8. Kết cấu khóa luận
2.2.3. Quản lý văn bản đi trong Hệ thống QLVB-HSCV
Đây là nhóm chức năng giúp Chuyên viên xem được các văn bản dự thảo có liên quan đến người đó và đã được phát hành thành văn bản đi như: người dùng là người soạn, là người theo dõi hồi báo, ... Tại giao diện chính, nhấn
Hình 2.14. Giao diện Quản lý văn bản đi
Trong nhóm chức năng, các chức năng chính bao gồm:
- Tra cứu văn bản đi
- Tra cứu dữ liệu của năm
• Quy trình phát hành văn bản đi trên Hệ thống QLVB-HSCV của
Văn phòng TCMT
Bước 1: Tạo dự thảo (do đơn vị/ chuyên viên dự thảo) - Nhập thông tin cơ bản của dự thảo;
- Đính kèm file dự thảo đã soạn sẵn; - Ký số dự thảo (ký nháy);
- Chuyển cho người duyệt;
- Tạo phiếu trình (đối với dự thảo đã được duyệt).
Bước 2: Xét duyệt và ký số dự thảo (do lãnh đạo phòng hoặc văn phòng)
- Xem xét thông tin của dự thảo;
- Rà soát văn bản, file đính kèm dự thảo;
- Nếu đạt yêu cầu thì duyệt, gửi người soạn ký nháy; - Ký số dự thảo (ký nháy), sau đó chuyển lãnh đạo đơn vị; - Duyệt và trả lại trong trường hợp cần tạo phiếu trình.
Bước 3: Ký văn bản (Lãnh đạo Văn phòng) - Xem xét thông tin cơ bản của dự thảo; - Rà soát văn bản đính kèm;
- Trả lại cho người soạn thảo nếu chưa đạt; - Duyệt và gửi lại cho người soạn thảo ký nháy; - Ký số dự thảo;
- Chuyển văn thư cấp số, ký số phát hành;
Bước 4: Cấp số văn bản, ngày phát hành, đóng dấu (văn thư) - Thêm số cho văn bản;
- Thêm ngày ban hành;
- Ký số, đóng dấu đơn vị để phát hành văn bản đi; - Trả lại cho người soạn thảo nếu thấy có sai sót.
• Nhận xét
• Ưu điểm
- Theo dõi được tiến độ xử lý văn bản một cách chính xác nhất (văn bản quá hạn, đúng hạn hoặc chưa xử lý của từng cá nhân/đơn vị)
- Văn bản đi được lưu trữ trên Hệ thống QLVB-HSCV
• Hạn chế
- Việc ký nháy (chữ ký số) phải tiến hành đối với từng trang một, đối với văn bản với dung lượng lớn sẽ tốn thời gian
- Văn bản không thể sửa trực tiếp trên hệ thống được, tức là khi văn bản có sai sót được trả về thì chuyên viên sẽ tiến hành sửa văn bản sau đó tải lên hệ thống một lần nữa.
- Khi lãnh đạo Văn phòng yêu cầu sửa văn bản thì văn bản được chuyển về tài khoản của chuyên viên, lãnh đạo phòng muốn xem phải tra lại hồ sơ công việc.