thanh toán.
Chi phí thuê mướn: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, biên bản nghiệm thu (đối với những khoản chi có hợp đồng).
Chi đoàn ra, đoàn vào: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với các khoản chi không có hợp đồng), hợp đồng, nghiệm thu (đối với những khoản chi có hợp đồng)
Kiểm soát các khoản chi mua sắm sữa chữa.
Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, biên bản nghiệm thu (đối với những khoản chi có hợp đồng). đơn vị gửi KBNN các chứng từ sau: Giấy rút dự toán (tạm ứng), tùy theo hình thức lựa chọn nhà thầu, đơn vị gửi Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, Quyết định chỉ định thầu, Quyết định phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh của cấp có thẩm quyền; Hợp đồng mua bán, sửa chữa, xây dựng.
Kiểm soát các khoản chi khác.
Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, biên bản nghiệm thu (đối với những khoản chi có hợp đồng)
1.2.3.2. Quy trình kiểm soát chi thường xuyên ngân sách Nhà nước qua Kho bạc Nhà nước.
Trách nhiệm của chuyên viên kiểm soát chi:
Chuyên viên quản lý tài khoản chi ngân sách của khách hàng ( gọi chung là chuyên viên kiểm soát chi):
- Hướng dẫn khách hàng nộp hồ sơ kiểm soát chi;
- Xem xét hồ sơ của khách hàng, kiểm tra sơ bộ về sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ chưa đúng, chưa đủ theo quy định thì hướng dẫn cụ thể, đầy đủ để đơn vị bổ sung, hoàn chỉnh; việc hướng dẫn có thể qua trao đổi trực tiếp với khách hàng, nhưng chuyên viên kiểm soát chi phải ghi đầy đủ tên các loại tài liệu cần bổ sung, hoàn chỉnh, nội dung vắn tắt cần bổ sung, hoàn chỉnh vào phiếu nhận hồ sơ để trả lại khách hàng làm căn cứ hoàn thiện hồ sơ;
- Thực hiện việc kiểm soát hồ sơ, đảm bảo việc kiểm soát chi thường xuyên đúng pháp luật, chính sách, chế độ của Nhà nước. Trong quá trình kiểm soát hồ sơ, nếu phát hiện các khoản chi ngân sách không đủ điều kiện chi ngân sách Nhà nước theo chế độ quy định; chi sai chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi; chi không đúng đối tượng, mục đích theo dự toán được duyệt hoặc số dư tài khoản của khách hàng không đủ thì cán bộ kiểm soát chi dự thảo công văn thông báo từ chối tạm ứng, thanh toán, báo cáo lãnh đạo KBNN,và chuyên viên kiểm soát chi ký gửi khách hàng;
- Thực hiện luân chuyển hồ sơ cho các bộ phận nghiệp vụ có liên quan theo đúng quy trình này và quy định cụ thể của lãnh đạo KBNN;
- Sau khi hồ sơ đã có kết quả xử lý, chuyên viên kiểm soát chi thông báo kết quả và trả lại hồ sơ, chứng từ cho khách hàng.
Trách nhiệm của Giám đốc các đơn vị KBNN thực hiện giao dịch một cửa:
- Chịu trách nhiệm toàn diện trước Tổng Giám đốc KBNN về việc triển khai thực hiện giao dịch một cửa trong kiểm soát chi thường xuyên NSNN.
- Quy định cụ thể việc luân chuyển, giao nhận hồ sơ trong nội bộ đơn vị, thời gian giải quyết công việc của các bộ phận nghiệp vụ bảo đảm kiểm soát chặt chẽ các khoản chi NSNN, đúng thời hạn quy định, không gây phiền hà cho khách giao dịch.
Quy trình kiểm soát chi
Chuyên viên kiểm soát chi tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, chứng từ giấy và kiểm soát số dư tài khoản trên hệ thống TABMIS.
- Chuyên viên kiểm soát chi trình hồ sơ, chứng từ giấy lên Giám đốc đơn vị KBNN.
- Giám đốc đơn vị KBNN ký duyệt chứng từ giấy.
- Chuyên viên kiểm soát chi chuyển bút toán trên hệ thống TABMIS sang KTV kiểm soát và bàn giao chứng từ giấy cho KTV.
- KTV thực hiện kiểm soát, đối chiếu chứng từ giấy và bút toán trên hệ thống; ký chứng từ giấy và trình KTT phê duyệt.
- KTT kiểm soát, đối chiếu chứng từ giấy và bút toán trên hệ thống; ký chứng từ giấy và phê duyệt bút toán trên hệ thống.
- KTV áp thanh toán theo quy định hiện hành.
- Cuối ngày, KTV đóng dấu “KẾ TOÁN” lên các liên chứng từ và bàn giao chứng từ cho chuyên viên kiểm soát chi.
Lưu ý: KTV chỉ thực hiện kiểm soát chứng từ trên hệ thống khi nhận được chứng từ giấy từ chuyên viên kiểm soát chi.