7. Kết cấu của đề tài
2.2. Thực trạng tổ chức khoa học tài liệuPhông lưutrữ Văn phòng Trung ương Đảng
Những văn bản về thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của VPTW Đảng có ý nghĩa hết sức quan trọng trong thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho BCHTW, BCT, BBT.
* Ý nghĩa thực tiễn
Tài liệu lưu trữ của VPTW Đảng một mặt phục vụ đắc lực cho việc thực hiện chủ trương, chính sách, kế hoạch phát triển của Đảng ngắn và dài hạn nói chung, ngoài ra, nó còn phục vụ thiết thực cho công tác nghiên cứu và giải quyết các công việc của mỗi cán bộ, đảng viên trong cơ quan. Đồng thời tài liệu lưu trữ của Văn phòng thể hiện được những mặt hoạt động trong công tác tham mưu về chủ trương và các chính sách lớn thuộc các lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính, tài chính, tài sản của Đảng giúp Trung ương trong việc điều hành hoạt động một cách có hiệu quả.
Hồ sơ phản ánh hoạt động chung của VPTW (hồ sơ hội nghị sơ kết, tổng kết công tác 6 tháng, năm của VPTW; hồ sơ lễ kỷ niệm các ngày lễ lớn trong năm...); hồ sơ về việc thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động; hồ sơ về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức, viên chức và người lao động; hồ sơ về công tác thi đua, khen thưởng; hồ sơ về công tác đối ngoại của VPTW; hồ sơ về việc theo dõi, xử lý các đơn thư khiếu nại, tố cáo có ý kiến của Thường trực BBT. Những hồ sơ này phản ánh một cách rõ nét nhất quá trình làm việc của chuyên viên trên các mặt công tác,… Chính vì vậy, tài liệu lưu trữ của VPTW Đảng bên cạnh những ý nghĩa chính trị, lịch sử nó còn mang một ý nghĩa thực tiễn trong việc phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
2.2. Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng ương Đảng
Thu thập và bổ sung tài liệu là công việc thường xuyên của lưu trữ cơ quan, góp phần hoàn thiện và tối ưu hoá thành phần tài liệu của Phông lưu trữ cơ quan. Đây là tiền đề tạo điều kiện tốt cho việc tổ chức khoa học tài liệu trong phông. Làm tốt công tác thu thập và bổ sung tài liệu vừa tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các nghiệp vụ của công tác lưu trữ lại vừa thực hiện tốt nguyên tắc tập trung thống nhất tài liệu. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu được tiến hành thường xuyên và đúng thời hạn sẽ tránh được tình
trạng mất mát tài liệu, giúp cho phông lưu trữ cơ quan ngày càng hoàn thiện. Nếu công tác bổ sung tài liệu không được thực hiện tốt dẫn đến tình trạng tài liệu quan trọng không được thu thập đầy đủ, từ đó sẽ gây ra những tổn hại lớn cho cơ quan. Đây được coi là mắt xích đầu tiên và quan trọng mà lưu trữ phải thực hiện để có nguồn tài liệu phong phú, có giá trị cho Phông lưu trữ.
Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu ở Văn phòng Trung ương Đảng đã có nhiều tiến bộ trong những năm gần đây. Việc giao nhận hồ sơ, tài liệu giữa các đơn vị, chuyên viên trong cơ quan với Lưu trữ cơ quan đảm bảo đúng nguyên tắc, xóa bỏ tình trạng tài liệu lưu trữ bị phân tán, chiếm dụng riêng. Tuy nhiên, tài liệu thiếu hổng nhiều, có nhiều tài liệu quan trọng không có hoặc có ít hơn so với chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Tài liệu tuy đã được phân từng khối nhưng khối tài liệu hình thành không thống nhất một đặc trưng nên tài liệu vẫn còn lộn xộn.
