7. Kết cấu của đề tài
3.1.1. Tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu phông lưutrữ cơ quan
a. Quy trình nghiệp vụ
- Nhóm chỉnh lý tiếp nhận tài liệu từ Kho Lưu trữ Trung ương (theo biên bản bàn giao) về nơi chỉnh lý.
- Khảo sát toàn bộ khối tài liệu và xây dựng kế hoạch tổ chức khoa học tài liệu. - Nghiên cứu và biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông, phương án phân loại tài liệu, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu.
- Xin ý kiến góp ý của các phòng có liên quan và ý kiến xét duyệt của lãnh đạo Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương về các dự thảo văn bản trên.
- Hoàn chỉnh các dự thảo văn bản sau khi có ý kiến xét duyệt của lãnh đạo Cục và các phòng có liên quan.
- Phân chia tài liệu: dựa vào phương án phân loại tài liệu đã được xây dựng để phân chia tài liệu về các nhóm và kiểm tra tài liệu trong từng nhóm. Trong quá trình phân loại phải kết hợp với việc đánh giá giá trị tài liệu trùng loại.
gian, tác giả, vấn đề, thể loại. Nhiệm vụ của người lập hồ sơ còn phải viết tiêu đề hồ sơ; sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu trùng thừa và hết giá trị về mọi phương diện. Đồng thời, trong quá trình lập hồ sơ kết hợp định thời hạn bảo quản cho hồ sơ căn cứ vào Bảng hướng dẫn xác định giá trị tài liệu đã được xây dựng.
- Kiểm tra cố định hồ sơ. - Biên mục hồ sơ.
- Hệ thống hóa hồ sơ trên thẻ.
- Lập mục lục hồ sơ: viết lời nói đầu; lập các bảng tra cứu bổ trợ; in mục lục; đóng quyển mục lục.
- Kiểm tra, thống kê, làm thủ tục xét huỷ và tổ chức loại huỷ tài liệu sau khi Hội đồng xác định giá trị tài liệu cơ quan phê duyệt.
- Hoàn chỉnh hồ sơ phông
- Nghiệm thu và bàn giao tài liệu đã chỉnh lý xong. - Xây dựng cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ.
- Tổng kết chỉnh lý.
- Bàn giao tài liệu vào kho.
b. Cách thức tổ chức
+ Nhân lực: cán bộ Phòng Khoa học - Nghiệp vụ tham gia vào công tác tổ chức khoa học tài liệu của Phông Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.
+ Phân công cụ thể
- Do khối lượng tài liệu lớn và phức tạp, nên bố trí cử ra một trưởng nhóm chỉnh lý (chủ phông) - là một cán bộ có trình độ lý luận và thực tiễn cao. Chủ phông chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Cục Lưu trữ về tất cả các vấn đề liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu của phông đó. Phối hợp với các phòng chức năng trong Cục và tổ chức, điều hành công việc, bố trí nhân lực bảo đảm tiến độ và chất lượng chỉnh lý, bảo quản an toàn và bảo mật tài liệu.
- Chủ phông có trách nhiệm xây dựng các hồ sơ phông, kế hoạch chỉnh lý và phụ trách các phần việc thuộc về nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu, đảm bảo chất lượng; phối hợp với đồng chí lãnh đạo phòng chức năng trong việc phân công nhân lực phù hợp với từng công
đoạn của tổ chức khoa học; bảo đảm các điều kiện về cơ sở vật chất phục vụ chỉnh lý; thực hiện việc chấm công chỉnh lý.
3.1.2. Bổ sung, hoàn thiện phương án phân loại tài liệu
a. Yêu cầu đối với phương án phân loại tài liệu
- Khi xây dựng phương án phân loại tài liệu lưu trữ cho một phông lưu trữ cơ quan thì phương án đó phải đáp ứng những yêu cầu sau:
+ Phương án đó phải phản ánh được chức năng, nhiệm vụ, hoạt động của đơn vị hình thành phông.
+ Phương án phải phản ánh đầy đủ thành phần, nội dung tài liệu.
+ Việc phân chia các nhóm phải để hợp lý từ nhóm lớn đến nhóm vừa, nhóm nhỏ và phải được sắp xếp theo một trật tự logíc.
b. Cơ sở chọn phương án phân loại
Căn cứ Quyết định số 79-QĐ/TW, ngày 21/8/2007 và Quyết định số 189-QĐ/TW, ngày 10/4/2013 của Bộ Chính trị về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương.
Căn cứ vào việc khảo sát tình hình thực tế tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng các khóa chúng tôi nhận thấy, nội dung tài liệu trong phông phức tạp, khối lượng tài liệu nhiều, tài liệu của một số đơn vị trong Văn phòng chưa được chỉnh lý sắp xếp khoa học theo yêu cầu nghiệp vụ.
