7. Kết cấu của đề tài
3.3. Hoàn thiện các công cụ tra cứu thông tin tài liệu
Các công cụ tra cứu khoa học là phương tiện đắc lực, cung cấp những thông tin cần thiết cho cán bộ lưu trữ và những đối tượng khác trong quá trình tìm kiếm, khai thác thông tin từ tài liệu lưu trữ. Đầu tư hơn nữa để nhanh chóng triển khai áp dụng công cụ tra cứu hiện đại, hoàn thiện việc cập nhật những tài liệu lưu trữ đưa lên mạng nội bộ nhằm xây dựng hệ thống công cụ tra tìm hoàn chỉnh, khoa học, đảm bảo việc tra tìm tài liệu trên nhiều phương diện (thủ công và tự động hoá) một cách nhanh chóng, chính xác. Do vậy, bên cạnh việc củng cố và hoàn chỉnh hệ thống công cụ tra cứu truyền thống nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý và tra tìm tài liệu hiện tại và trong những năm tới cần đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng các CSDL quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ.
phông lưu trữ nói riêng, bao gồm các loại chủ yếu sau:
* Mục lục hồ sơ
“Mục lục hồ sơ là công cụ tra cứu chủ yếu trong công tác lưu trữ, dùng để thống kê và giới thiệu nội dung hồ sơ của các phông lưu trữ, phục vụ các yêu cầu về thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ”. [22, tr.50].
Ví dụ: Trích Mục lục hồ sơ Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng khóa IX (2001 - 2006) Số/ký hiệu hồ sơ (đvb q)
Nội dung hồ sơ, tài liệu Thời gian bắt đầu- kết thúc Số trang Số tài liệu Thời hạn bảo quản Gh i ch ú Hộp / cặp số (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
1. Lãnh đạo chỉ đạo chung
về công tác văn phòng
1.1. Tài liệu hội nghị
Cặp số 001
1.1.1. Tài liệu hội nghị Phó Bí thư thường trực tỉnh ủy, thành ủy toàn quốc
0001
Hồ sơ hội nghị toàn quốc Phó Bí thư thường trực các tỉnh ủy, thành ủy, tổ chức tại Thành phố Hồ Chí Minh, từ ngày 10-11/01/2002. 29/05/2001 - 11/01/2002 146 020 Vĩnh viễn
1.1.2. Tài liệu hội nghị Chánh Văn phòng tỉnh ủy, thành ủy toàn quốc
Hồ sơ hội nghị Chánh Văn phòng toàn quốc, tổ chức tại 11 Lê Hồng Phong, Ba Đình, Hà Nội, từ ngày 06- 07/09/2001.
0002
Tập 1: Báo cáo của các văn phòng tỉnh ủy, thành ủy về kết quả hoạt động của văn phòng cấp ủy 02 năm (1999- 2000) và nhiệm vụ trọng tâm sau đại hội toàn quốc lần thứ
29/02/2001 - 10/10/2001
220 028 Vĩnh
IX của Đảng. Năm 2001.
0003
Tập 2: Công văn của các văn phòng tỉnh ủy, thành ủy về việc báo cáo danh sách đại biểu dự hội nghị. Năm 2001.
27/08/2001 - 04/09/2001 057 056 Vĩnh viễn 0004 Tập 3: Các lần dự thảo Kế hoạch tổ chức và phục vụ hội nghị. Năm 2001. 15/08/2001 - 30/09/2001 008 004 Vĩnh viễn Trên thực tế tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng có số lượng rất lớn, có hàng nghìn đơn vị bảo quản; mục lục hồ sơ giúp cho khi khai thác sử dụng, cán bộ biết được tên và địa chỉ hồ sơ mà mình đang cần.
Việc xây dựng mục lục hồ sơ theo lý thuyết cần đảm bảo đầy đủ hai phần “Phần tiêu đề hồ sơ” và “Phần tra tìm bổ trợ”, với các thành phần: tờ bìa, tờ nhan đề, tờ mục lục, lời nói đầu, bảng chữ viết tắt, bảng thống kê tiêu đề hồ sơ, bảng chỉ dẫn và phần kết thúc.
- Tiêu đề hồ sơ: cần đảm bảo 4 nội dung: tên loại văn bản trong hồ sơ, tác giả văn bản, nội dung vấn đề mà các văn bản đề cập đến, thời gian của sự việc được phản ánh trong văn bản và thời gian ban hành văn bản.
- Địa chỉ hệ thống hóa hồ sơ: Hồ sơ thuộc nhóm tài liệu nào, nằm ở tương quan vị trí nào trong phương án phân loại và hệ thống hóa tài liệu lưu trữ của phông lưu trữ.
