8. Cấu trúc của luận văn
2.4.1. Tổ chức phân loại tài liệu lưu trữ
Phân loại tài liệu lưu trữ là một khâu quan trọng trong việc tổ chức khoa học tài liệu.Phân loại tài liệu lưu trữ là dựa vào những đặc điểm của tài liệu để phân chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm và các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ nhất nhằm sử dụng thuận lợi và có hiệu quả.(trích lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ).
Để xây dựng được một phương án phân loại khoa học cần lựa căn cứ vào bản lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông, báo cáo kết quả khảo sát tài liệu đồng thời căn cứ vào yêu cầu tổ chức, sắp xếp và khai thác sử dụng tài liệu sau này. Và tùy thuộc vào từng phông hoặc khối tài liệu cụ thể, có thể lựa chọn một trong những phương án phân loại.
Trên cơ sở tài liệu được phân loại khoa học, việc xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu… mới có thể tiến hành một cách thuận lợi. Phân loại tài liệu tốt sẽ góp phần gữi lại những tài liệu có giá trị cao, loại ra những tài liệu có giá trị thấp và hết giá trị. Ngược lại, nếu phân loại không tốt sẽ ảnh hưởng lớn đến tài liệu, giá trị của tài liệu sẽ giảm đi.
Công tác phân loại đối với tài liệu hành chính:
Theo khảo sát, tài liệu hành chính được thu về tập trung tại kho lưu trữ để tổ chức, bảo quản.Về tài liệu tuyển dụng thì đươc lưu tại bộ phận tổ chức, tài liệu về công tác đào tạo thì được lưu tại bộ phận đào tạo, tài liệu về thi đua khen thưởng thì được lưu tại bộ phận làm công tác thi đua khen thưởng, tài liệu tài chính kế toán thì lưu tại phòng tài chính, kế toán,...Khối tài liệu này đang được tiến hành thu về kho, thuận tiện cho việc tổ chức khoa học khối tài liệu hành chính này.
Công tác phân loại đối với tài liệu khối chuyên môn
Hầu hết tài liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Đại học Quốc gia Hà nội đều có văn bản quy định hướng dẫn chi tiết của Nhà nước, hình thành nên những bộ tài liệu có đầy đủ thành phần các văn bản liên quan đến một vấn đề.Tuy nhiên tài liệu chuyên môn nảy đã được thu thập về kho, nhưng chưa được lạp hồ sơ chua được sắp xếp khoa học mà vẫn đang ở tình trạng lộn xộn,dễ mất mát và hư hỏng.Vì vây, khi thu về cần tiến hành phân loại. Khi phân loại tài liệu chuyên môn thì cán bộ lưu trữ căn cứ vào đặc điểm: bộ tài liệu, trình tự thu thập, kích thước hoặc vật liệu làm ra tài liệu.
Hiện nay, tại Đại học Quốc Gia Hà Nội đang lựa chọn cách phân loại theo phương án Thời gian - Cơ cấu tổ chức, áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức thay đổi.Chẳng hạn Tài liệu năm 2017 bước lớn sẽ phân về năm 2017. Trong năm 2017 sẽ phân về các mặt hoạt động của phòng ban. Trong từng phòng, ban lại chia về từng mặt hoạt động nhỏ hơn cho đến bước cuối cùng là Hồ sơ. Cụ thể:
* Bước 1: Tài liệu được đưa toàn bộ về năm 2017 * Bước 2: Tài liệu được phân về các phòng, ban: - Văn phòng
- Ban Đào tạo, Ban Tổ chức cán bộ - Ban Khoa học - Công nghệ - Ban Kế hoạch - Tài chính - Ban Hợp tác và Phát triển - Ban Xây dựng
- Ban Thanh tra và Pháp chế, - Ban Chính trị
- Công tác Học sinh - Sinh viên - Khối Văn phòng Đảng - Đoàn thể
* Bước 3: Tài liệu trong từng phòng được phân về các nhóm nhỏ: Ví dụ Tài liệu của Phòng Tổ chức cán bộ sẽ được phân về các nhóm sau: - Tài liệu về chính sách: nâng lương, bảo hiểm, tinh giản biên chế, hưu trí… - Tài liệu về cử cán bộ đi công tác;
- Tài liệu quy hoạch cán bộ;
- Tài liệu về chuyển ngạch, thi nâng ngạch…
* Bước 4: Tài liệu được phân về nhóm nhỏ cuối cùng là hồ sơ: Vẫn là ví dụ về việc phân loại tài liệu của Phòng Tổ chức cán bộ:
- Tài liệu về tổ chức cán bộ :
Hồ sơ về việc giao chỉ tiêu biên chế năm 2017 của Đại học Quốc Gia Hà Nội; Hồ sơ về việc cung cấp số liệu về công chức, viên chức thuộc Đại học Quốc Gia Hà Nội phục vụ thanh tra, kiểm tra của Ban pháp chế.
