8. Cấu trúc của luận văn
3.3. Các điều kiện cần thiết để thực hiện các giải pháp
Những giải pháp đề xuất nhằm thực hiện tốt việc quản lý khoa học tài liệu lưu trữ tại khối Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội đã được nêu ở trên đều là các giải pháp cơ bản và cần thiết. Tuy nhiên, với tình hình thực tế còn tồn tại nhiều hạn chế như hiện nay thì để công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ được tiến hành quy củ và khoa học, Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội còn cần thêm nhiều thời gian, nhân lực, vật lực và tài lực để giải quyết triệt để.
Trong thời gian sắp tới, để những tồn đọng trong công tác lưu trữ không làm ảnh hưởng lớn đến các công tác khác, Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội cần triển khai thực hiện sớm một số giải pháp cấp thiết, cụ thể như:
Nghiên cứu ban hành văn bản chính thức hướng dẫn thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ trong toàn Đại học Quốc gia Hà Nội.
Tổ chức tiến hành thu thập tài liệu lưu trữ đang nằm phân tán tại các bộ phận để tài liệu đươc tập trung thống nhất.
Sau khi thu thập, cần tiến hành ngay công tác phân loại và thống kê số tài liệu lưu trữ đã có và tài liệu vừa thu thập được để lập hồ sơ..
Bổ sung thêm cán bộ làm công tác lưu trữ được đào tạo chính quy, đúng chuyên môn ngành Lưu trữ.
Đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, đảm bảo các yêu cầu cho công tác lưu trữ, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu.
Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ và chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Các phương án nêu trên là các giải pháp cấp thiết cần được thực hiện trước tiên, nhằm tạo tiền đề cho việc thực hiện các giải pháp lâu dài sau này.
Bên cạnh đó, phải nói thêm rằng một vấn đề dù lớn hay nhỏ thì khi đã chỉ ra được những hạn chế, khuyết điểm; tìm ra các nguyên nhân dẫn đến những hạn chế đó; đề xuất được các giải pháp khắc phục - nhưng lại không có các điều kiện thực tế thì chỉ là lý thuyết suông, không đảm bảo được sự thành công khi triển khai thực hiện. Việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội
cũng thế. Để các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ được quán triệt và triển khai thực hiện có hiệu quả trong thực tế thì các điều kiện sau là những điều kiện tối quan trọng, đảm bảo tính khả thi của các giải pháp:
- Sự ủng hộ, tạo điều kiện thuận lợi tối đa của đội ngũ lãnh đạo và các phòng ban liên quan trong khối Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội.
- Văn bản hóa việc thực hiện công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại khối Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội, đồng thời có các chế tài xử lý các bộ phận/cá nhân chưa thực hiện đúng trách nhiệm trong các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ.
- Thường xuyên nâng cấp, bảo dưỡng hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ công tác lưu trữ, chỉnh lý và tìm kiếm, khai thác nguồn tài liệu lưu trữ.
Tiểu kết chương 3
Trên cơ sở thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội, muốn thực hiện tốt các hoạt động trên, cần phải thực hiện đồng bộ nhiều giải pháp.
Một là, các giải pháp về công tác tổ chức bộ máy, tổ chức nhân sự làm công tác lưu trữ tại khối cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội. Nhóm giải pháp này tập trung vào việc thống nhất tổ chức lưu trữ; tuyển dụng, sắp xếp, bố trí, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức về vai trò của công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ.
Hai là, giải pháp về cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài chính. Nhóm giải pháp này tập trung vào việc đầu tư kinh phí xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, mua sắm trang thiết bị phục vụ tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.
Ba là, thực hiện tốt các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu như phân loại, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ, đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và tra tìm tài liệu là một trong những nhiệm quan trọng nhất, cần phải được thực hiện trong thời điểm hiện nay cũng như về lâu dài.
Nếu thực hiện tốt các giải pháp nêu trên, công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại khối cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội sẽ đi vào nề nếp, góp phần nâng cao chất lượng nguồn thông tin phục vụ yêu cầu phát triển Đại học Quốc gia Hà Nội nói chung, đồng thời góp phần thực hiện tốt mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ là tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
KẾT LUẬN
Trong giai đoạn xây dựng và phát triển đất nước hiện nay, thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng, nhất là thông tin từ tài liệu lưu trữ bởi tính xác thực và mức độ tin cậy của chúng. Luận văn được thực hiện nhằm khảo sát, đánh giá một cách tổng thể về công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại khối cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội.