Trên cơ sở kế thừa phương án phân loại tài liệu Phông Văn phòng Trung ương của các giai đoạn đã được chỉnh lý. Chúng tôi tiếp tục chọn phương án: Thời gian - Mặt hoạt động làm cơ sở phân loại và hệ thống hoá tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương cho hai giai đoạn chưa được chỉnh lý. Phương án “Thời gian - Mặt hoạt động”: thời gian là theo nhiệm kỳ hoạt động của Ban Chấp hành Trung ương Đảng; mặt hoạt động chính là chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Trung ương Đảng theo từng nhiệm kỳ (có bổ sung thêm hoặc bớt cho phù hợp với tình hình thực tế). Việc lựa chọn phương án này là tối ưu vì những lý do sau đây:
+ Phân loại tài liệu theo phương án này sẽ giúp cho việc quản lý, phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu được thuận lợi, nhanh chóng, chính xác.
ương Đảng, mà theo quy định cứ 5 năm một lần tiến hành Đại hội Đảng toàn quốc. Vì vậy, tài liệu Phông Văn phòng Trung ương cũng được chia theo nhiệm kỳ tương ứng với các khoá Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng, thời gian của khoá đại hội được tính từ sau ngày bế mạc đại hội khoá trước đến ngày kết thúc của đại hội khoá sau. Do vậy, lấy yếu tố thời gian theo nhiệm kỳ đại hội là hợp lý.
+ Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Trung ương Đảng tương đối ổn định qua các thời kỳ, gắn liền với công tác của cơ quan tham mưu giúp việc Ban Chấp hành Trung ương. Dựa vào chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Trung ương Đảng đã hoạt động tập trung trên một số mặt công tác sau :
- Lãnh đạo, chỉ đạo chung về công tác văn phòng. - Công tác giúp Trung ương điều hành bộ máy. - Công tác thông tin phục vụ Trung ương.
- Công tác hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cấp ủy. - Công tác thư từ, tiếp dân.
- Công tác văn thư, lưu trữ, cơ yếu, tin học. - Công tác tài chính, tài sản.
- Công tác quản trị phục vụ.
- Công tác đầu tư, xây dựng cơ bản.
- Công tác tổ chức - cán bộ, đối ngoại và hoạt động nội bộ của Văn phòng Trung ương Đảng.
+ Văn phòng Trung ương Đảng có bộ máy tổ chức rõ ràng và ổn định, tài liệu khi thu về một số đơn vị trong tình trạng lộn xộn, không thu thập tập trung được theo tổ chức bộ máy hơn nữa nếu phục vụ tra tìm thông tin theo chuyên đề, vụ việc mà áp dụng phương án phân loại là cơ cấu tổ chức thì rất khó vì tài liệu cùng một chuyên đề nhưng nằm rải rác ở các tổ chức khác nhau. Do vậy không thể áp dụng phương án phân loại theo cơ cấu tổ chức.
Vì vậy, dựa vào các mặt hoạt động chính của Văn phòng Trung ương Đảng mà lấy yếu tố mặt hoạt động là hợp lý.
Cho đến nay, Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng là phông mở. Việc hợp nhất, sáp nhập bốn Ban: Ban Kinh tế Trung ương, Ban Nội chính Trung ương, Ban Tài
chính - Quản trị Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng thành Văn phòng Trung ương Đảng (4/2007) làm tăng thêm chức năng, nhiệm vụ. Vì vậy, trong thời gian này các mặt hoặt động của Văn phòng Trung ương Đảng đã tăng thêm. So với giai đoạn 2001- 2006, Văn phòng Trung ương Đảng được bổ sung thêm một số nhiệm vụ sau khi sáp nhập một số Ban Trung ương về Văn phòng Trung ương như: Tham mưu, tổng hợp và đề xuất ý kiến, thẩm định các đề án, sơ kết, tổng kết việc thực hiện nghị quyết, chỉ thị, quyết định của Đảng trong một số lĩnh vực công tác như: kinh tế - xã hội, nội chính; Nghiên cứu, đề xuất ý kiến về chủ trương, chế độ quản lý tài chính, tài sản của Đảng; Đảm bảo điều kiện vật chất, trang bị kỹ thuật phục vụ hoạt động của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư; thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ lão thành cách mạng và cán bộ diện chính sách và một số điều kiện vật chất khác phục vụ hoạt động của các cơ quan đảng ở Trung ương; một số vấn đề về đời sống của các đồng chí Ủy viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư, cán bộ cao cấp và cán bộ, công chức của các cơ quan đảng ở Trung ương; thực hiện nhiệm vụ quan hệ quốc tế về tài chính đối với các đảng, các tổ chức chính trị có quan hệ với Đảng ta; quản lý về quy hoạch, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản…Chính vì vậy nên thành phần, nội dung tài liệu cũng được bổ sung thêm như: Tài liệu về tham mưu, tổng hợp và đề xuất ý kiến, thẩm định các đề án, sơ kết, tổng kết việc thực hiện nghị quyết, chỉ thị, quyết định của Đảng trong một số lĩnh vực công tác như: Kinh tế - xã hội, nội chính; tài liệu về chủ trương, chế độ quản lý tài chính, tài sản của Đảng; tài liệu về đảm bảo điều kiện vật chất, trang bị kỹ thuật phục vụ hoạt động của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư; tài liệu về chế độ chính sách đối với cán bộ lão thành cách mạng và cán bộ diện chính sách và một số điều kiện vật chất khác phục vụ hoạt động của các cơ quan đảng ở Trung ương; tài liệu về phục vụ một số vấn đề về đời sống của các đồng chí Ủy viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư, cán bộ cao cấp và cán bộ, công chức của các cơ quan đảng ở Trung ương; tài liệu về thực hiện nhiệm vụ quan hệ quốc tế về tài chính đối với các đảng, các tổ chức chính trị có quan hệ với Đảng ta; tài liệu về quản lý quy hoạch, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản…
Văn phòng Trung ương Đảng có 3 doanh nghiệp trực thuộc: Công ty TNHH Một thành viên An Phú, công ty TNHH Hồ Tây một thành viên, công ty TNHH một thành viên In Tiến Bộ. Tuy nhiên, trong Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng chỉ có chủ
yếu tài liệu về tài chính, tài sản của 3 công ty này, không có tài liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh.