Kết quả thu thập tài liệu của Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng như sau:
Stt Tên phông Số lượng
cặp
Thời gian tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng
1 Giai đoạn 1947 - 1986. 261 1947 - 1986 2 Khóa VI (1986 - 1991). 120 19/12/1986 - 27/6/1991 3 Khóa VII (1991 - 1996). 201 28/6/1991 - 01/7/1996 4 Khóa VIII (1996 - 2001). 323 02/7/1996 - 22/4/2001 5 Khóa IX (2001 - 2006). 705 23/4/2001 - 25/4/2006 6 Tài liệu tài chính kế toán từ năm 1986 -2008. 770 1986 - 2008
7 Khóa X (2006 - 2011). 239 mét
giá
26/04/2006 - 19/01/2011
8 Khóa XI (2011- 2016). 218 mét giá
20/01/2011 - 28/01/2016
Bảng 2: Thống kê tài liệu thu thập qua các giai đoạn của Phông lưu trữ VPTW Đảng
Qua từng giai đoạn của phát triển của cơ quan, tài liệu lưu trữ đã phản ánh đa dạng và phong phú về nội dung, thể hiện được các mặt hoạt động đặc trưng của Văn phòng Trung ương Đảng. Bao gồm các mặt hoạt động sau: Lãnh đạo, chỉ đạo chung về công tác văn phòng, công tác giúp Trung ương tổ chức, điều hành bộ máy, công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo của Trung ương Đảng, công tác hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cấp ủy, công tác thư từ - tiếp dân, công tác văn thư, lưu trữ, cơ yếu, công nghệ thông tin, công tác tổ chức - cán bộ, đối ngoại và hoạt động nội bộ Văn phòng Trung ương Đảng.
Để phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ cần tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ, đó là thực hiện các bước nghiệp vụ củacông tác lưu trữ bao gồm:phân loại, chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị tài liệu; xây dựngcông cụ tra cứu và thống kê tài liệu.
2.2.1. Phân loại, chỉnh lý tài liệu
Sau khi thu thập tài liệu từ các nguồn, bước tiếp theo của lưu trữ là tiếp cận khối tài liệu thu được nhằm đánh giá sơ bộ chất lượng, số lượng, nội dung tài liệu. Hoạt động của Văn phòng Trung ương được tính theo nhiệm kỳ hoạt động của Ban Chấp hành Trung ương Đảng. Trong quá trình hoạt động, Văn phòng Trung ương Đảng và các đơn vị trực thuộc hình thành nên một khối tài liệu rất lớn và cần được quản lý khoa học. Hiện nay Phông Văn phòng Trung ương Đảng đã được tiến hành phân loại, chỉnh lý từ năm 1947 đến năm 2006, còn hai giai đoạn từ 2006-2011 và 2011-2016 chưa được chỉnh lý.
VPTW Đảng là cơ quan mà chức năng, nhiệm vụ qua các thời kỳ ít thay đổi nhưng cơ cấu tổ chức thì có sự thay đổi. Tài liệu để biên soạn lịch sử đơn vị hình thành Phông giai đoạn 1947-1986 rất thiếu chủ yếu dựa vào biên sử “Quá trình tổ chức và hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam” do Văn phòng Trung ương biên soạn tháng 8/1990. Ở các giai đoạn sau, văn bản về chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng đã đầy đủ và rõ ràng hơn nên thuận tiện cho việc biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông.
từ năm 1947 - 2006. Tài liệu của Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng được chia theo nhiệm kỳ hoạt động của BCHTW nên quá trình thực hiện các nghiệp vụ tổ chức khoa học cũng chia theo từng giai đoạn.
Loại hình tài liệu chủ yếu là tài liệu hành chính, tài liệu giấy và một lượng nhỏ cặp ba dây tài liệu ảnh và một số băng ghi hình (thuộc hồ sơ các lễ kỷ niệm, hồ sơ đón đoàn vào). Tài liệu chủ yếu được đánh máy và in trên giấy tốt, chữ rõ, dễ đọc; một số tài liệu đóng quyển, tài liệu tham khảo, tài liệu phô tô, tài liệu có ý kiến sửa chữa trực tiếp của các đồng chí lãnh đạo Trung ương Đảng, lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng. Tuy nhiên, một số tài liệu viết tay, giấy vàng, chữ mờ, tài liệu thiếu ngày tháng năm, tác giả, chữ ký.
- Thành phần tài liệu:
+ Tài liệu do Văn phòng Trung ương Đảng ban hành: tài liệu tên gọi (bản gốc, bản chính và bản thảo có bút tích), sổ đăng ký văn bản…; tài liệu của các đồng chí lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng; tài liệu do các đơn vị trực thuộc, Đảng ủy và các đoàn thể trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng ban hành.
+ Tài liệu gửi đến Văn phòng Trung ương Đảng: Tài liệu của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội, các ban, bộ, ngành ở Trung ương, các tỉnh ủy, thành ủy gửi đến để trao đổi công tác, nắm thông tin, báo cáo tình hình công tác, xin ý kiến, góp ý kiến và phối hợp công tác; khiếu nại, tố cáo…
+ Hồ sơ hội nghị (sơ kết, tổng kết, giao ban, chuyên đề …); tài liệu các buổi làm việc, hồ sơ công việc, vụ việc…
- Nội dung tài liệu về cơ bản đã phản ánh được đầy đủ chức năng và các nhiệm vụ được giao cũng như những hoạt động, công việc chính, nổi bật mà Văn phòng Trung ương Đảng đã thực hiện trong từng giai đoạn cụ thể.