Thực tế cho thấy, công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức nói chung và Đại học Quốc gia Hà Nội nói riêng. Với khối lượng lớn tài liệu lưu trữ hiện có tại Đại học Quốc gia Hà Nội, nếu không được xử lý sớm, có biện pháp tổ chức khoa học thì sẽ dễ dẫn đến tình trạng ngày càng tích đống. Qua thời gian, nguy cơ hư hại tài liệu là điều tất yếu, kể cả những tài liệu quý, có giá trị và tầm quan trọng cao, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Do đó, việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng và cấp thiết trong tình hình hiện nay tại Đại học Quốc gia Hà Nội.
Công tác lưu trữ là các hoạt động có liên quan đến việc xác định giá trị, thu thập, sắp xếp khoa học, bảo quản an toàn, công cụ tra cứu và tổ chức khai thác, sử dụng phục vụ nhu cầu thông tin lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và xã hội. Trong những năm qua, được sự quan tâm chỉ đạo các cấp lãnh đạo, công tác lưu trữ ở ĐHQGHN đã đạt được nhiều thành tích đáng kể. Một số văn bản về lưu trữ được ban hành đã bước đầu tạo điều kiện đưa hoạt động lưu trữ đi vào nề nếp; tổ chức lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ từng bước được củng cố; tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của ĐHQGHN cũng như yêu cầu khai thác sử dụng của các cá nhân. Tuy nhiên, bên cạnh đó, công tác lưu trữ của ĐHQGHN còn nhiều bất cập chưa theo kịp yêu cầu của quá trình đổi mới nền hành chính.
Với nhận thức trên, tác giả đã giải quyết những mục tiêu của luận văn đặt ra:
Thứ nhất, làm rõ hệ thống cơ sở lý luận về công tác tổ chức khoa học tài
liệu lưu trữ, làm tiền đề, cơ sở để khảo sát, đánh giá thực tiễn việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội.
Thứ hai, tiến hành phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức khoa học
tài liệu lưu trữ tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội qua tất cả các bước nghiệp vụ như tổ chức phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thống kê và tổ chức xây dựng công cụ tra tìm tài liệu. Từ đó, nêu lên được thực trạng công tác lưu trữ tài liệu tại
đây. Tài liệu lưu trữ chưa được quan tâm, chú ý, hiện còn để phân tán tại các phòng, ban khác nhau, chưa được thu thập về một mối, chưa xây dựng phương án và tổ chức phân loại, chưa tiến hành xác định giá trị và định thời hạn bảo quản…
Thứ ba, đưa ra hệ thống các giải pháp chung và các giải pháp về nghiệp vụ
lưu trữ nhằm nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội. Các biện pháp này tập trung vào một số vấn đề cơ bản như: nâng cao nhận thức và trình độ chuyên môn về công tác lưu trữ cho cán bộ viên chức cơ quan; đầu tư kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ tài liệu; thực hiện nghiệp vụ chuyên môn của công tác lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.
Tóm lại, trên cơ sở những kết quả khảo sát từ thực tiễn và các cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý đã đưa ra trong luận văn, việc nghiên cứu và thực hiện các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội là một nhiệm vụ cần được triển khai thực hiện. Hi vọng rằng, những vấn đề được nêu ra trong luận văn sẽ là nguồn tư liệu tham khảo cho việc nghiên cứu cải thiện, tiến tới nâng cao chất lượng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội trong thời gian tới. Tuy đã đạt được một số kết quả nhất định nhưng luận văn vẫn còn một số hạn chế và một số vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu, mong sẽ tiếp tục nhận được những ý kiến góp ý của các thầy cô và bạn bè đồng nghiệp để luận văn được hoàn chỉnh hơn.
TÀI LIỆU KHAM KHẢO
1. Bộ Nội vụ (2012), Công văn số 2959/BNV-VTLTNN ngày 17/8/2012 về việc hướng dẫn triển khai thi hành Luật Lưu trữ.
2. Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
3. Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số: 04/2013/TT - BNV ngày 16/4/2013 về việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
4. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và giáo dục
chuyên nghiệp.
5. Cục Lưu trữ Nhà nước (1992),“Từ điển lưu trữ Việt Nam”.
6. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Bộ Nội vụ) (2008), Kỷ yếu hội nghị khoa học quốc tế “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và
bảo vệ Tổ Quốc”
7. Đại học Quốc gia Hà Nội (2010), Quy định số 1891/ĐHQGHN-VP ngày 24/6/2010 về thủ tục sao y văn bản và khai thác tài liệu lưu trữ tại ĐHQGHN.
8. Đại học Quốc gia Hà Nội (2010), Quyết định 2889/QĐ-ĐHQGHN ngày 23/8/2013 của Giám đốc Đại học Quốc gia HN về ban hành quy định Công tác văn thư, lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội.
9. Đại học Quốc gia Hà Nội (2014), Quyết định số 835/QĐ-ĐHQGHN ngày 18/3/2014 của Giám đốc Đại học Quốc gia HN về ban hành quy định quản lý các văn bản hành chính qua hệ thống VNU e-office ở Đại học Quốc gia Hà Nội.
