8. Cấu trúc của luận văn
3.2.2. Phân loại tài liệu lưu trữ
Đây là nhóm giải pháp quan trọng nhất để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.Nội dung của chúng cung cấp thông tin, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lựa chọn, xây dựng phương án phân loại, hệ thống hóa tài liệu, xác định giá trị và xây dựng công cụ tra cứu.
Như vậy, để đảm bảo tốt công tác tổ chức phân loại tài liệu lưu trữ, cần tiến hành kiểm tra, rà soát lại lịch sử hình thành phông và lịch sử phông của các phông lưu trữ hiện có. Trên cơ sở đó điều chỉnh, bổ sung những nội dung còn thiếu, góp phần hoàn thiện hai loại tài liệu này.
Về vấn đề xây dựng phương án và tổ chức phân loại tài liệu hành chính, câu hỏi đặt ra tại sao phải tiến hành phân loại tài liệu hành chính tại Đại học Quốc gia Hà nội và công việc đó phải được tiến hành như thế nào?
Phân loại tài liệu phông lưu trữu là dựa vào những đặc trưng của tài liệu để phân chia chúng ra thành các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm và các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ nhất.
Phân loại tài liệu thực chất là việc tổ chức khoa học tài liệu trong một phông, và sử dụng chúng một cách hiệu quả nhất.
Thông qua quá trình phân loại tài liệu hành chính, chúng ta có thể biết được tương đối chính xác, cụ thể thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu thuộc bộ phận lưu trữ.
Đồng thời khi tiến hành phân loại tài liệu cũng sẽ giúp cho cán bộ lưu trữ bổ sung,điều chỉnh một cách phù hợp tài liệu hiện có tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà nội, và khi đó qua việc phân loại tài liệu sẽ giúp chúng ta loại bỏ những tài liệu trùng thừa.
Qua quá trình khảo sát tình hình tài liệu hành chính tại cơ quan, cũng như dựa vào chức năng nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của cơ quan, khi phân loại tài liệu tác giả tiến hành chia tài liệu thành các nhóm lớn, rồi từ nhóm lớn lại chia thành các nhóm nhỏ hơn.
- Chú ý sắp xếp trật tự tài liệu theo các nguyên tắc: từ quan trọng đến ít quan trọng, từ cái chung đến cái riêng, từ tổng hợp đến cụ thể….
- Phương án phân loại phải thống nhất, đồng bộ với từng phông trong từng giai đoạn khác nhau và được áp dụng trong suốt quá trình phân loại, hệ thống hóa, thống kê, xây dựng công cụ tra tìm, sắp xếp bảo quản tài liệu trong kho.
Cụ thể hơn, phân loại tài liệu Phông lưu trữ Đại học Quốc Gia Hà nội khi tiến hành độc lập tức là không phải thông qua chỉnh lý khoa học kỹ thuật gồm các giai đoạn từ biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, chọn và xây dựng phương án phân loại và hệ thống hóa tài liệu theo phương án xây dựng[16,160]
Ví dụ: Tác giả chọn phương án phân loại Thời gian-cơ cấu tổ chức khi áp dụng phương án này trước hết tài liệu trong phông được chia theo thời gian sau đó mới phân chia theo đơn vị tổ chức.Gồm 4 bước
Bước 1: Phân chia tài liệu thành các nhóm cơ bản
Bước 2: Phân chia tài liệu trong các nhóm cơ bản thành các nhóm lớn Bước 3: Phân chia tài liệu trong các nhóm lớn thành các nhóm vừa Bước 4: Phân chia tài liệu trong các nhóm vừa thành các nhóm nhỏ..
Trong quá trình phân chia tài liệu thành các nhóm, nếu phát hiện thấy những bản chính, bản gốc của những văn bản tài liệu có giá trị thuộc phông khác thì phải để riêng và lập danh mục để bổ sung cho phông đó
3.2.3 Xác định giá trị tài liệu
Trong công tác lưu trữ, xác định giá trị tài liệu được xem là nhiệm vụ quan trọng và khó khăn nhất. Kết quả của hoạt động này đóng vai trò quyết định chất lượng tài liệu cần giao nộp vào các kho lưu trữ.
Muốn làm tốt công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại cơ quan ĐHQGHN, cần phải thực hiện các giải pháp sau:
- Vận dụng linh hoạt và có sự kết hợp giữa các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn của lưu trữ học để xác định giá trị của các phông, lưu ý các phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích chức năng và tiêu chuẩn ý nghĩa của cơ quan đơn vị hình thành phông để xác định các phông có giá trị hàng đầu. Việc làm này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc sắp xếp, hệ thống hóa, cố định trật tự sắp xếp các phông, thuận lợi cho việc quản lý, tra tìm và thực hiện các hoạt động nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ.