- Địa chỉ nơi bảo quản: hồ sơ có số thứ tự bao nhiêu trong phông, được bảo quản ở tại cặp hộp nào, giá tài liệu nào, thuộc khu vực tài liệu nào của kho lưu trữ
* Cơ sở dữ liệu tra cứu thông tin, tài liệu lưu trữ:
Trong quá trình lập hồ sơ và xây dựng mục lục hồ sơ, cán bộ lưu trữ có điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin để việc tra tìm có hiệu quả. Thông thường, khi chỉnh lý tài liệu, danh mục các hồ sơ được lập sau chỉnh lý được xây dựng qua thẻ, sau đó các thông tin này được nhập vào máy tính phục vụ tra cứu.
Để tiết kiệm thời gian và nhân lực cho việc xây dựng danh mục các hồ sơ lập sau chỉnh lý, cán bộ lưu trữ cần chủ động lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu ngay từ khi sắp hoàn thành chỉnh lý tài liệu, để khi có các thông tin về hồ sơ thì có thể nhập vào phần
mềm và phục vụ tra cứu ngay.
* Thiết kế cấu trúc cơ sở dữ liệu Mục lục hồ sơ:
Form (biểu mẫu): là yếu tố thiết kế cơ bản trong CSDL Notes, mỗi form là 1 tài liệu mẫu cung cấp cấu trúc cho việc nhập dữ liệu. Sau khi dữ liệu được nhập vào form thông tin được lưu giữ lại.
Cụ thể như sau :
- Trường “Tên phông”:
Tên phông là tên của một cơ quan hình thành nên khối tài liệu. Ghi rõ ràng tên phông và giới hạn thời gian của phông lưu trữ. Giữa giới hạn thời gian của phông là dấu gạch ngang, không có dấu cách và đặt trong ngoặc đơn.
- Trường “Phông số”, “Mục lục số”, “Đơn vị bảo quản số”:
Phông số là số thứ tự của phông lưu trữ khi nhập vào kho; số phông được ấn định trong sổ phông của kho lưu trữ. Số phông được đánh bằng số Ả rập. Thông tin trong trường này gồm 3 chữ số, nếu số phông dưới 100 thì thêm số 0 phía trước.
Mục lục số là số ký hiệu của từng mục lục hồ sơ trong một phông. Số mục lục này được đăng ký cho từng phông lưu trữ và được quy định trong “Sổ đăng ký mục lục hồ sơ của kho lưu trữ”.
0 phía trước.
Đơn vị bảo quản số là số thứ tự hồ sơ (đvbq) được sắp xếp cố định trong từng mục lục hồ sơ.
Số ĐVBQ được đánh bằng số ả rập, gồm 4 chữ số, nếu số đvbq dưới 1000 thì thêm số 0 phía trước. Ví dụ: 0002; 0017; 0123...
- Trường “Địa chỉ hồ sơ”: Là thông tin về địa chỉ bảo quản hồ sơ (ĐVBQ);bao gồm 3 nhóm thông tin:
+ Kho số (phòng kho số) là thông tin về địa điểm bảo quản tài liệu, gồm 2 chữ số, bắt đầu từ 01.
+ Giá số là thông tin về số thứ tự giá đựng tài liệu trong một phòng kho, gồm 2 chữ số, bắt đầu từ 01.
+ Cặp (hộp) số là thông tin về số thứ tự cặp (hộp) đựng tài liệu, gồm 3 chữ số, bắt đầu từ 001. Khi nhập, giữa ba nhóm thông tin cách nhau bởi dấu gạch ngang(-), không có dấu cách. Ví dụ : 02-43-023 (được hiểu: kho số 02, giá số 43, cặp số 23).
- Trường “Tiêu đề nhóm”:
Tiêu đề nhóm là tên các nhóm tài liệu được xác định trong khung phân loại tài liệu, tương ứng với từng đề mục trong mục lục hồ sơ (phần chữ). Số đăng ký cho mỗi tiêu đề nhóm tương ứng với từng đề mục trong mục lục hồ sơ (phần số).
Toàn bộ các cấp độ tiêu đề nhóm của hồ sơ (ĐVBQ) phải được nhập vào máy. Phần số của tiêu đề nhóm được quy định thống nhất là số Ả rập.
Khi nhập phải nhập cả phần số và phần chữ, phần số gồm 2 chữ số, giữa phần số và phần chữ có dấu chấm và dấu cách; các cấp độ nhóm được ghi theo thứ tự từ cao đến thấp; giữa các cấp độ cách nhau bởi một dấu sổ chéo phải (\), không có dấu cách. Trong một cấp độ có dấu phẩy (,) phải thay bằng dấu chấm phẩy (;).
- Trường “Tên ĐVBQ”:
Là thông tin tóm tắt về thành phần và nội dung tài liệu có trong hồ sơ (ĐVBQ). Nhập đầy đủ tên ĐVBQ như trong mục lục hồ sơ.