10. Hoàng Thị Hương Giang (2014), Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường. Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ.
11. Nguyễn Văn Hàm (2003), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ nhìn nhận từ thực tiễn Việt Nam. Tạp chí Khoa học ĐHQGHN, Tạp chí Khoa học Xã hội và Nhân văn, tập XIX, số 3, 2003.
12. Nguyễn Văn Hàm (2016), Một số vấn đề về lưu trữ - lịch sử và công bố
13. Chu Thị Hậu (2016), Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ. NXB Lao động, Hà Nội.
14. Trần Thị Loan (2018), Xây dựng hê thống công cụ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các trường đại học Việt nam,chuyên ngành Lưu trữ học.
15. Lê Thị Hải Nam (2008), Lưu trữ tài liệu khoa học tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam: Thực trạng và giải pháp. Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ.
16. Phan Đình Nham, Bùi Loan Thùy (2015), Giáo trình Lưu trữ học đại cương. NXB Đại học Quốc gia TP.Hồ Chí Minh.
17. Nguyễn Minh Phương, Triệu Văn Cường (2016), Lưu trữ tài liệu của các
cơ quan, tổ chức. NXB Chính trị quốc gia – Sự thật.
18. Hoàng Phê (Chủ biên, 1988), Từ điển Tiếng Việt. NXB Khoa học Xã hội, Hà Nội.
19. Hoàng Phê (Chủ biên, 2003), Từ điển Tiếng Việt. NXB Đà Nẵng.
20. Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ (số 01/2011/QH13 ban hành ngày 11/11/2011)
21. Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng (2010), Lịch sử lưu trữ Việt Nam. NXB Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh.
22. Thủ tướng Chính phủ (2013), Nghị định số 186/2013/NĐ-CP ngày 17/11/2013 về Đại học Quốc gia.
23. Thủ tướng Chính phủ (2014), Quyết định số 26/2014/QĐ-TTg ngày 26/3/2014 ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của Đại học Quốc gia Hà Nội và các cơ sở giáo dục đại học thành viên.
24. Từ điển Bách khoa Việt Nam Tập 4. NXB Từ điển Bách khoa 2005. 25. Tạp chí văn thư lưu trữ Việt nam số 02/2013
26. Tạp chí văn thư lưu trữ Việt nam số 012/2019 27. Tạp chí văn thư lưu trữ Việt nam số 02/2017 28. Tạp chí văn thư lưu trữ Việt nam số 03/2017 29. Tạp chí văn thư lưu trữ Việt nam số 04/2017 30. Tạp chí văn thư lưu trữ Việt nam số 05/2017 31. Tạp chí văn thư lưu trữ Việt nam số 06/2017
32. Vũ Thị Tân (2013), Nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng trong công tác lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội. Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học.
33. Hoàng Hải Yến (2014), Nghiên cứu đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại Bộ Tư pháp. Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ.
34. Nguyễn Như Ý (1999), Đại từ điển Tiếng Việt. NXB Văn hóa Thông tin, Hà Nội.
35. http://ccvtlt.sonoivu.hochiminhcity.gov.vn/(Trang web chính thức của Chi cục Văn thư lưu trữ thành phố Hồ Chí Minh)
36. https://luutru.gov.vn (Trang web chính thức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước)
37. http://vanthuluutru.com/
38. http://www.vnu.edu.vn/ (Trang web chính thức của Đại học Quốc gia Hà Nội).
PHỤ LỤC
PHỤ LUC 1:
PHƯƠNG ÁN PHÂN LOẠI, LẬP TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH TẠI ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
Tài liệu hành chính hình thành trong hoạt động của Đại học Quốc gia Hà nội từ năm 2001 đến nay được phân theo đặc trưng nhóm Tài liệu. Nội dung cụ thể như sau:
I. Tài liệu liên quan đến chức năng về quản lý:
*Căn cứ xây dựng phương án phân loại cho Đại Học Quốc Gia Hà Nội:
- Căn cứ vao quy định của Nhà nước và của Đại học Quốc gia về công tác phân loại Quyết định sô 5626/QĐ- BGDĐT ngày 18/12/2012 về ban hành quy chế công tác lưu trữ của cơ quan thuộc Bộ; Thông tư 27/2016/TT-BGDĐT quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục.
Quyết định số 2889/QĐ-ĐHQGHN ngày 23/8/2013 về công tác văn thư lưu trữ của Đại học Quốc gia Hà nội.
- Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức tại Đại học Quốc gia Hà Nội - Căn cứ vào kế hoạch công tác, nhiệm vụ công tác
- Căn cứ vào sự hình thành tài liệu trong quá trình hoạt động
- Căn cứ vào số lượng tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc * Lựa chọn Phương án phân loại:“Thời gian - Cơ cấu tổ chức“