6. Kết cấu của khóa luận
2.3.3. Nhận xét chung
Ưu điểm:
- Giá cả:
Việc tính giá trong hoạt động của TTLTQG hiện nay được thực hiện theo Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy
định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.
Đa phần nội dung trong Thông tư quy định tạo điều kiện cho công chúng tiếp cận tri thức, khai thác tốt nguồn lực thông tin của TTLTQG. Vì vậy, việc tính giá cũng như phí làm thẻ được thu mức tối thiểu, giúp CC có điều kiện sử dụng mọi loại hình sản phẩm tại Trung tâm. Thực sự đó là thuận
lợi lớn của TTLTQG khi thu hút CC sử dụng sản phẩm của mình. - Nhận thức:
Các cán bộ lãnh đạo tại Trung tâm hiện nay đã nhận thấy vai trò của hoạt động Marketing với tổ chức của mình.Chiến lược và chiến thuật Marketing sẽ sinh ra kế hoạch để đạt được mục tiêu của Trung tâm. Nghiên cứu về môi trường bên ngoài sẽ được thực hiện, bao gồm việc phân tích tính cạnh tranh, những nguy cơ, cơ hội. Đồng thời, nghiên cứu thuận lợi, khó khăn của tổ chức Trung tâm lưu trữ.
Từ đó, giúp Trung tâm tổ chức hoạt động cung cấp sản phẩm và dịch vụ thông tin lưu trữ không ch đơn thuần theo chức năng, nhiệm vụ đã được giao mà còn phù hợp với nhu cầu của thị trường; hoàn thiện, đa dạng hóa các sản phẩm, dịch vụ thông tin lưu trữ nhằm đáp ứng các nhu cầu khác nhau của CC; giúp TTLTQG thiết lập hệ thống cung cấp thông tin lưu trữ thuận lợi, hiệu quả hơn cho việc khuyến khích CC đến với lưu trữ nhiều hơn.
Marketing giúp lựa chọn hình thức và hoạt động tuyên truyền, quảng bá, giới thiệu, vận động mọi người đến với lưu trữ nhiều hơn và thường xuyên hơn. Marketing không ch giúp thỏa mãn nhu cầu của các đối tượng sử dụng mà còn giúp các TTLTQG xây dựng hình ảnh tốt đẹp và khẳng định vị trí không thể thiếu trong xã hội.
Cuối cùng, Marketing giúp các TTLTQG bảo toàn về nguồn kinh phí hỗ trợ. Trong bối cảnh hiện nay với suy thoái kinh tế, các cơ quan đều có khả năng bị cắt giảm kinh phí hoạt động. Marketing có thể giúp lưu trữ ổn định được nguồn kinh phí của mình nhờ vào việc thay đổi nhận thức của người ra quyết định.
- Yếu tố vật chất:
Hiện nay, các TTLTQG đượcđược cấp ngân sách từ nhà nước để duy trì hoạt động phục vụ CC; có nguồn thu từ hoạt động cung cấp các dịch vụ lưu trữ như phục vụ hồ sơ, TLLT gốc tại phòng đọc, cung cấp bản sao chụp
TLLT, dịch vụ tham quan cơ quan lưu trữ, dịch vụ ch nh lý TLLT, dịch vụ cho thuê kho lưu trữ…. TLLT nơi đây rất phong phú, đặc sắc, độc đáo mà khó tìm được ở nơi khác. Cơ sở vật chất đầy đủ, trang thiết bị hiện đại và địa điểm làm việc đẹp, thuận tiện là yếu tố thu hút CC đến nghiên cứu tại Trung tâm.
Từ nhận thức của cán bộ lãnh đạo và các cán bộ TTLTQG về việc cần thay đổi nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn của CClà nguyên nhân dẫn tới các ưu điểm trên. Do vậy, hoạt động Marketing đã được góp phần không nhỏ trong việc cả thiện hình ảnh của TTLTQG với CC, cùng với đó là việc nâng cao được chất lượng sản phẩm của Trung tâm trong thời gian qua.
- Sản phẩm và dịch vụ:
Dịch vụ tư vấn, hỏi đáp tương tác giữa cán bộ Trung tâm và CC tốt. Các cán bộ trả lời thông tin rất nhanh chóng và nhiệt tình. Khi CC gửi tin nhắn đến, TTLTQG có hệ thống báo cáo tự động rằng họ đã nhận được câu hỏi thắc mắc của CC. CC không phải chờ lâu, thậm chí là rất nhanh. Điều này khiến CC cảm thấy rất hài lòng, vui vì được phía Trung tâm cung cấp thông tin nhanh chóng, thân thiện và chuyên nghiệp.
Hạn chế:
- Sản phẩm:
Phần mềm Khai thác trực tuyến với đề án số hoá TLLT vẫn còn một số lỗi kỹ thuật, chưa đa dạng tính năng sử dụng gây ra bất lợi trong việc khai thác, sử dụng TLLT.
