8. Cấu trúc của luận văn
3.1.1. Ứng dụng các kết quả NCKH vào thực tiễn công tác lưu trữ tại cơ quan
riêng. Việc tổ chức khoa học tài liệu giúp cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ phục vụ công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ vẫn còn một số tồn tại. Sau đây, tác giả xin được đề xuất một số giải pháp nhằm tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội như sau:
3.1. Các giải pháp về tổ chức quản lý
3.1.1. Ứng dụng các kết quả NCKH vào thực tiễn công tác lưu trữ tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà nội Đại học Quốc gia Hà nội
+ Trong việc tổ chức quản lý
Như chúng ta đã biết Đại học Quốc Gia Hà nội là đơn vị đào tạo, NCKH cơ bản nên rất nhiều các đề tài, công trình nghiên cứu đã được ứng dụng trong thực tiễn và phục vụ thiết thực cho công tác quản lý về văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu quốc gia.Các công trình nghiên cứu đã cung cấp cơ sở khoa học cho việc biên soạn và trình các cơ quan có thẩm quyền ban hành như : Luật Lưu Trữ năm 2011, các nghi định thông tư khác về lưu trữ; xây dựng các văn bản hướng dẫn và thực hiện các nghiệp vụ và công tác văn thư, lưu trữ. Nhìn chung hệ thống văn bản nói trên đã tạo cơ sở pháp lý cho công tác lưu trữ hoạt động hiệu quả, đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
+ Ứng dụng kết quả NCKH trong việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Nghiệp vụ lưu trữ gồm các vấn đề: bổ sung tài liệu; tổ chức khoa học tài liệu trong các phòng, kho lưu trữ; bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức các hoạt động phục vụ nhu cầu khai thác , sử dụng tài liệu lưu trữ. Đây được xem như những vấn đề được quan tâm nghiên cứu nhiều nhất, chủ yếu tập trung ở các đề tài, bài viết trên tạp chí và đặc biệt là các luận văn, luận án khóa luận của học viên của các đơn vị trực thuộc.
Các nghiên cứu này không chỉ phân tích về mặt lí luận mà còn tập trung phản ánh thực trạng, chỉ ra những điểm bất hợp lí, chưa phù hợp đồng thời đề xuất
những giải pháp biện pháp hữu hiệu cho việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức.Ngoài ra, những nghiên cứu về các nghiệp lưu trữ cơ bản như: bổ sung TLLT, xây dựng công cụ tra tìm TLLT, tiêu chuẩn hóa và ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ cũng được quan tâm thích đáng.
+Ứng dụng kết quả nghiên cứu trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn, xác định và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ quốc gia
Đây là nhiệm vụ cơ bản của công tác lưu trữ, luôn có những nghiên cứu và mặt lý luận và thực tiễn.Trong những năm qua, nhiều nghiên cứu về kĩ thuật và phương pháp bảo quản tài liệu, từ truyền thống đến hiện đại đã được ứng dụng tại các đơn vị. Nhờ vậy, về cơ bản, cho đến nay những tài liệu lưu trữ có giá trị quan trọng của quốc gia, cơ quan đã được bảo quản an toàn.
Những nghiên cứu về giá trị của tài liệu lưu trữ, về các hình thức phục vụ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cũng đã được áp dụng tích cực trong thực tiễn.
+ Ứng dụng kết quả nghiên cứu trong việc đẩy mạnh hiện đại hóa trong công tác lưu trữ
Trong những năm gần đây, việc đổi mới trang thiết bị, kĩ thuật lưu trữ là nhiệm vụ được ưu tiên hàng đầu của quá trình hiện đại hóa công tác lưu trữ.Các trang thiết bị thông thường như tủ, giá kệ, hộp đựng hồ sơ, các phương tiện di chuyển tài liệu trong lưu trữ, các dụng cụ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm, các phương tiện phòng chống hỏa hoạn…đến các kỹ thuật hiện đại như hệ thống tín hiệu tự động báo cháy, báo trộm, các thiết bị kĩ thuật vi phim, phục chế, tu bổ tài liệu,… ngày càng được trang bị hoàn thiện hơn.
+ Ứng dụng kết quả nghiên cứu trong việc đào tạo nhân lực cho ngành lưu trữ
Đào tạo và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực là một trong những vấn đề có vị trí quan trọng của công tác lưu trữ và ngành lưu trữ. Có thể nói, kết quả nghiên cứu khoa học trên đây đã góp phần quan trọng vào việc đảm bảo và nâng cao chất lượng đào tạo của đại học có đào tạo ngành lưu trữ được khái quát trên những điểm cơ bản sau đây.
Hoạt động và kết quả nghiên cứu khoa học góp phần nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ giảng viên.
Kết quả nghiên cứu khoa học còn được sử dụng để biên soạn các giáo trình và bổ sung các kiến thức vào bài giảng của giảng viên.
Thay vì những ưu điểm trên còn có những hạn chế trong việc ứng dụng này:
quan tổ chức biết để tham khảo, áp dụng.
Các cơ quan quản lý, các cơ sở đào tạo về lưu trữ cũng chưa chú trọng đúng mức đến công tác tổng kết, ứng dụng kết quả các nghiên cứu vào thực tế.
Việc ứng dụng kết quả NCKH tại các cơ quan, tổ chức chưa được thực hiện thống nhất chưa đạt được hiệu quả như mong muốn.Điều này cho thấy kết quả của các nghiên cứu chưa được chú trọng, chưa có sự đánh giá để chọn lựa những giải pháp tốt ứng dụng vào thực tế.
Cuối cùng mục đich của hoạt động nghiên cứu khoa học nói chung và nghiên cứu khoa học lưu trữ nói riêng là nhằm tổng kết công tác thực tế rút ra những bài học kinh nghiệm và khái quát thành những vấn đề có tính lý luận nhằm đẩy mạnh hơn nữa hiệu quả hoạt động trong thực tế.
Chính vì vậy, trong thời gian tới, cơ quan cần tiến hành tổng kết, tổng luận các công trình nghiên cứu để tổng hợp đánh giá và khẳng định những vấn đề nào đã được thực tiễn kiểm nghiệm là đúng đắn, phê phán các quan điểm không đúng, thiếu căn cứ khoa học, đồng thời nêu lên những vấn đề còn tồn tại cần tiếp tục nghiên cứu.Việc tổng kết này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan, tổ chức có liên quan đến hoạt động quản lý, đào tạo và các cơ quan khác trong việc ứng dụng kết quả của các nghiên cứu vào thực tế công tác lưu trữ.
3.1.2.Vận dụng nguyên tắc tập trung thống nhất trong lưu trữ
Sau khi cách mạng Tư sản Pháp năm 1789 giành chính quyền, nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất lần đầu tiên được nêu lên năm 1794 để nói về việc quản lý tài liệu lưu trữ trong mạng lưới các phòng, kho lưu trữ của nhà nước Tư sản Pháp. Ngày 01/6/1918 Sắc lệnh của Nhà nước Liên Xô do Lê Nin kí trong này có quy định “Tất cả các phòng lưu trữ của các cơ quan Chính Phủ được coi là riêng của từng cơ quan chủ quản, nay đều bãi bỏ; những hồ sơ và văn kiện bảo quản trong các phòng lưu trữ đó từ nay sẽ tổ chức thành phông lưu trữ Nhà nước thống nhất”.Đây là cơ sở để quản lý tập trung thống nhất tài liệu chính quyền Xô viết trong cả nước là biện pháp hữu hiệu hóa toàn bộ tài liệu sản ra ở bất kì thời đại nào, cơ quan nào, chế tạo ra sao, được bảo tồn trên đất nước xã hội chủ nghĩa.