Sau khi một số đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng được tách thành các Ban Đảng trực thuộc Trung ương, ngày 10/4/2013 Bộ Chính trị đã ban hành Quyết định số 189-QĐ/TW về chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Trung ương Đảng và có sự điều chỉnh so với Quyết định 80-QĐ/TW, ngày 10/4/2012. Về chức năng bỏ chức năng “tham mưu về chủ trương và các chính sách lớn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính”. Về nhiệm vụ bỏ 2 nhiệm vụ: tham mưu, tổng hợp và đề xuất ý kiến trong lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính, pháp luật cải cách tư pháp; thẩm định các đề án thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội và một số đề án về lĩnh vực nội chính trước khi trình Bộ Chính trị, Ban Bí thư.Vì vậy các mặt hoạt động của Khung phân loại Phông cũng sẽ giảm đi cho phù hợp với tình hình nhiệm vụ thực tế.
Với những cơ sở như vậy, khi chỉnh lý chọn phương án phân loại là: Thời gian - Mặt hoạt động cho Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng (giai đoạn 26/4/2006 - 19/01/2011) và (giai đoạn 20/01/2011 - 28/01/2016). Xây dựng theo phương án trên có những ưu điểm và tồn tại sau:
- Ưu điểm
+ Phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ và những hoạt động chính của Văn phòng Trung ương Đảng theo các mặt hoạt động trong từng nhiệm kỳ.
+ Những tài liệu không có tác giả hoặc khó xác định tác giả thì dễ phân chia theo mặt hoạt động.
+ Tận dụng được một số nhóm tài liệu ở khâu văn thư, như nhóm lãnh đạo, chỉ đạo chung (Tài liệu đại hội, hội nghị…).
+ Phản ánh được mối liên hệ logíc giữa các tài liệu về một vấn đề, chuyên đề nhất định, thuận lợi cho việc khai thác, tra tìm tài liệu thông tin, tài liệu lưu trữ, theo vấn đề, chuyên đề.
+ Số lượng các nhóm lớn của phương án ít hơn so với phương án thời gian - cơ cấu tổ chức. Tài liệu đại hội của Văn phòng Trung ương Đảng có thể ghép vào lãnh đạo, chỉ đạo chung. Nếu phương án thời gian - cơ cấu tổ chức thì tài liệu đại hội phải tách riêng thành một nhóm.
+ Thuận tiện cho việc bổ sung tài liệu sau này.
- Nhược điểm
+ Không phản ánh được cơ cấu tổ chức của Văn phòng Trung ương Đảng qua từng giai đoạn.
+ Áp dụng phương án thời gian - mặt hoạt động đòi hỏi cán bộ lưu trữ phải có trình độ, năng lực nhất định.
Nghiên cứu tổ chức khoa học tài liệu trong phông chúng tôi thấy mỗi phương án có những ưu điểm và nhược điểm khác nhau. Trong quá trình tổ chức khoa học tài liệu, các phương án đã bộc lộ những hạn chế như khó xác định ranh giới tài liệu giữa các nhóm và có những tài liệu không biết đưa vào nhóm nào. Do đó, cần xây dựng một mẫu khung phân loại chung nhất có tính mở cho Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.
Khung phân loại chi tiết Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng (Theo Phụ lục 2).
3.2. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là một công việc vô cùng quan trọng trong công tác tổ chức khoa học tài liệu. Mục đích cơ bản nhất của việc xác định giá trị tài liệu là giữ lại những tài liệu có giá trị, đồng thời loại ra những tài liệu hết hoặc không còn giá trị nhằm tiết kiệm kho tàng, cơ sở vật chất, nhân lực cho việc bảo quản tài liệu; tạo điều kiện phục vụ tốt hơn và nâng cao hiệu quả phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu.
Cho đến hiện tại Văn phòng Trung ương Đảng vẫn chưa ban hành được Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phông Văn phòng Trung ương Đảng. Qua khảo sát thực tế thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Văn phòng Trung ương hai giai đoạn trên, tác giả dự kiến xây dựng Bảng thời hạn bảo quản các nhóm tài liệu hình thành trong hoạt động của Văn phòng Trung ương giai đoạn Khóa X và XI.