8. Cấu trúc của luận văn
2.4.4. Tổ chức xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
Theo Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữcủa nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990) ghi:“ Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ là những phương tiện tìm tin củacác phòng, kho lưu trữ, nhằm cung cấp những thông tin cần thiết trong tài liệu lưu trữ các cơ quan và cá nhân“[4,218].
Tổ chức công cụ khoa học là một trong những công tác quan trọng của các phòng, kho lưu trữ nhằm xây dựng được cac loại công cụ tra cứu khác nhau, đảm bảo giới thiệu đầy đủ về thành phần nội dung cũng như ký hiệu tra tìm tài liệu lưu trữ. Công cụ này giúp cho cơ quan quản lý chặt chẽ tài liệu trong kho. Thông quan công cụ tra cứu có thể thống kê chính xác thành phần tài liệu có trong kho.
Đại học Quốc gia Hà Nội đã và đang hoàn thiện việc xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ từ truyền thống đến hiện đại. Ngoài danh mục tra tìm thì hiện tại Đại học Quốc gia Hà Nội sắp tới sẽ thực hiện dự án số hóa, đưa tất cả các tài liệu lưu trữ vào trong máy tính, tất cả các dữ liệu được lưu trữ bằng phần mềm nhằm đảm bảo việc tra cứu tài liệu theo phương pháp hiện đại hóa và tối ưu hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin.
Hiện tại, trong kho lưu trữ Đại học Quốc gia Hà nội có chủ yếu la tài liệu về hoạt động quản lý trong đó hoạt động đào tạo chiếm khối lượng lớn nhất cũng như có giá trị cao nhất trong phông lưu trữ Đại học Quốc gia, bởi vì xét về góc độ tiếp cận nội dung của tài liệu thì đa số các tài liệu này đúng chức năng, nhiệm vụ của Đại học là đào tạo, do đó tác giả cho rằng khi vận dụng các công cụ tra tìm phải đặc biệt chú ý tới ý nghĩa, nội dung của tài liệu.Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ của Đại học Quốc gia Hà nội là Sổ đăng ký các khối tài liệu. Sổ đăng ký được xây dựng dưới dạng:
- Tài liệu lưu trữ Quản lý đào tạo: + Năm 2009
+ Năm 2010 + Năm 2011…
- Tài liệu lưu trữ công tác sinh viên:
+ Năm 2009
+ Năm 2010
- Số ký hiệu lưu trữ: của tài liệu lưu trữ Quản lý đào tạo ký hiệu QLĐT1, QLĐT2,… đến hiện tại; tài liệu lưu trữ về Công tác sinh viên được ký hiệu là CTSV1,CTSV2,… đến hiện tại.
- Mục lục tài liệu lưu trữ như thế này là rất khó khi tìm kiếm. Vì khi muốn tìm kiếm một tài liệu nào đó ta phải rà soát tỉ mỉ từng tên tài liệu lưu trữ một.
Ví dụ: Muốn tìm tài liệu A về lĩnh vực Xây dựng kế hoạch đào tạo thì cán bộ lưu trữ phải tìm kiếm trong khối tài liệu về Quản lý đào tạo, trong đó lẫn lộn giữa tài liệu về tuyển sinh, xây dựng đề cương môn học, quản lý đào tạo trúng tuyển,…
Ngoài ra, cũng có thể tra tìm qua hệ thống mạng Đại học Quốc gia Hà Nội. Tuy nhiên, chỉ cán bộ Đại học Quốc gia Hà Nội mới có tài khoản và mật khẩu để truy cập, không mở rộng quyền truy cập cho người ngoài (cán bộ các đơn vị thành viên, sinh viên, học viên...)
2.5. Nhận xét, đánh giá chung về tài liệu lưu trữ tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội
2.5.1. Kết quả đạt được
Lãnh đạo Đại học Quốc gia Hà Nội đã ban hành một số quyết định, quy định về công tác văn thư, lưu trữ tại khối cơ quan, văn phòng và các đơn vị trực thuộc tại Đại học Quốc gia Hà Nội, thể hiện sự quan tâm nhất định đến công tác văn thư - lưu trữ hành chính tại đơn vị.