- Tài liệu về chính sách: nâng lương, bảo hiểm,hưu trí:
Hồ sơ về việc nâng lương đợt 1 năm 2017 của Đại học Quốc Gia Hà Nội; Hồ sơ về việc nâng lương đợt 2 năm 2018 của Đại học Quốc Gia Hà Nội;
Hồ sơ về việc tinh giản biên chế đợt 1 năm 2017 của Đại học Quốc Gia Hà Nội;
Hồ sơ hưu trí
Hồ sơ về việc đổi sổ bảo hiểm xã hội của người lao động thuộc Đại học Quốc Gia Hà Nội
- Tài liệu về cử cán bộ đi công tác:
Hồ sơ về việc cử cán bộ đi công tác Tài liệu đoàn ra
- Tài liệu quy hoạch cán bộ;
- Tài liệu về chuyển ngạch, thi nâng ngạch…
Việc phân loại tài liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong quá trình quản lý.Đối với việc quản lý sẽ nắm chính xác số lượng về hồ sơ, được sắp xếp, bảo quản tại đâu, tại cặp (hộp) nào. Đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, khai thác sử dụng tài liệu phục vụ công tác chuyên môn.
2.4.2. Tổ chức xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các giá trị khác, nhằm giữ lại những tài liệu có giá trị và loại hủy những tài liệu hết giá trị. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ được coi là một vấn đề then chốt trong công tác tổ chức khoa học tài liệu vì nó có liên quan đến chất lượng của toàn bộ tài liệu lưu trữ.Tuy nhiên,quá trình xác định giá trị tài liệu thường có những tác động bởi ý kiến chủ quan của người làm công tác xác định giá trị tài liệu.
Bởi lẽ trong quá trình hoạt động Đại học Quốc gia Hà Nội đã sản sinh ra nhiều loại tài liệu, có giá trị khác nhau, trong đó có những tài liệu sau khi đã giải quyết xong công việc thì không sử dụng đến nữa và có những tài liệu cần lưu lại để tiếp tục sử dụng. Thời gian lưu gữi tùy thuộc vào giá trị của chúng. Trong các tài liệu đó cũng có không ít thông tin trùng lặp có thể loại bỏ, nên trước khi đưa vào kho cần phải có sự lựa chọn xác định những tài liệu đó.
Hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu có vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động xác định giá trị tài liệu ở các cơ quan, tổ chức nói chung và các đại học công lập Việt Nam nói riêng. Hệ thống công cụ này bao gồm các loại bảng: Danh mục tài liệu tiêu biểu, danh muc hồ sơ, danh mục nguồn, thành phần tài liệu nộp lưu, danh muc tài liệu hủy, hết giá trị, bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu, bảng kê các hồ sơ tài liệu có giá trị vĩnh viễn. Để đảm bảo tính chính xác trong công tác xác định giá trị tài liệu cần phải xây dựng một số công cụ hướng dẫn: Danh muc hồ sơ, danh mục nguồn, thành phần tài liệu nộp lưu. Việc xây dựng các công cụ này nhằm hướng đến muc tiêu lựa chọn tài liệu ngay từ giai đoạn đầu của quá trình xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động Đại học Quốc gia Hà Nội, giúp giảm thiểu tối đa các tài liệu không cần thiết hoặc sẽ hết giá trị sau khi công việc kết thúc hoặc sau khi đã đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ một thời gian ngắn. Điều này giảm bớt được các thủ tục hành chính trong quá trình tổ chức tiêu hủy tài liệu.
