6. Kết cấu của khóa luận
3.1.2. Nhóm giải pháp tổ chức và con người
3.1.1.1. Thành lập, nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận Marketing
Thành lập bộ phận Marketing
Đã từ lâu con người đã biết lưu trữ và khai thác sử dụng TLLT để phục vụ cho nhu cầu tồn tại và phát triển. Ngày nay cùng với sự phát triển của xã
hội, nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu ngày càng gia tăng, bởi TLLT là nguồn thông tin quá khứ, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt góp phần vào việc xây dựng và bảo vệ toàn vẹn chủ quyền lãnh thổ của từng địa phương và Quốc gia. Và, TTLTQG chính là cơ quan quan trọng sưu tầm, thu thập, bổ sung, ch nh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu, tư liệu lưu trữ có giá trị.
Tuy nhiên, các Trung tâm lưu trữ ở trong một thị trường mà sự cạnh tranh gia tăng từ kênh thông tin và các cơ quan thông tin khác; sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ trên toàn thế giới; sự đa dạng người khai thác và sử dụng tin tại các lưu trữ quốc gia; ngân sách bị phụ thuộc và ngày càng cắt giảm. Bên cạnh đó thì TLLT vẫn chưa được nhiều người biết đến. Do vậy, Marketing đóng vai trò đặc biệt trong việc hoàn thành sứ mệnh và mục tiêu của Trung tâm lưu trữ.
Mục tiêu của hoạt động Marketing trong lưu trữ là hướng tới CC. Việc quảng bá, thu hút, đáp ứng nhu cầu của CC sẽ giúp họ biết tới TLLT và giá trị mà TLLT đem lại… Các Trung tâm lưu trữ cần phải nhận thấy điều đó. Bởi, Trung tâm lưu trữ phải cung cấp giá trị để thu hút sự chú ý của nhiều CC có yêu cầu nghiên cứu và sử dụng tài liệu.
Với các công cụ sử dụng cho Maketing, các Trung tâm lưu trữ tiến hành nghiên cứu để biết được họ cần gì, nhận thức ra sao, họ mong đợi gì từ nguồn tài liệu lưu trữ từ Trung tâm.
Do đó các TTLTQG rất cần thiết có một đơn vị phòng Marketing trực thuộc ban giám đốc Trung tâm. Bộ phận này sẽ có nhiệm vụ:
- Chịu trách nhiệm quản lý và điều phối các hoạt động hàng ngày của phòng Marketing, bao gồm các công tác nghiên cứu và tổng hợp từ các nguồn thông tin thị trường;
- Lập kế hoạch Marketing, nghiên cứu thị trường, trên cơ sở đó, đề xuất kế hoạch hành động cho từng giai đoạn phát triển.
- Đề xuất chiến lược Marketing sản phẩm bao gồm các kế hoạch hành động cụ thể, ngân sách thực thi,…;
- Thực hiện các chiến lược quảng cáo và truyền thông để quảng bá hoạt động của Trung tâm cũng như cung cấp và định hướng thông tin cho CC; - Xây dựng và tổ chức các sự kiện thu hút sự chú ý của CC, đối tác và cộng đồng;
- Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các cơ quan truyền thông, báo chí tạo hình ảnh đẹp của Trung tâm trước CC để đảm bảo hình ảnh được thể hiện một cách tốt nhất;
- Xây dựng, duy trì và phát triển văn hóa Trung tâm, xây dựng phong trào tập thể nhằm nâng cao tinh thần sáng tạo, đoàn kết và chia sẻ của toàn thể cán bộ trong Trung tâm .
Vì các TTLTQG chưa có bộ phận Marketing nên tôi xin đề xuất hai phương án thiết lập như sau:
- Phương án đầu tiên:
Dưới sự điều phối của cán bộ lãnh đạo Trung tâm, bố trí mỗi phòng, ban chức năng một nhân sự kiêm nhiệm Marketing. Người này sẽ có trách nhiệm báo cáo kết quả làm việc với lãnh đạo phụ trách nhằm xây dựng nên các chiến dịch Marketing phù hợp. Đây chính là những đầu mối quan trọng giúp bộ phận Marketing triển khai thuận lợi các hoạt động hướng tới.
- Phương án thứ hai:
Bố trí một nhân sự thuộc phòng Đọc để thực hiện các công việc Marketing. Nhân sự này sẽ nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của CC, tạo thuận lợi cho công tác Marketing.
Tuy nhiên cả hai phương án trên đều tồn tại các mặt hạn chế: - Phương án đầu tiên:
Vì ch có duy nhất một nhân sự phụ trách nên các nội dung Marketing rất khó có thể giải quyết hết.
- Phương án thứ hai:
Nhân sự ở các phòng, ban chức năng khác nhau sẽ không có sự bao quát tổng thể bởi mỗi người sẽ ch nắm được phần việc của mình
Mỗi Trung tâm sẽ lựa chọn phương án phù hợp tuỳ theo đặc điểm của mình để có thể thiết lập được bộ phận Marketing.
Nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận Marketing
Hiện nay, một số cán bộ TTLTQG vẫn chưa nắm được các khái niệm cơ bản về Marketing. Trung tâm cần có kế hoạch mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng kiến thức ngắn hạn về Marketing cho các cán bộ.
Bên cạnh đó, các cán bộ cũng cần tự trang bị thêm các kỹ năng mềm như: Kỹ năng làm việc nhóm, Kỹ năng thuyết phục, Kỹ năng nắm bắt tâm lý khách hàng,...
Về kinh phí cho hoạt động Marketing tại các Trung tâm thường rất khó xác định, do đặc thù hoạt động Marketing nơi đây mang tính tự phát, không thường xuyên. Để xác định được mức đầu tư kinh phí, đầu tiên cần chú trọng tới việc rà soát, căn cứ vào các hoạt động triển khai theo kế hoạch dự kiến.
Các kinh phí được chi trả cho việc: - Hoạt động truyền thông Marketing - Đào tạo Marketing
- Các trang thiết bị công nghệ hỗ trợ Marketing
- Quá trình nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh, thị trường Marketing - Khảo sát nhu cầu, mong muốn của CC.
3.1.1.2. Học hỏi kinh nghiệm tổ chức Marketing trên thế giới
Để thu hút nhiều đối tượng đến với các TTLTQG thì Trung tâm cần xây dựng các hình thức phục vụ, cung cấp cho CC một cách sinh động và hấp dẫn
Chẳng hạn như:
- Tại Pháp, thông qua việc tham quan Lưu trữ quốc gia Pháp (ở Paris hoặc Pierrefitte-sur-Seine), học sinh được làm quen với các tài liệu hình thành
nên di sản quốc gia đồng thời có cái nhìn tổng quan về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan lưu trữ. Tại phòng thực hành hoặc triển lãm, học sinh sẽ tìm hiểu sâu hơn và rèn luyện các kỹ năng liên quan đến chủ đề được lựa chọn. Tùy theo từng mô hình hoạt động, lớp học sẽ kết thúc bằng việc cho học sinh thực hành các kỹ năng thông qua một sản phẩm mỹ thuật, kỹ thuật hoặc một bài thuyết trình. Trong mỗi buổi thực hành, học sinh sẽ được bố trí thời gian để tham quan tài liệu gốc bảo quản trong các tủ kính hoặc các không gian trưng bày tạm thời.
- Đức lại Công bố nội dung tài liệu và quảng bá hình ảnh của Viện lưu trữ bằng những vở sân khấu được trình diễn.
- Còn Hàn Quốc thì tổ chức hoạt động “Xem phim và uống cà phê
cùng lưu trữ vào ngày thứ năm” (Thursday Movie Café with Archives). Vào
ngày này, người dân sẽ được vào cửa miên phí tại lưu trữ quốc gia để xem các bộ phim lưu trữ, đặc biệt là thưởng thức cà phê hoàn toàn miễn phí.
3.1.1.3. Tăng cường hợp tác, chia sẻ trong và ngoài nước về hoạt động Marketing
Để nói lên tầm quan trọng của việc chia sẻ thông tin, George Bernard Shaw đã có câu danh ngôn: “If you have an apple and I have an apple and we exchange these apples then you and I will still each have one apple. But if you have an idea and I have an idea and we exchange these ideas, then each of us
will have two ideas” (Nếu bạn có một quả táo và tôi có một quả táo và chúng
ta trao đổi những quả táo này, bạn và tôi đều vẫn sẽ có một quả táo. Nhưng nếu bạn có một ý tưởng và tôi có một ý tưởng và chúng ta trao đổi những ý tưởng này, thì mỗi chúng ta sẽ có hai ý tưởng).
Thực vậy, việc hợp tác, chia sẻ và trao đổi thông tin là giải pháp có tính chiến lược. Các cá nhân, tổ chức mang tầm ảnh hưởng tích cực trong xãhội, được CC yêu quý và tin tưởng chính là những đối tác tiềm năng. Các Trung tâm có thể phối hợp với họ trong nhiều hoạt động sẽ gây được ảnh hưởng tốt
tới CC của TTLTQG.
Với các đối tác ngoài nước, các Trung tâm sẽ lựa chọn cách thức tiếp cận, triển khai hoạt động Marketing phù hợp với tình hình thực tiễn. Đồng thời có thêm được những kinh nghiệm quý báu nhằm hạn chế rủi ro xảy ra trong việc đầu tư thời gian, tài chính, công sức của cán bộ TTLTQG với hoạt động Marketing.
3.1.1.4.Đào tạo người dùng tin
Kỹ năng tìm kiếm thông tin cần được đào tạo cho CC. Mời các chuyên gia đến tập huấn, đào tạo và giảng dạy về Marketing và các kỹ mềm cho cán bộ Trung tâm như: Kỹ năng làm việc nhóm, Kỹ năng thuyết phục, Kỹ năng nắm bắt tâm lý CC,.... Từ đó, cán bộ tại TTLTQG sẽ giúp CC học thêm kỹ năng tìm kiếm thông tin.