Đại học Quốc gia Hà Nội đã bố trí cán bộ phụ trách lưu trữ và tổ chức bộ phận lưu trữ trực thuộc Phòng Hành chính - Tổng hợp của Văn phòng Đại học Quốc gia Hà Nội. Đây là đơn vị đầu mối duy nhất triển khai thống nhất công tác lưu trữ tại khối cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội.
Vấn đề tổ chức, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội đã được quy định cụ thể trong Quy định về công tác văn thư – lưu trữ năm 2010 về đối tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, sao tài liệu lưu trữ và trách nhiệm của lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội, lưu trữ các đơn vị và người sử dụng tài liệu.
Lãnh đạo Đại học Quốc gia Hà Nội đã bước đầu đầu tư về mặt cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ. Tại Đại học Quốc gia Hà Nội, công tác lưu trữ đã bước đầu nhận được sự quan tâm của lãnh đạo Đại học Quốc gia Hà Nội qua việc xây dựng và trang bị cơ sở vật chất thiết yếu như: bố trí kho bảo quản tài liệu, trang bị đầy đủ bàn ghế, tủ đựng tài liệu, giá để tài liệu, hộp đựng hồ sơ, bìa hồ sơ.
2.5.2. Hạn chế
Tài liệu chưa chỉnh lý chủ yếu còn trong tình trạng chất đống bó gói, chưa tiến hành chỉnh lý đúng quy trình theo quy định Nhà Nước
Lãnh đạo một số đơn vị trực thuộc và đơn vị thành viên chưa quan tâm đến công tác lập hồ sơ tài liệu, lưu trữ theo quy định của ĐHQGHN và các quy định của Nhà nước.
Công tác nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại các bộ phận chuyên môn, đơn vị trực thuộc, đơn vị thành viên của ĐHQGHN còn nhiều bất cập.Cán bộ viên chức chưa
Một là, về mặt tổ chức : Sự thiếu thống nhất về tổ chức bộ máy đã gây không
ít trở ngại cho việc thực hiện các hoạt động chuyên môn, nhất là trong công tác chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các hoạt động nghiệp vụ của tổ chức khoa học tài liệu.
Hai là, về công tác cán bộ: Mặc dù đã được lãnh đạo quan tâm nhưng chưa
thỏa đáng. Các cán bộ chưa được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ vẫn còn chiếm số lượng lớn trong đội ngũ công chức, viên chức lưu trữ của cơ quan.Công tác đào tạo bồi dưỡng còn mang nặng tính thủ tục, hình thức, chưa thật sự chú trọng nội dung. Các lớp bồi dưỡng thường được tổ chức rất ít .Đối tượng tham gia các lớp tập huấn cũng chỉ giới hạn đối với người làm văn thư lưu trữ mà chưa chú trọng đến các đối tượng là cán bộ lãnh đạo và công chức, viên chức chuyên môn nghiệp vụ. Vì vậy, kết quả của hoạt động đào tạo, bồi dưỡng đã không thay đổi được nhận thức về vai trò của công tác lưu trữ đối với lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, dẫn đến hiệu quả thấp.
Ba là, công tác ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn: Tuy Đại học Quốc
gia đã ban hành một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ, tổ chức khoa học tài liệu. Tuy nhiên số lượng văn bản còn ít, chất lượng văn bản còn hạn chế, mang nặng tính thủ tục, thiếu tính thực tế. Do vậy khi vận dụng vào từng tình huống cụ thể lại nảy sinh nhiều vấn đề khó thực hiện. Có văn bản ban hành, đến nay đã không còn phù hợp với cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý lưu trữ.
Bốn là, đối với việc thực hiện các khâu nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu.