- Liệt kê được những nhóm tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, gồm những hồ sơ, tài liệu về xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện đường lối, chủ trương, chính sách, chế độ, quy định; kế hoạch dài hạn, báo cáo tổng kết, số liệu tổng hợp; đề án, dự án, hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức, hồ sơ thanh tra, kiểm tra vụ việc nghiêm trọng, vấn đề, sự kiện quan trọng… hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan ĐHQGHN.
- Kiểm tra, rà soát, đánh giá lại giá trị của tài liệu, tập trung lựa chọn tài liệu có giá trị, quy định thời hạn bảo quản cụ thể cho từng hồ sơ để bảo quản và khai thác sử dụng trên cơ sở Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Tài liệu hết thời hạn bảo quản, cần thống kê, lập danh mục và tổ chức tiêu hủy theo quy định của nhà nước.
Khi xác định giá trị tài liệu Đại học Quốc gia Hà nội cần xem xét gia trị của tài liệu, cần phải đặt tài liệu được xem xét trong hệ thống hoặc tương quan với các nhóm tài liệu khác ở trong phông Đại học Quốc Gia Hà nội để có thể thấy được giá trị thực của chúng và như thế nó sẽ được đánh giá khách quan hơn.Do đó, khi xem xét nội dung của tài liệu để quyết định thời hạn bảo quản chúng thì phải chú ý nội dung tài liệu ấy có phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ vụ của Đại học Quốc gia Hà nội hay không?[16,187].
(Nội dung chi tiết tại Phụ lục 3)
3.2.4. Thống kê tài liệu lưu trữ
các nguồn nộp lưu để xác định đúng số lượng các loại tài liệu đã có và liệt kê các loại tài liệu còn thiếu theo năm hoặc theo loại công việc.
- Đối với những phòng, bộ phận đã giao nộp tài liệu, cần tiếp tục chỉnh lý, lập hồ sơ bảo quản riêng để tiếp tục giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia.
- Đối với các phòng, bộ phận chưa giao nộp hoặc chưa giao nộp đủ tài liệu, cần có kế hoạch hướng dẫn họ cách lập hồ sơ để giao nộp theo quy định.
Tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được tập hợp thành các nhóm theo phương án phân loại và thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị.
3.2.5. Xây dựng công cụ tra cứu khoa học trong công tác lưu trữ
Xây dựng một hệ thống công cụ tra cứu truyền thống đảm bảo các yêu cầu thống nhất, khoa học, hiện đại, đáp ứng nhu cầu tra tìm thông tin nhanh chóng, chính xác của cán bộ, các đơn vị trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội như: Sổ đăng ký Mục lục hồ sơ, danh sách các phông lưu trữ,..
Đầu tư kinh phí để mua phần mềm hỗ trợ cho công tác lưu trữ và lưu giữ, tra tìm cơ sở dữ liệu nhằm giúp cho việc tra tìm tài liệu được nhanh chóng, chính xác và đạt hiệu quả cao.
-Trong công tác xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, đặc biệt là khi nhập thông tin của tài liệu vào hệ thống, cần đặc biệt lưu ý các vấn đề sau:
Cán bộ lưu trữ phải là người trực tiếp nhập máy thông tin tài liệu lưu trữ vì họ là người thường xuyên làm công việc và chịu trách nhiệm chính trong việc tra tìm tài liệu sau này. Nếu cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ không trực tiếp khai báo thông tin tài liệu vào máy thì sẽ không nắm được khái quát những loại hồ sơ đã được tin học hóa, không nắm được những từ khóa tương ứng với những nội dung nhất định của hồ sơ, tài liệu.
Cán bộ lưu trữ phải sử dụng một hệ thống chữ viết tắt và thuật ngữ thống nhất ngay từ khi bắt đầu thực hiện thao tác nhập máy, thậm chí có thể liệt kê một danh sách từ khóa cố định dùng trong việc tra tìm tài liệu. Điều này sẽ giúp ích và tạo thuận lợi cho việc tra tìm bởi nếu khi nhập máy, cán bộ lưu trữ sử dụng những từ khóa không thống nhất thì khi tra tìm sẽ ra các kết quả tìm kiếm không chính xác, thậm chí không tìm ra được tài liệu.
Khi nhập máy, phải tuân thủ trình tự của khung phân loại và hệ thống hóa tài liệu nhằm đảm bảo hồ sơ khai báo vào phần mềm có thứ tự thống nhất với việc phân loại tài liệu thực tế.
chuẩn bị phục vụ cho lần chỉnh lý sau này để nếu có lần chỉnh lý tiếp theo thì vẫn sử dụng được phần mềm và những thông tin đã nhập từ lần trước.
Khi nhập máy, cần chú ý sao lưu tài liệu để đảm bảo cập nhật thường xuyên và in sao ra giấy những hồ sơ đã được nhập, dự phòng khả năng phần mềm bị lỗi hoặc file dữ liệu bị hỏng thì vẫn còn bản in trên giấy để sử dụng.