2013 của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội và theo khoản 3 Điều 34 có ghi: “Thời hạn giao nộp các loại tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản: sau mười năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của ĐHQGHN;Tài liệu phim, ảnh, phim điện ảnh mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu khác: sau hai năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của ĐHQGHN và của các đơn vị; Tài liệu mật sau khi giải mật mới nộp lưu vào lưu trữ lịch sử”[8,113]
Tài liệu lưu trữ tại Đại học Quốc gia được xác định thời hạn bảo quản ở các mức: Tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; Tài liệu bảo quản : Vĩnh viễn, 20 năm, 10 năm, 5 năm; Tài liệu hết giá trị.
Ví dụ : Tài liệu đào tạo
- Hồ sơ phê duyệt chủ trương thành lập đại học, cho phép hoạt động đào tạo : Vĩnh viễn
- Hồ sơ công nhận cơ sở giáo duc đại học đạt chuẩn Quốc gia: 20 năm;
Vì công tác xác định giá tri tài liệu có ý nghĩa rất lớn đối với số phận của tài liệu, nên một yêu cầu cần đặt ra cho công tác này là phải chính xác và thận trọng. Bởi vậy khi tiến hành công tác lựa chọn tài liệu cần hết sức thận trọng để không làm tổn thất tài liệu. Đồng thời để có thể tiến hành công tác xác định giá trị một cách khách quan, chính xác và khoa học thì những người trực tiếp làm công tác này phải nắm vững những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn về xác định giá trị tài liệu.Đây là một vấn đề cần sớm được tiến hành để tài liệu lưu trữ cơ quan thực sự là những tài liệu có giá trị cao, phục vụ cho hoạt động nghiên cứu và các hoạt động khác của đời sống
2.4.3. Tổ chức thống kê tài liệu lưu trữ
Thống kê tài liệu lưu trữ là sử dụng những phương pháp, phương tiện thích hợp để xác định rõ ràng và chính xác số lượng, thành phần tài liệu, tình hình và hệ thống bảo quản trong kho lưu trữ.
Đại học Quốc gia Hà Nội thực hiện chưa đầy đủ, chưa đúng thời gian quy định báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ hằng quý, năm và báo cáo đột xuất theo yêu cầu về công tác văn thư lưu trữ và nếu có thì số liệu báo cáo cũng chưa được chính xác. Nhìn chung công tác thống kê tài liệu lưu trữ của cơ quan được thực hiện chưa được tốt. Đại học Quốc gia Hà Nội đã và đang kết hợp với việc thống kê tài liệu lưu trữ giữa công cụ truyền thống (ghi chép sổ sách) với công cụ hiện đại (hệ thống văn bản E-office) nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác và sử dụng tài liệu..
tra cứu khoa học, thống kê các phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ.Vẫn thường xuyên được cán bộ tiến hành hằng năm. Chủ yếu công tác thống kê ở đây là thống kê tài liệu lưu trữ.
2.4.4. Tổ chức xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
Theo Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữcủa nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990) ghi:“ Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ là những phương tiện tìm tin củacác phòng, kho lưu trữ, nhằm cung cấp những thông tin cần thiết trong tài liệu lưu trữ các cơ quan và cá nhân“[4,218].
Tổ chức công cụ khoa học là một trong những công tác quan trọng của các phòng, kho lưu trữ nhằm xây dựng được cac loại công cụ tra cứu khác nhau, đảm bảo giới thiệu đầy đủ về thành phần nội dung cũng như ký hiệu tra tìm tài liệu lưu trữ. Công cụ này giúp cho cơ quan quản lý chặt chẽ tài liệu trong kho. Thông quan công cụ tra cứu có thể thống kê chính xác thành phần tài liệu có trong kho.