- Tình trạng vật lý của tài liệu: Phần lớn tài liệu giai đoạn này cũ, giấy hơi đen, một số thể loại văn bản là giấy polua mỏng, dễ rách, nhiều tài liệu viết tay (Báo cáo của chuyên viên vụ Địa phương II về tình hình các tỉnh; tài liệu đóng góp ý kiến của lãnh đạo Văn phòng Trung ương về dự thảo văn bản của Trung ương…)
Phông lưu trữ VPTW Đảng là phông lưu trữ mở. Chức năng, nhiệm vụ cơ bản không có thay đổi nhiều. Phương án được áp dụng là Thời gian - Mặt hoạt động để hệ
thống hóa tài liệu Phông VPTW Đảng. Đã tiến hành chỉnh lý 2380 cặp trong đó: tài liệu lưu vĩnh viễn và 70 năm là 1227 cặp, lưu 10 - 20 năm là 132 cặp, tài liệu trùng thừa: 543 cặp, tài liệu hết giá trị là 420 cặp, bổ sung phông khác 58 cặp.
Sau khi hoàn thành chỉnh lý, mỗi giai đoạn của phông đã lập hồ sơ phông hoàn chỉnh gồm: Các biên bản giao nhận tài liệu, lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông, phương án phân loại tài liệu, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, kế hoạch chỉnh lý, mục lục hồ sơ, các văn bản về xét hủy tài liệu, báo cáo sơ kết, tổng kết chỉnh lý.
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu
Tài liệu Phông lưu trữ VPTW Đảng là khối tài liệu có giá trị về mặt chính trị, khoa học và lịch sử, phản ánh đầy đủ các mặt hoạt động của VPTW qua các giai đoạn hình thành và phát triển. Khi đánh giá giá trị tài liệu thuộc phông này phải tuân theo những nguyên tắc, phương pháp về công tác xác định giá trị tài liệu đặc thù của đơn vị hình thành phông và căn cứ vào tình hình thực tế của tài liệu để đảm bảo chính xác. Xác định giá trị tài liệu đảm bảo chính xác, không loại các tài liệu có giá trị, lưu những tài liệu không có giá trị. Xác định giá trị tài liệu phải gắn với chức năng, nhiệm vụ, tổ chức của Văn phòng Trung ương Đảng qua các thời kỳ và các quy định, hướng dẫn liên quan đến công tác nghiệp vụ. Qua khảo sát thực tế thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng được chia thành các giai đoạn như sau:
* Giai đoạn 1947 - 1986:
Với chức năng chuyên môn giúp việc cho TW, không giống với các cơ quan giúp việc khác Văn phòng có quan hệ mật thiết với BCT, BBT nhưng lề lối làm việc ở giai đoạn này không rõ ràng, mọi công việc không được tài liệu hóa đầy đủ nên việc xác định ranh giới tài liệu giữa Phông lưu trữ VPTW và BCHTW chỉ là tương đối, không thể hoàn toàn tách biệt được. Tài liệu được thu hàng năm và bàn giao vào kho lưu trữ, tổng số tài liệu ở giai đoạn này là 240 cặp. Tài liệu được sắp xếp theo nhóm, có những nhóm đã có bản thống kê chi tiết, tài liệu được thu nhiều lần và được chỉnh lý nhiều lần, cách chỉnh lý mỗi lần khác nhau tuy có một số tài liệu có thống kê nhưng vẫn lộn xộn, không đồng nhất. Kết quả xác định thời hạn bảo quản tài liệu như sau:
(đvbq). Trong đó 674 cặp lưu vĩnh viễn; 24 cặp tài liệu lưu lâu dài (70 năm đánh giá) chủ yếu là tài liệu nhân sự.
- Tài liệu trùng thừa: 32 cặp. - Tài liệu loại: 77 cặp.
- Tài liệu bổ sung cho phông khác: 18 cặp.