Việc phân loại chưa đảm bảo các nguyên tắc, yêu cầu đặt ra, không đảm bảo được trật tự hình thành, không phản ánh được toàn bộ quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông.
Công tác xác định giá trị tài liệu được thực hiện chưa tốt, nhiều tài liệu có giá trị thấp còn được bảo quản trong kho,có một số ít tài liệu chưa được quy định thời hạn bảo quản.
Công cụ tra cứu còn hạn chế hiện tại chỉ có Mục lục hồ sơ là loại công cụ tra cứu phổ biến được sử dụng tại Đại học Quốc gia Hà nội. Loại công cụ này chỉ mới
đáp ứng được yêu cầu tra tìm hồ sơ trong các phông.
2.5.3. Nguyên nhân
Mặc dù đã ban hành một số văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu song trên thực tế, việc nhận thức và chấp hành của các phòng, ban chưa triệt để và nghiêm túc, nên thiếu các giải pháp hữu hiệu để tổ chức chỉ đạo thực hiện. Tình trạng này là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến hiện tượng coi nhẹ công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong cơ quan nhà nước, dẫn đến khó khăn trong công tác chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, đánh giá, làm cho chất lượng công tác lưu trữ và vấn đề tổ chức khoa học tài liệu chưa đáp ứng được yêu cầu.
Đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội còn hạn chế về số lượng, chuyên môn chưa được tốt nên chưa đủ sức thực hiện các hoạt động tổ chức khoa học tài liệu tại cơ quan.
Diện tích chưa đảm bảo, trang thiết bị chưa đáp ứng được yêu cầu nên không thể tiến hành thu thập tài liệu từ các nguồn nộp lưu. Ngoài tài liệu của văn phòng thì tài liệu của các phòng ban khác hiện vẫn đang được bảo quản tại nhiều nơi khác nhau, làm phân tán, dễ dẫn đến nguy cơ thất lạc, mất mát, gây khó khăn cho hoạt động quản lý lưu trữ và tổ chức khoa học tài liệu.
Tài liệu hình thành với thời gian tồn tại khá dài, môi trường khí hậu, các loại côn trùng phá hoại
Trách nhiệm của các cơ quan đơn vị chưa quan tâm đúng mức , chưa coi đây là nhiệm vụ thường xuyên trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị.
Tình trạng vật lý cũng như xử lý nghiệp vụ chưa môn phần lớn chưa đạt yêu cầu về nghiệp vụ chuyên ngành mà còn dẫn tới nguy cơ tiềm ẩn là nhiều tài liệu lưu trữ sẽ bị hủy hoại hoàn toàn.
Công tác kiểm tra, giám sát hoạt đông văn thư, lưu trữ chưa được thường xuyên.
Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khách quan lẫn chủ quan nên hiện nay tài liệu chưa được thu thập đầy đủ, còn nằm rải rác, phân tán ở các phòng, ban khác nhau mà chưa được tổ chức, quản lý thống nhất ở một bộ phận chung. Những tồn tại, hạn chế trong công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại đây chủ yếu xuất phát từ những nguyên nhân như nhận thức chưa đầy đủ về vai trò của công tác lưu trữ của các bộ phận; tổ chức lưu trữ chưa có sự thống nhất; đội ngũ cán bộ lưu trữ còn ít về số lượng, yếu về trình độ chuyên môn nên không thể đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức khoa học tài liệu cơ quan, tình trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ còn hạn chế cả về số lượng và chất lượng …, làm cản trở sự phát triển của công tác lưu trữ, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại khối cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội.
