7. Kết cấu của đề tài
2.2.4. Thống kê tài liệu lưutrữ
Những số liệu thống kê giúp xây dựng kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu và khả năng thực tế. Thống kê tài liệu lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quy hoạch công tác bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ. Dựa vào kết quả thống kê tài liệu lưu trữ, có thể xác định được phương
hướng bổ sung những tài liệu còn thiếu hoặc bị hư hỏng, lập kế hoạch bảo quản an toàn những tài liệu có giá trị. Thống kê tài liệu lưu trữ đòi hỏi cụ thể và chính xác. Các số liệu thống kê về phông lưu trữ, hồ sơ, các bộ tài liệu trên sổ sách chính xác và phù hợp với thực tế. Công tác thống kê lưu trữ phải kịp thời, đúng thời gian quy định của Cục Lưu trữ Trung ương, nếu không sẽ làm mất tác dụng của số liệu thống kê. Nhiệm vụ của công tác thống kê gồm các vấn đề sau:
Đối tượng thống kê là: đội ngũ cán bộ lưu trữ, là phương tiện làm việc, bảo quản tài liệu lưu trữ, là các công cụ tra cứu khoa học, là tài liệu lưu trữ.
Đơn vị thống kê là: Phông lưu trữ, hồ sơ, đơn vị bảo quản (đã được chỉnh lý); cặp, bó, mét (đối với tài liệu chưa chỉnh lý còn để bó gói, lộn xộn); từng văn bản (đối với văn bản quý hiếm, đặc biệt, có giá trị).
Công cụ thống kê gồm: Sổ nhập tài liệu lưu trữ; sổ thống kê phông lưutrữ; mục lục hồ sơ; sổ đăng ký mục lục hồ sơ; sổ xuất tài liệu lưu trữ; báo cáo thống kê tổng hợp.
Tài liệu thuộc phông lưu trữ VPTW Đảng đã được thống kê ở những giai đoạn chỉnh lý, đã có mục lục hồ sơ Phông các giai đoạn, tài liệu được thống kê đến từng đơn vị bảo quản. Đồng thời mục lục hồ sơ còn cho biết trong tổng số hồ sơ (đvbq) có bao nhiêu lưu trữ vĩnh viễn, bao nhiêu lưu có thời hạn. Căn cứ vào mục lục hồ sơ có thể định kỳ đưa ra những tài liệu hết giá trị để đánh giá lại.
Ví dụ: Mục lục hồ sơ phông VPTW Đảng khóa IX (giai đoạn 2001 - 2006) gồm có 1679 hồ sơ (đvbq); đánh số liên tục từ hồ sơ (đvbq) số 01 đến hồ sơ (đvbq) số1694; trùng ĐVBQ: 901.1, 933.1, 1492.1; khuyết ĐVBQ: không; trong đó có 1471 hồ sơ (đvbq) lưu vĩnh viễn, 226 hồ sơ (đvbq) lưu 70 năm ĐG.
Mục lục hồ sơ phản ánh nội dung tài liệu trong phông và là phương tiện tra tìm rất hiệu quả. Căn cứ vào số thứ tự và tên hồ sơ (đvbq) được thống kê trong mục lục hồ sơ mà chúng xác định được tài liệu cần tìm có hay không, từ đó tiến hành việc tra tìm được nhanh chóng.
Đối với những giai đoạn chưa chỉnh lý, tài liệu thuộc Phông VPTW Đảng cũng được thống kê ở đơn vị mét giá: giai đoạn 2006 - 2011: 239 mét giá; giai đoạn 2011 - 2016: 218 mét giá.