Do tài liệu thiếu hổng nhiều nên đã nâng giá trị của một số tài liệu lên, nhất là đối với khối tài liệu của chính VPTW sản sinh ra. Ví dụ: tài liệu báo cáo tháng, tuần của VPTW có thời hạn bảo quản vĩnh viễn. Chỉ một số tài liệu đơn giản không quan trọng thì mới loại ngay từ bước phân loại, còn hầu hết tài liệu được đánh giá từ chung đến riêng, từ nhóm lớn đến nhóm nhỏ và cuối cùng là đến tài liệu. Đối với tài liệu loại, trùng thừa được thống kê theo từng tập tài liệu, có bản đề nghị hủy tài liệu.
* Giai đoạn từ 19/12/1986 đến 27/6/1991:
Trong tổng số 120 cặp tài liệu được đem ra chỉnh lý có 42 cặp tài liệu lưu vĩnh viễn và 70 năm với 251 đvbq, 02 cặp lưu có thời hạn bảo quản từ 10 - 20 năm với 12 đvbq, 31 cặp tài liệu hết giá trị và 20 cặp trùng thừa.
* Giai đoạn từ 28/6/1991 đến 01/7/1996:
Tổng số tài liệu đưa ra chỉnh lý 201 cặp. Trong đó tài liệu lưu vĩnh viễn và 70 năm đánh giá là 81 cặp tài liệu với 402 đvbq; tài liệu lưu 20 năm là 04 cặp (sổ đăng ký công văn của Cục Lưu trữ và sổ tay của Chánh Văn phòng), lưu 10 năm là 2 cặp (công văn mời họp); tài liệu loại và trùng thừa 74 cặp; tài liệu bổ sung phông khác: bổ sung phông cá nhân 1 cặp, phông BCHTW 13 cặp, phông Đại hội V và VII là 4 cặp, phông các giai đoạn khác 22 cặp.
* Giai đoạn từ 02/7/1996 đến 22/4/2001:
Tài liệu đưa ra chỉnh lý là 323 cặp. Trong đó tài liệu lưu vĩnh viễn và 70 năm đánh giá là 130 cặp tài liệu với 607 đvbq; tài liệu lưu 20 năm là 57 cặp, lưu 10 năm là 23 cặp; tài liệu loại và trùng thừa 113 cặp.
* Giai đoạn từ 23/4/2001 đến 25/4/2006:
Số lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý là 705 cặp. Tài liệu lưu vĩnh viễn và 70 năm đánh giá là 337 cặp với 1697 hồ sơ (đvbq) trong đó có 6 đvbq có tài liệu nghe nhìn với 86 tài liệu ảnh, 01 băng ghi âm, 01 băng ghi hình; tài liệu lưu 20 năm đáng giá 14 cặp với 50
đvbq; tài liệu hết giá trị 143 cặp; tài liệu trùng thừa 211 cặp. tài liệu sau khi chỉnh lý, xác định giá trị đã xây dựng cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ và cơ sở dữ liệu tài liệu.
* Tài liệu tài chính, kế toán của VPTW từ năm 1986 đến năm 2008:
Tài liệu chủ yếu là các chứng từ đóng tập, báo cáo tài chính, sổ sách kế toán, tài liệu bàn giao tài sản, tài chính của các cơ quan hợp nhất thành VPTW còn có các tài liệu rời lẻ như phiếu nhập kho, xuất kho, phiếu thu, phiếu chi; tài liệu về công tác hành chính, quản trị, lương; tài liệu về mua sắm trang thiết bị, dự toán, quyết toán các hạng mục sửa chữa công trình, bảng đối chiếu nộp bảo hiểm xã hội, biên bản bàn giao thiết bị…
Số lượng đưa ra chỉnh lý 770 cặp, trong đó tài liệu lưu vĩnh viễn 12 cặp tương đương 42 đvbq, lưu 20 năm 02 cặp với 05 đvbq, lưu 10 năm đánh giá 427 cặp (42,71 mét giá), tài liệu hết giá trị 325 cặp (32,5 mét giá), tài liệu trùng 04 cặp (0,4 mét giá).
Đối với tài liệu Phông Lưu trữ VPTW Đảng đã được chỉnh lý, việc xác định giá trị của tài liệu đã được thực hiện. Thành phần và nội dung tài liệu cơ bản phản ánh trên tất cả các mặt hoạt động (nhóm lớn) của đơn vị hình thành phông: lãnh đạo, chỉ đạo chung về công tác văn phòng cấp ủy; giúp Trung ương tổ chức, điều hành bộ máy; công tác thông tin phục vụ lãnh đạo Trung ương Đảng; công tác hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cấp ủy; công tác thư từ - tiếp dân, văn thư, lưu trữ, công nghệ thông tin, cơ yếu, tổ chức, cán bộ