Tiểu kết chương 2
Thực tế đã cho thấy công tác lưu trữ của các trường đại học vẫn còn chưa đi vào nề nếp, đặc biệt là việc lựa chọn tài liệu trong quá trình lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu còn nhiều bất cập, thiếu cơ sở khoa học và vai trò định hướng của cơ quan quản lý, đặc biệt là chưa có hệ thống công cụ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu hợp lý và toàn diên dẫn đến thực trạng khối tài liệu hầu như còn trong tình trạng chưa được lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, hoặc tản mạn ở các đơn vị chức năng, không được quản lý tập trung, tổ chức khoa học, phát huy giá trị của tài liệu, gây nên sự lãng phí rất lớn về những tri thức, kinh nghiệm kết tinh trong tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại các phòng, ban trực thuộc cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội là nguồn tài liệu có giá trị về nhiều mặt, là nguồn thông tin quan trọng phục vụ sự nghiệp xây dựng và phát triển của Đại học Quốc gia Hà Nội trong quá khứ, hiện tại và tương lai. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khách quan lẫn chủ quan nên hiện nay tài liệu chưa được thu thập đầy đủ, còn nằm rải rác, phân tán ở các phòng, ban khác nhau mà chưa được tổ chức, quản lý thống nhất ở một bộ phận chung. Những tồn tại, hạn chế trong công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại đây chủ yếu xuất phát từ những nguyên nhân như nhận thức chưa đầy đủ về vai trò của công tác lưu trữ của các bộ phận; tổ chức lưu trữ chưa có sự thống nhất; đội ngũ cán bộ lưu trữ còn ít về số lượng, yếu về trình độ chuyên môn nên không thể đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức khoa học tài liệu cơ quan, tình trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ còn hạn chế cả về số lượng và chất lượng …, làm cản trở sự phát triển của công tác lưu trữ, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại khối cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội.
Những tồn tại hạn chế nêu trên cần phải có các giải pháp khắc phục hiệu quả, đó chính là nội dung được đề xuất trong chương tiếp theo.
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN ĐẠI HỌC
QUỐC GIA HÀ NỘI.
Từ cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và khảo sát thực tế tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội, có thể nói rằng tài liệu lưu trữ có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức nói chung và của Đại học Quốc gia Hà Nội nói riêng. Việc tổ chức khoa học tài liệu giúp cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ phục vụ công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ vẫn còn một số tồn tại. Sau đây, tác giả xin được đề xuất một số giải pháp nhằm tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội như sau:
3.1. Các giải pháp về tổ chức quản lý
3.1.1. Ứng dụng các kết quả NCKH vào thực tiễn công tác lưu trữ tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà nội Đại học Quốc gia Hà nội
+ Trong việc tổ chức quản lý
Như chúng ta đã biết Đại học Quốc Gia Hà nội là đơn vị đào tạo, NCKH cơ bản nên rất nhiều các đề tài, công trình nghiên cứu đã được ứng dụng trong thực tiễn và phục vụ thiết thực cho công tác quản lý về văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu quốc gia.Các công trình nghiên cứu đã cung cấp cơ sở khoa học cho việc biên soạn và trình các cơ quan có thẩm quyền ban hành như : Luật Lưu Trữ năm 2011, các nghi định thông tư khác về lưu trữ; xây dựng các văn bản hướng dẫn và thực hiện các nghiệp vụ và công tác văn thư, lưu trữ. Nhìn chung hệ thống văn bản nói trên đã tạo cơ sở pháp lý cho công tác lưu trữ hoạt động hiệu quả, đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
+ Ứng dụng kết quả NCKH trong việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Nghiệp vụ lưu trữ gồm các vấn đề: bổ sung tài liệu; tổ chức khoa học tài liệu trong các phòng, kho lưu trữ; bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức các hoạt động phục vụ nhu cầu khai thác , sử dụng tài liệu lưu trữ. Đây được xem như những vấn đề được quan tâm nghiên cứu nhiều nhất, chủ yếu tập trung ở các đề tài, bài viết trên tạp chí và đặc biệt là các luận văn, luận án khóa luận của học viên của các đơn vị trực thuộc.
Các nghiên cứu này không chỉ phân tích về mặt lí luận mà còn tập trung phản ánh thực trạng, chỉ ra những điểm bất hợp lí, chưa phù hợp đồng thời đề xuất