- Dịch vụ phục vụ CC nghiên cứu tài liệu tại phòng Đọc:
Việc phê duyệt tài liệu tương đối chặt chẽ; thời gian thực hiên thủ tục mất nhiều thời gian; thời gian phục vụ vẫn còn gò bó, chưa linh hoạt; tài liệu chủ yếu được đọc dưới dạng giấy
- Phân phối:
chuyển tải thông tin tới đúng CC mà mình quan tâm. Các videos hay những phần trình bày bằng powerpoint chưa ấn tượng nhiều. Đặc biệt loại hình truyền thông qua internet của Trung tâm chính là mạng xã hội chưa có sức lan toả mạnh mẽ và chú trọng nhiều.
Và các TTLTQG mới dùng mạng xã hội là Facebook để truyền thông mà chưa dùng thêm các mạng khác như: Youtube, Instagram, LinkedIn, Google Plus, Twitter, MySpace, Zalo Sharethis, Friendster...
Trang chủ website của các TTLTQG hiện nay vẫn chưa tích hợp nhiều các tiện ích mạng xã hội này. Việc này dẫn đến sự bỏ lỡ các cơ hội tiếp cận CCcủa các Trung tâm.
- Dịch vụ cung cấp bản sao, chứng thực tài liệu:
Dịch vụ này chưa linh hoạt trong hình thức sao chụp (bản điện tử hoặc bản giấy); không được phép sao chụp toàn bộ hồ sơ, thời gian sao chụp chưa nhanh.
- Con người:
Một số cán bộ còn chưa chủ động trong đề xuất, xây dựng các sản phẩm và dịch vụ mới có sự ch đạo sát sao về việc tìm cách đa dạng hoá các loại hình sản phẩm, dịch vụ thông tin; đổi mới hướng phục vụ nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng TLLT của CC.
* Tiểu kết
Chương này đi sâu vào phân tích thực trạng công tác Marketing tại các TTLTQG thông qua việc ứng dụng các yếu tố sản phẩm, chi phí, phân phối, truyền thông, con người và yếu tố vật chất. Các nhu cầu sử dụng sản phẩm và dịch vụ hiện tại của CC đã được đáp ứng tương đối tốt.
Việc tính giá trong hoạt động của TTLTQG hiện nay được thực hiện theo Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy
Đa phần nội dung trong Thông tư quy định tạo điều kiện cho CC tiếp cận tri thức, khai thác tốt nguồn lực thông tin của TTLTQG. Vì vậy, việc tính giá cũng như phí làm thẻ được thu mức tối thiểu, giúp CC có điều kiện sử dụng mọi loại hình sản phẩm tại Trung tâm. Thực sự đó là thuận lợi lớn của TTLTQG khi thu hút CC sử dụng sản phẩm của mình.
Trang chủ website của các TTLTQG hiện nay vẫn chưa tích hợp nhiều các tiện ích mạng xã hội này. Việc này dẫn đến sự bỏ lỡ các cơ hội tiếp cận CC của các Trung tâm..
Dịch vụ tư vấn, hỏi đáp tương tác giữa cán bộ Trung tâm và CC tốt. Các cán bộ trả lời thông tin rất nhanh chóng và nhiệt tình. Khi CC gửi tin nhắn đến, TTLTQG có hệ thống báo cáo tự động rằng họ đã nhận được câu hỏi thắc mắc của CC. CC không phải chờ lâu, thậm chí là rất nhanh. Điều này khiến CC cảm thấy rất hài lòng, vui vì được phía Trung tâm cung cấp thông tin nhanh chóng, thân thiện và chuyên nghiệp.
Các lãnh đạo tại TTLTQG rất tâm huyết với sự phát triển của Trung tâm. Đồng thời đội ngũ cán bộ công chức, viên chức tại đây tương đối hùng hậu; có chuyên môn, trình độ cao đẳng - đại học trở lên.
Bên cạnh đó các TTLTQG được cấp ngân sách từ nhà nước để duy trì hoạt động phục vụ công chúng; có nguồn thu từ hoạt động cung cấp các dịch vụ lưu trữ như phục vụ hồ sơ, TLLT gốc tại phòng đọc, cung cấp bản sao chụp TLLT, dịch vụ tham quan cơ quan lưu trữ, dịch vụ ch nh lý TLLT, dịch vụ cho thuê kho lưu trữ…. TLLT nơi đây rất phong phú, đặc sắc, độc đáo mà khó tìm được ở nơi khác. Cơ sở vật chất đầy đủ, trang thiết bị hiện đại và địa điểm làm việc đẹp, thuận tiện là yếu tố thu hút CC đến nghiên cứu tại Trung tâm.
Chƣơng 3.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC