8. Cấu trúc của luận văn
3.1.7 Ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao chất lượng công tác văn thư
tiếp, nhiều chiều sẽ giúp chúng ta dễ dàng nghiên cứu về chất liệu kỹ thuật chế tác của tài liệu.Tiếp là hình thức này phụ thuộc vào công nghệ, chúng ta bắt buộc cần có máy tính, có một website, có cơ sở dữ liệu, đặc biệt phải có kết nối Internet.Bởi không phải tất cả mọi nơi đều có Internet, cũng không phải tất cả mọi người đều sử dụng máy tính hoặc điện thoại thông minh. Do đó, hình thức này cũng hạn chế một bộ phận các đối tượng là người cao tuổi hoặc những người không có điều kiện tiếp cận máy tính và Internet.Nếu như triển lãm lưu trữ truyền thống người xem có thể tương tác trực tiếp như bình luận, trao đổi với nhiều người có cùng mối quan tâm về một chủ đề triển lãm thì triển lãm trực tuyến lại hạn chế điều này.
Ví dụ: Trên website của Lưu trữ Quốc Gia Anh-The National Archives(http://www.nationalarchives.gov.uk/online-exhibition/) Chúng ta có thể khai thác, tìm hiểu rất nhiều cuộc triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến với nội dung và hình thức đa dạng.
Hiện nay, chỉ có Website của cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và Trung tâm Lưu trữ quốc gia I áp dụng hình thức này(http://www.archives.gos.gov.vn/).Sắp tới hy vọng Đại Học Quốc gia Cũng có một trang Website của riêng, ở đó sẽ có các nội dung đa dạng gồm tài liệu điện tử đã được số hóa và ài liệu nghe nhìn hình ảnh, âm thanh và video.Người nghiên cứu cũng có thể phản hồi, nhận xét và yêu cầu thông tin trợ giúp trực tuyến từ website hay đăng ký email để nhận thông tin về các cuộc triển lãm.
Triển lãm lưu trữ trực tuyến là một giải pháp mới trong tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu hiện đại.Cơ sở lí luận về hình thức này chưa nhận được nhiều sự quan tâm nghiên cứu của các nhà khoa học.Bên cạnh đó thực trạng áp dụng tại ĐHQGHN còn nhiều vấn đề khó khăn.
3.1.7 Ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ. lưu trữ.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong tra tìm văn bản, tài liệu nhanh chóng chính xác để phục vụ kịp thời công tác nghiên cứu, khai thác, sử dụng của lãnh đạo là yêu cầu cấp thiết đối với cán bộ, nhân viên văn thư, lưu trữ của cơ quan đơn vị, triển khai các biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ cơ quan, đơn vị cụ thể là:
Đẩy mạnh công tác đâò tạo, tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ nhằm nâng cao nhận thức, kiến thức cho đội ngũ cán bộ nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ.
Tăng cường mua sắm các thiết bị như: Máy chủ, máy tính đường truyền đến các phòng ban trong toàn Văn phòng Đại học Quốc Gia để triển khai chương trình quản lý văn bản, tài liệu; theo dõi giải quyết công việc trên môi trường mạng
Không ngừng nâng cấp, hoàn thiện hệ thống các phần mền ứng dụng công nghệ thông tin như: Quản lý văn bản và lập hồ sơ công việc; số hóa tài liệu lưu trữ; quản lý văn bản quy phạm pháp luật; quản lý con dấu...
Tuy nhiên vẫn còn những hạn chế.Các văn bản không có xác định độ mật như: Văn bản quy phạm pháp luật, thông báo, giấy mời họp, triệu tập hội nghị, văn bản để biết...sẽ phải gửi trên mạng truyền số liệu của Đại học Quốc Gia đính kèm toàn văn đến cơ quan đơn vị trực thuộc và không gửi văn bản giấy, nhưng cho đến nay vẫn chưa đạt yêu cầu
Việc xử lý, giải quyết văn bản, tài liệu trên môi trường mạng chưa thành nề nếp. Việc in sao văn bản tài liệu giấy để gửi cho các cơ quan liên quan còn khá phổ biến, dẫn đến tính trạng lãng phí thời gian, văn phòng phẩm và trang thiết bị; công tác xác định độ mật chưa được quan tâm đúng mức nên cũng gây khó khăn cho việc chuyển, nhận văn bản, tài liệu trên môi trường mạng.
Nguyên nhân của những tồn tại đó:Do nhận thức của một số cán bộ, trong đó có cả cán bộ lãnh đạo chưa đầy đủ về vị trí, tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ là để tăng năng suất lao động; giảm giấy tờ, tiết kiệm văn phòng phẩm, chống hao mòn máy móc và các trang thiết bị; giúp quá trình quản lý, theo dõi, xử lý, giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, công khai, minh bạch hơn.
Văn bản của cấp có thẩm quyền chưa yêu cầu bắt buộc cán bộ, nhân viên có liên quan phải sử dụng phền mền ứng dụng công nghệ thông tin vào theo dõi, xử lý, giải quyết công việc nên lãnh đạo các cơ quan chưa kiên quyết , thiếu sự quan tâm một cách đúng mức đến công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác ứng dụng công nghệ thông tin nói riêng.
Đội ngũ cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan đơn vị còn yếu về công nghệ thông tin nên chưa tham mưu cho lãnh đạo tổ chức thường xuyên công tác này của cơ quan, đơn vị mình.
3.1.8.Nghiên cứu sử dụng giấy và mực bền lâu để in văn bản, tài liệu quan trọng trong cơ quan
ĐHQGHN nằm trên địa bàn thành phố Hà nội trong khu vực nhiệt đới gió mùa,một năm có bốn mùa rõ rệt có khí hậu khô lạnh, nóng, ẩm có lúc nhiệt độ 40
độ C, độ ẩm 80-85%. Các nhân tố này gây tác động rất lớn đến tài liệu lưu trữ, dẫn đến tài liệu xuống cấp nhanh chóng.Bởi thế khi ta nghiên cứu sử dụng giấy và mực bền lâu để in văn bản ngay từ giai đoạn văn thư thì sẽ rất hiệu quả cho việc sau này lưu trữ tài liệu đó. Tài liệu của các cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc và các đơn vị thành viên của ĐHQGHN chủ yếu là tài liệu giấy.Nhất là những tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, hoặc những tài liệu mật được cấp trên giao phó thì khi sử dụng lại chúng sẽ không làm giấy in bị bay chữ hay nhòe được. Đây có thể là giải pháp mang tính cấp thiết đối với tất cả các cơ quan, tổ chức hơn đó là
ĐHQGHN nơi sản sinh ra quá nhiều tài liệu thì giải pháp này là tối ưu để cho tài liệu lưu trữ hiện nay của ĐHQGHN.
3.1.9 Có nhiều chính sách thu hút nhân lực có trình độ ngoại ngữ vào làm việc tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà nội.