Đối với Việt Nam, nguyên tắc quản lí tập trung thống nhất trong lưu trữ đã được đề cập trong lí luận và vân dụng vào thực tiễn. Phải tổ chức quản lí và sử dụng thật tốt tài liệu lưu trữ, phục vụ đắc lực hơn nữa các nhiệm vụ phát triển kinh tế của Đảng và Nhà nước.Muốn vây, phải tổ chức thực hiện quản lí tập trung tài liệu lưu trữ theo mạng lưới các phòng, kho lưu trữ.Trước hết, đó là sự tập trung chỉ đạo một
cách thống nhất về pháp lí lưu trữ, vê tổ chức lưu trữ và nghiệp vụ lưu trữ. Thứ hai, tập trung tài liệu lưu trữ để bảo quản trong mạng lưới các phòng, kho lưu trữ từ trung ương đến cơ sở nhằm quản lí chặt chẽ tạo điều kiện thuận lợi để khai thác, sử dụng tốt tài liệu lưu trữ phục vụ cho quốc tế dân sinh và những yêu cầu khác của xã hội.
Xuất phát từ lí luận và thực tiễn lưu trữ, trong quá trình vận dụng nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất vào thực tiễn chúng ta cần hiểu đúng và tôn trọng nội dung, bản chất của nó.Đặc biệt việc quản lý tập trung thống nhất việc quản lý tập trung thống nhất tài liệu của các phông lưu trữ cụ thể không có nghĩa là tập trung bảo quản ở một nơi. Việc tập trung thống nhất quản lí công tác lưu trữ thể hiện ở chỗ, Chính phủ thống nhất quản lí pháp luật, chế độ chính sách và nghiệp vụ lưu trữ đối với toàn phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam nói chung và từng phông lưu trữ cụ thể nói riêng tránh tình trạng lộn xộn, thiếu thống nhất về chế độ chính sách và các nghiệp vụ cụ thể.
Như vậy, nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất công tác lưu trữ nói chung và công tác lưu trữ tại cơ quan Đại học Quốc gia vè lí luận cơ bản đều có sự thống nhất về nội dung và bản chất của nguyên tắc này, đó là bảo quản tài liệu trong mạng lưới các phòng, ban và thống nhất chỉ đạo về tổ chức lưu trữ, pháp chế và nghiệp vụ lưu trữ.Tuy nhiên, trong thực tiễn nếu áp dụng nguyên tắc quản lý thống nhất có lúc sẽ được hiểu và áp dụng máy móc, đó là đưa toàn bộ tài liệu của cơ quan Đại học Quốc gia hình thành phông về một phông lưu trữ ở một kho lưu trữ.
3.1.3.Đề xuất xây dựng Văn phòng điện tử tại các cơ quan hành chính Nhà nước
Văn bản, tài liệu là sản phẩm được hình thành trong vấn đề quản lý, là phương tiện dùng để trao đổi thông tin giữa các cơ quan đơn vị; truyền đạt các mệnh lệnh, chỉ thị của cấp trên xuống cấp dưới; báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của cấp dưới với cấp trên. Vì thế văn bản, tài liệu có giá trị rất quan trọng trong quá trình quản lý chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan đơn vị.Ở giai đoạn văn thư, khi tài liệu được sản sinh ra trong quá trình giải quyết công việc, văn bản được sinh ra trong quá trình hoạt động xã hội và lại đóng vai trò là công cụ của hoạt động đó thể hiện qua quá trình giải quyết cụ thể.
Tại nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ về ban hành Chương trình tổng thể về cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020 đã xác định nhiệm vụ “Hiện đại hóa nền hành chính”. Văn kiện Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ XII của Đảng cũng nêu rõ “ Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoạt động của các cơ quan nhà nước, cung cấp dịch vụ công và thực hiện chính phủ điện tử”. Như vậy, có thể nhận thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình xử lý công việc tại các cơ quan hành chính nhà nước là biện pháp trọng tâm, mang tính lâu dài nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước, trong đó mô hình văn phòng điện tử được xem là giải pháp tối ưu.
Đây thực chất là việc sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông vào hoạt động văn phòng của các cơ quan hành chính nhà nước nhằm giảm thiểu các công việc văn bản, giấy tờ thông thường từ đó nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước, tăng cường tính công khai, minh bạch trong hoạt động của các cơ quan trong bộ máy hành chính nhà nước.