- Trường “Chú thích”: Thông tin của trường này nhằm làm rõ thêm những thông tin quan trọng mà tên ĐVBQ chưa thể hiện được đầy đủ. Chú thích về các thể loại tài liệu có trong hồ sơ, chú thích về nội dung tài liệu, chú thích về thành phần tài liệu, chú thích
về bút tích lãnh đạo
- Trường “Chuyên đề”: Là trường cung cấp thông tin theo chuyên đề. Để có thể cập nhật thông tin trong trường này phải xây dựng khung chuyên đề. Mỗi hồ sơ (ĐVBQ) cụ thể đều nằm trong một hoặc một số chuyên đề nhất định, khi nhập tin cần chú ý sắp xếp trật tự theo chuyên đề chính mà hồ sơ (ĐVBQ) đề cập rồi mới đến các chuyên đề mở rộng.
- Trường “Từ khóa”:
Từ khoá là từ hoặc cụm từ ổn định, đủ nghĩa biểu thị những khái niệm được coi là quan trọng mà nội dung tài liệu đề cập đến, được dùng để mô tả và tra tìm tài liệu.
Khi định từ khoá cần căn cứ vào nội dung tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ) và yêu cầu của người tìm tin để lựa chọn những từ đủ nghĩa. Mỗi hồ sơ (ĐVBQ) có thể có một từ hoặc nhiều từ khoá. Khi nhập tin, mỗi từ khoá cách nhau một dấu phẩy (,) sau dấu phẩy là một dấu cách và viết hoa chữ cái đầu.
Ví dụ: Hội nghị, Chánh Văn phòng…
Đây là trường có nội dung phức tạp, đòi hỏi người cập nhật thông tin phải có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm.
- Trường “Ngày bắt đầu”: Là thời gian sớm nhất của tài liệu có trong hồ sơ (ĐVBQ).
Thông tin trong trường này được cài đặt sẵn với 8 chữ số, cách nhau bởi dấu sổ chéo phải (/) và giữa các giá trị không có dấu cách (00/00/0000). Phải nhập đủ mỗi giá trị của ngày, tháng với 2 chữ số và năm với 4 chữ số; ngày và tháng dưới 10 phải thêm số 0 phía trước.
Ví dụ: 26/04/2006.
- Trường “Ngày kết thúc”: Là thời gian muộn nhất của tài liệu có trong hồ sơ (ĐVBQ). Cách nhập tương tự như ngày bắt đầu.
Ví dụ: 19/01/2011
- Trường “Thời hạn bảo quản”: Là thời hạn lưu của hồ sơ (ĐVBQ) như vĩnh viễn, lâu dài hay có thời hạn.
Cách nhập: Vĩnh viễn; 70 năm; 20 năm…
3 chữ số, nếu không đủ thì thêm số 0 ở phía trước.
- Trường “Số tài liệu”: là thông tin tổng số tài liệu có trong hồ sơ (ĐVBQ); gồm tài liệu chính được biên mục trong Mục lục tài liệu văn kiện và toàn bộ tài liệu kèm theo.
- Trường “Độ mật”: là thông tin chỉ cấp độ mật của hồ sơ (ĐVBQ) như mật, tối mật, tuyệt mật.
- Trường “Ghi chú”: là những thông tin về mối liên hệ giữa các hồ sơ (ĐVBQ), về tình trạng thiếu đủ, ngôn ngữ, vật lý của tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ).
- Trường “Người nhập tin”: Nhập đầy đủ họ tên người nhập tin. - Trường “Ngày nhập”: là ngày nhập thông tin. Nhập đủ 8 chữ số.
Sau khi thông tin cấp hai được nhập vào các cơ sở dữ liệu, thì việc khai thác, sử dụng thông tin được thực hiện qua các công cụ tìm kiếm có cấu trúc và tìm kiếm toàn văn.
Sự ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thống kê và xây dựng công cụ tra cứu đã mang lại sự tiện ích, nhanh chóng, độ chính xác cao trong công tác phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu. Khi có phần mềm tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ như việc tìm kiếm thông tin trên các cơ sở dữ liệu đã thay thế cho cách tra tìm thông tin truyền thống trên các mục lục hồ sơ.
Như vậy, với những công cụ tra cứu hiện có đã mang lại sự tiện ích cho người sử dụng. Nhưng vấn đề bức thiết hiện nay, đó là việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ các phông lưu trữ. Chúng ta không thể làm gì được, không thể phục vụ việc khai thác, sử dụng, không thể ứng dụng công nghệ thông tin được khi tài liệu chưa được tiến hành tổ chức khoa học. Thứ hai, đó là việc xây dựng, nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác lưu trữ của các cơ quan lưu trữ lịch sử để phục vụ việc tra tìm nhanh chóng, hiệu quả. Thứ ba, đó là nâng cao trình độ của cán bộ làm công tác lưu trữ, bên cạnh tiến hành tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, cán bộ phải được nâng cao về nghiệp vụ tin học.
Việc tra tìm thông tin có sử dụng công cụ tra cứu hiện đại đã mang lại sự tiện ích, rút ngắn được thời gian công sức của người tìm tin. Trong tương lai các cơ quan nên đẩy mạnh việc xây dựng công cụ tra cứu theo cách này.