3.3. Các điều kiện cần thiết để thực hiện các giải pháp
Những giải pháp đề xuất nhằm thực hiện tốt việc quản lý khoa học tài liệu lưu trữ tại khối Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội đã được nêu ở trên đều là các giải pháp cơ bản và cần thiết. Tuy nhiên, với tình hình thực tế còn tồn tại nhiều hạn chế như hiện nay thì để công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ được tiến hành quy củ và khoa học, Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội còn cần thêm nhiều thời gian, nhân lực, vật lực và tài lực để giải quyết triệt để.
Trong thời gian sắp tới, để những tồn đọng trong công tác lưu trữ không làm ảnh hưởng lớn đến các công tác khác, Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội cần triển khai thực hiện sớm một số giải pháp cấp thiết, cụ thể như:
Nghiên cứu ban hành văn bản chính thức hướng dẫn thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ trong toàn Đại học Quốc gia Hà Nội.
Tổ chức tiến hành thu thập tài liệu lưu trữ đang nằm phân tán tại các bộ phận để tài liệu đươc tập trung thống nhất.
Sau khi thu thập, cần tiến hành ngay công tác phân loại và thống kê số tài liệu lưu trữ đã có và tài liệu vừa thu thập được để lập hồ sơ..
Bổ sung thêm cán bộ làm công tác lưu trữ được đào tạo chính quy, đúng chuyên môn ngành Lưu trữ.
Đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, đảm bảo các yêu cầu cho công tác lưu trữ, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu.
Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ và chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Các phương án nêu trên là các giải pháp cấp thiết cần được thực hiện trước tiên, nhằm tạo tiền đề cho việc thực hiện các giải pháp lâu dài sau này.
Bên cạnh đó, phải nói thêm rằng một vấn đề dù lớn hay nhỏ thì khi đã chỉ ra được những hạn chế, khuyết điểm; tìm ra các nguyên nhân dẫn đến những hạn chế đó; đề xuất được các giải pháp khắc phục - nhưng lại không có các điều kiện thực tế thì chỉ là lý thuyết suông, không đảm bảo được sự thành công khi triển khai thực hiện. Việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội
cũng thế. Để các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ được quán triệt và triển khai thực hiện có hiệu quả trong thực tế thì các điều kiện sau là những điều kiện tối quan trọng, đảm bảo tính khả thi của các giải pháp:
- Sự ủng hộ, tạo điều kiện thuận lợi tối đa của đội ngũ lãnh đạo và các phòng ban liên quan trong khối Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội.
- Văn bản hóa việc thực hiện công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại khối Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội, đồng thời có các chế tài xử lý các bộ phận/cá nhân chưa thực hiện đúng trách nhiệm trong các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ.
- Thường xuyên nâng cấp, bảo dưỡng hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ công tác lưu trữ, chỉnh lý và tìm kiếm, khai thác nguồn tài liệu lưu trữ.
Tiểu kết chương 3
Trên cơ sở thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội, muốn thực hiện tốt các hoạt động trên, cần phải thực hiện đồng bộ nhiều giải pháp.
Một là, các giải pháp về công tác tổ chức bộ máy, tổ chức nhân sự làm công tác lưu trữ tại khối cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội. Nhóm giải pháp này tập trung vào việc thống nhất tổ chức lưu trữ; tuyển dụng, sắp xếp, bố trí, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức về vai trò của công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ.
Hai là, giải pháp về cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài chính. Nhóm giải pháp này tập trung vào việc đầu tư kinh phí xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, mua sắm trang thiết bị phục vụ tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.
Ba là, thực hiện tốt các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu như phân loại, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ, đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và tra tìm tài liệu là một trong những nhiệm quan trọng nhất, cần phải được thực hiện trong thời điểm hiện nay cũng như về lâu dài.
Nếu thực hiện tốt các giải pháp nêu trên, công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại khối cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội sẽ đi vào nề nếp, góp phần nâng cao chất lượng nguồn thông tin phục vụ yêu cầu phát triển Đại học Quốc gia Hà Nội nói chung, đồng thời góp phần thực hiện tốt mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ là tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
KẾT LUẬN
Trong giai đoạn xây dựng và phát triển đất nước hiện nay, thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng, nhất là thông tin từ tài liệu lưu trữ bởi tính xác thực và mức độ tin cậy của chúng. Luận văn được thực hiện nhằm khảo sát, đánh giá một cách tổng thể về công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại khối cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội.
Thực tế cho thấy, công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức nói chung và Đại học Quốc gia Hà Nội nói riêng. Với khối lượng lớn tài liệu lưu trữ hiện có tại Đại học Quốc gia Hà Nội, nếu không được xử lý sớm, có biện pháp tổ chức khoa học thì sẽ dễ dẫn đến tình trạng ngày càng tích đống. Qua thời gian, nguy cơ hư hại tài liệu là điều tất yếu, kể cả những tài liệu quý, có giá trị và tầm quan trọng cao, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Do đó, việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng và cấp thiết trong tình hình hiện nay tại Đại học Quốc gia Hà Nội.