8. Cấu trúc của luận văn
3.2.5. Xây dựng công cụ tra cứu khoa học trong công tác lưu trữ
Xây dựng một hệ thống công cụ tra cứu truyền thống đảm bảo các yêu cầu thống nhất, khoa học, hiện đại, đáp ứng nhu cầu tra tìm thông tin nhanh chóng, chính xác của cán bộ, các đơn vị trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội như: Sổ đăng ký Mục lục hồ sơ, danh sách các phông lưu trữ,..
Đầu tư kinh phí để mua phần mềm hỗ trợ cho công tác lưu trữ và lưu giữ, tra tìm cơ sở dữ liệu nhằm giúp cho việc tra tìm tài liệu được nhanh chóng, chính xác và đạt hiệu quả cao.
-Trong công tác xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, đặc biệt là khi nhập thông tin của tài liệu vào hệ thống, cần đặc biệt lưu ý các vấn đề sau:
Cán bộ lưu trữ phải là người trực tiếp nhập máy thông tin tài liệu lưu trữ vì họ là người thường xuyên làm công việc và chịu trách nhiệm chính trong việc tra tìm tài liệu sau này. Nếu cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ không trực tiếp khai báo thông tin tài liệu vào máy thì sẽ không nắm được khái quát những loại hồ sơ đã được tin học hóa, không nắm được những từ khóa tương ứng với những nội dung nhất định của hồ sơ, tài liệu.
Cán bộ lưu trữ phải sử dụng một hệ thống chữ viết tắt và thuật ngữ thống nhất ngay từ khi bắt đầu thực hiện thao tác nhập máy, thậm chí có thể liệt kê một danh sách từ khóa cố định dùng trong việc tra tìm tài liệu. Điều này sẽ giúp ích và tạo thuận lợi cho việc tra tìm bởi nếu khi nhập máy, cán bộ lưu trữ sử dụng những từ khóa không thống nhất thì khi tra tìm sẽ ra các kết quả tìm kiếm không chính xác, thậm chí không tìm ra được tài liệu.
Khi nhập máy, phải tuân thủ trình tự của khung phân loại và hệ thống hóa tài liệu nhằm đảm bảo hồ sơ khai báo vào phần mềm có thứ tự thống nhất với việc phân loại tài liệu thực tế.
chuẩn bị phục vụ cho lần chỉnh lý sau này để nếu có lần chỉnh lý tiếp theo thì vẫn sử dụng được phần mềm và những thông tin đã nhập từ lần trước.
Khi nhập máy, cần chú ý sao lưu tài liệu để đảm bảo cập nhật thường xuyên và in sao ra giấy những hồ sơ đã được nhập, dự phòng khả năng phần mềm bị lỗi hoặc file dữ liệu bị hỏng thì vẫn còn bản in trên giấy để sử dụng.