7. Kết cấu của đề tài
2.1.2. Nội dung, thành phần tài liệuPhông lưutrữ Văn phòng Trung ương Đảng
đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo”.
2.1.2. Nội dung, thành phần tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng Đảng
2.1.2.1. Cơ sở xác định Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng a. Cơ sở lý luận
Luật Lưu trữ do Quốc hội ban hành năm 2011 đã định nghĩa “Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân.”
“Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội; các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của các tổ chức chính trị - xã hội”.[23, Điều 2].
Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức phải tổ chức theo phông đảm bảo mối liên hệ lịch sử giữa các phông lưu trữ.Khi thành lập một phông lưu trữ cơ quan phải dựa trên 4 điều kiện cơ bản sau:
+ Thứ nhất, có văn bản pháp quy về việc thành lập cơ quan, trong đó quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan đó.
Như đã trình bày ở phần lịch đơn vị hình thành Phông, tháng 5-1947, tại căn cứ địa Việt Bắc, Ban Thường vụ Trung ương đã quyết định thành lập Văn phòng Thường vụ Trung ương do đồng chí Lê Văn Lương làm Bí thư Văn phòng. Trong từng giai đoạn phát triển đều có những văn bản pháp quy quy định chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của VPTW Đảng.
+ Thứ hai, mỗi giai đoạn phát triển Văn phòng Trung ương Đảng có biên chế cán bộ và tổ chức bộ máy phù hợp, có quyền tuyển dụng, đào tạo cán bộ.
+ Thứ ba, Văn phòng Trung ương Đảng có ngân sách độc lập, giao dịch, thanh quyết toán với tài chính, ngân hàng,...
+ Thứ tư, có bộ phận văn thư độc lập và sử dụng con dấu riêng.
Tổ chức văn thư của Văn phòng Trung ương Đảng theo mô hình văn thư hỗn hợp, Vụ Văn thư (có giai đoạn là Vụ Hành chính - Cơ yếu) làm nhiệm vụ văn thư cho Văn
phòng Trung ương Đảng và Trung ương Đảng (Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư); Các đơn vị trực thuộc bố trí bộ phận hoặc cán bộ văn thư chuyên trách.
Vụ Văn thư là đầu mối tiếp nhận, đăng ký và theo dõi xử lý các văn bản gửi đến (gồm cả tài liệu đến bằng giấy và tài liệu điện tử gửi qua mạng thông tin diện rộng của Đảng) Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư và Văn phòng Trung ương Đảng (bao gồm cả phong bì có tên riêng các đồng chí lãnh đạo, các đơn vị, chuyên viên của Văn phòng); theo dõi và báo cáo lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng về kết quả xử lý các văn bản đến xin ý kiến Bộ Chính trị, Ban Bí thư và các đồng chí lãnh đạo Đảng; Quản lý và sử dụng con dấu của Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng.
Văn thư tại các đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản đến tới từng bộ phận, chuyên viên trong đơn vị mình và theo dõi việc xử lý văn bản đến; riêng Cục Lưu trữ được quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (chủ yếu phục vụ cho công tác chuyên môn, nghiệp vụ).
Dựa vào bốn điều kiện trên có thể khẳng định rằng Văn phòng Trung ương Đảng có cơ sở để lập thành phông lưu trữ cơ quan độc lập.
b) Cơ sở thực tiễn
Có nhiều cơ sở, căn cứ thực tiễn để quyết định thành lập một phông lưu trữ hay một sưu tập lưu trữ như căn cứ vào tình hình thực tế tài liệu của cơ quan hình thành với số lượng nhiều hay ít; vị trí, tầm quan trọng của cơ quan - đơn vị hình thành phông; các nhu cầu về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhiều....mà lập nên các phông lưu trữ độc lập hay các sưu tập lưu trữ. Đối với Phông lưu trữ VPTW Đảng, qua đối chiếu thì hội tụ đầy đủ và đáp ứng những căn cứ trên, do vậy tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng phải tổ chức theo phông.
c) Giới hạn thời gian của Phông lưu trữ VPTW
Đối với cơ quan đang hoạt động thì thời gian bắt đầu của phông được tính từ ngày có quyết định thành lập cơ quan đó, còn thời gian kết thúc thì chưa xác định được. Phông Lưu trữ VPTW Đảng là phông lưu trữ mở, do VPTW Đảng hiện nay đang hoạt động, tài liệu tiếp tục được bổ sung vào Phông. Vì vậy, thời gian bắt đầu của Phông là năm 1947 (năm thành lập Văn phòng). Phông lưu trữ VPTW Đảng khi tổ chức khoa học được chia thành các giai đoạn tương ứng với các khóa Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng. Mỗi
một giai đoạn Phông lưu trữ VPTW Đảng được tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc Đại hội đại biểu toàn quốc của khóa trước đến hết ngày bế mạc Đại hội đại biểu toàn quốc của khóa sau. Trên cơ sở lý luận và thực tiễn, Phông lưu trữ VPTW Đảng được chia thành các giai đoạn (tương ứng với từng khóa hoạt động của BCHTW Đảng) như sau:
Stt Tên phông Thời gian tài liệu