Đại học Quốc gia Hà Nội đã và đang hoàn thiện việc xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ từ truyền thống đến hiện đại. Ngoài danh mục tra tìm thì hiện tại Đại học Quốc gia Hà Nội sắp tới sẽ thực hiện dự án số hóa, đưa tất cả các tài liệu lưu trữ vào trong máy tính, tất cả các dữ liệu được lưu trữ bằng phần mềm nhằm đảm bảo việc tra cứu tài liệu theo phương pháp hiện đại hóa và tối ưu hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin.
Hiện tại, trong kho lưu trữ Đại học Quốc gia Hà nội có chủ yếu la tài liệu về hoạt động quản lý trong đó hoạt động đào tạo chiếm khối lượng lớn nhất cũng như có giá trị cao nhất trong phông lưu trữ Đại học Quốc gia, bởi vì xét về góc độ tiếp cận nội dung của tài liệu thì đa số các tài liệu này đúng chức năng, nhiệm vụ của Đại học là đào tạo, do đó tác giả cho rằng khi vận dụng các công cụ tra tìm phải đặc biệt chú ý tới ý nghĩa, nội dung của tài liệu.Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ của Đại học Quốc gia Hà nội là Sổ đăng ký các khối tài liệu. Sổ đăng ký được xây dựng dưới dạng:
- Tài liệu lưu trữ Quản lý đào tạo: + Năm 2009
+ Năm 2010 + Năm 2011…
- Tài liệu lưu trữ công tác sinh viên:
+ Năm 2009
+ Năm 2010
- Số ký hiệu lưu trữ: của tài liệu lưu trữ Quản lý đào tạo ký hiệu QLĐT1, QLĐT2,… đến hiện tại; tài liệu lưu trữ về Công tác sinh viên được ký hiệu là CTSV1,CTSV2,… đến hiện tại.
- Mục lục tài liệu lưu trữ như thế này là rất khó khi tìm kiếm. Vì khi muốn tìm kiếm một tài liệu nào đó ta phải rà soát tỉ mỉ từng tên tài liệu lưu trữ một.
Ví dụ: Muốn tìm tài liệu A về lĩnh vực Xây dựng kế hoạch đào tạo thì cán bộ lưu trữ phải tìm kiếm trong khối tài liệu về Quản lý đào tạo, trong đó lẫn lộn giữa tài liệu về tuyển sinh, xây dựng đề cương môn học, quản lý đào tạo trúng tuyển,…
Ngoài ra, cũng có thể tra tìm qua hệ thống mạng Đại học Quốc gia Hà Nội. Tuy nhiên, chỉ cán bộ Đại học Quốc gia Hà Nội mới có tài khoản và mật khẩu để truy cập, không mở rộng quyền truy cập cho người ngoài (cán bộ các đơn vị thành viên, sinh viên, học viên...)
2.5. Nhận xét, đánh giá chung về tài liệu lưu trữ tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội
2.5.1. Kết quả đạt được
Lãnh đạo Đại học Quốc gia Hà Nội đã ban hành một số quyết định, quy định về công tác văn thư, lưu trữ tại khối cơ quan, văn phòng và các đơn vị trực thuộc tại Đại học Quốc gia Hà Nội, thể hiện sự quan tâm nhất định đến công tác văn thư - lưu trữ hành chính tại đơn vị.
Đại học Quốc gia Hà Nội đã bố trí cán bộ phụ trách lưu trữ và tổ chức bộ phận lưu trữ trực thuộc Phòng Hành chính - Tổng hợp của Văn phòng Đại học Quốc gia Hà Nội. Đây là đơn vị đầu mối duy nhất triển khai thống nhất công tác lưu trữ tại khối cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội.
Vấn đề tổ chức, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội đã được quy định cụ thể trong Quy định về công tác văn thư – lưu trữ năm 2010 về đối tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, sao tài liệu lưu trữ và trách nhiệm của lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội, lưu trữ các đơn vị