Những đạt được khi xây dựng văn phòng điện tử:
Thứ nhất, Văn phòng điện tử mang lại một hệ thống quản lý tập trung: Với việc sử dụng văn phòng điện tử, lãnh đạo cơ quan hành chính nhà nước có thể điều hành và quản lý công việc từ xa, mọi lúc, mọi nơi quản lý công việc đã giao một cách rõ rang, minh bạch.Bên cạnh đó, lãnh đạo cũng nắm bắt được thông tin và đưa ra quyết định chính xác.Với cán bộ công chức, có thể dễ dàng quản lý, tra tìm, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc. Hơn nữa, cán bộ công chức còn có thể theo dõi tiến độ, nắm bắt nhanh chóng các công việc được giao, dễ dàng sắp xếp công việc cũng như nhắc nhở, đôn đốc đưa ra ý kiến cho từng nội dung. Qua đó, tiến độ công việc được theo sát, mọi thông tin sẽ được truyền tải một cách nhanh chóng, kịp thời nâng cao năng suất công việc.
Thứ hai, tạo môi trường làm việc thân thiện hiện đại:Nếu như văn phòng truyền thống cũ là quản lý con người, tài liệu thông qua hệ thống hồ sơ, sổ sách thì ở văn phòng điện tử tất cả những điều đó đều được số hóa bằng sự tương tác không giới hạn khoảng cách, thời gian. Với hệ thống văn phòng điện tử, các vấn đề như công việc, hồ sơ, nhiệm vụ…sẽ được thao tác chỉ qua một lần đăng nhập vào hệ thống. Tại đây, mọi người có thể dễ dàng trao đổi ý kiến, thoải mái thảo luận, chia sẻ thông tin một cách đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời.
Thứ ba, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí: Văn phòng điện tử tích hợp nhiều tiện ích và phân hệ khác nhau nên người dùng chỉ cần ngồi trước máy tính hoặc sử dụng điện thoại thông minh là có thể tác nghiệp, xử lý công việc mà không cần phải đi lại hay kiểm soát. Do đó, người sử dụng sẽ giảm thời gian xử lý công việc tối đa, tiết kiệm thời gian, nhân lực để có nhiều thời gian làm việc hiệu quả hơn. Ngoài ra khi ứng dụng văn phòng điện tử còn giúp đơn vị quản lý hồ sơ tài liệu một cách đồng bộ, có thể tiết kiệm tham tối đa chi phí văn phòng. Nhiều cơ quan,
đơn vị khi ứng dụng văn phòng điện tử đều cho rằng văn phòng điện tử không chỉ giúp các cơ quan này tăng hiệu suất công việc, tiết kiệm được thời gian lưu trữ, luân chuyển văn bản, hồ sơ mà còn giảm được chi phí văn phòng phẩm như giấy in, mực in, photocopy đồng thời tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung.
Một số điều kiện trong xây dựng và phát triển văn phòng điện tử.
Xây dựng và phát triển văn phòng điện tử là quá trình lâu dài với nhiều thách thức, khó khăn, để có thể xây dựng và phát triển thành công văn phòng điện tử tại các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay cần có những điều kiện sau:
+ Quyết tâm của người lãnh đạo mà cụ thể là người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước
+Kiện toàn tổ chức và hoạt động của các văn phòng cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng yêu cầu xây dựng văn phòng điện tử
+Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ công chức đáp ứng những đòi hỏi mà việc xây dựng và áp dụng văn phòng điện tử đặt ra
+ Đầu tư kinh phí và xây dựng cơ sở hạ tầng cho hoạt động xây dựng văn phòng điện tử.
+Xây dựng cơ sở pháp lý vững chắc, đảm bảo cho sự hình thành và vận hành của văn phòng điện tử
Đây cũng là một giải pháp mới với ĐHQGHN, hy vọng sẽ có sự thống nhất đồng bộ làm cho tài liệu lưu trữ ngày càng có giá trị hơn trên mọi mặt.
3.1.4.Số hóa tài liệu trong cơ quan Đại học Quốc gia Hà nội
Tại điều 13 Luật lưu trữ năm 2011 về quản lý tài liệu lưu trữ quy định: “Tài liệu điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc số hóa từ tài liệu lưu trư trên các vật mang tin khác”. “Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, đảm bảo tính kế thừa, tính thống nhất, độ