8. Kết cấu khóa luận
2.6. Cơ sở vật chất phục vụ hiện đại hóa công tác văn thư
Những năm gần đây, phòng văn thư của văn phòng TCMT luôn được trang bị cơ sở vật chất hiện đại phục vụ công tác văn thư của cơ quan. Hệ thống cơ sở vật chất không ngừng được cải thiện, nâng cao đáp ứng yêu cầu về hiện đại hóa công tác văn thư.
Một số máy móc hiện đại được cập nhật để đáp ứng nhu cầu như: máy fax, máy scan, máy in, máy tính, máy photo. Mỗi chuyên viên được trang bị một máy tính có kết nối inter net nhằm cập nhật thông tin bên ngoài cũng như sử dụng được Hệ thống QLVB-HSCV. Các phần mềm máy tính phục vụ công tác văn thư được dùng chủ yếu như: Word, Excel, phần mềm hỗ trợ chữ ký số, Hệ thống QLVB-HSCV.
Về nhân sự phục vụ công tác văn thư tại Văn phòng, như đã nêu ở phần cơ cấu tổ chức, Văn phòng TCMT có phòng văn thư lưu trữ là phòng chuyên trách thực hiện công tác văn thư của toàn văn phòng. Tại đây có 1 trưởng phòng, 1 phó phòng, 1 chuyên viên và 2 cán bộ hợp đồng.
Để việc hiện đại hóa công tác văn thư, ứng dụng công nghệ thông tin được hiệu quả, Chánh văn phòng đã điều anh Nguyễn Hoàng Nam là chuyên viên của Trung tâm tin học về phòng Văn thư lưu trữ để thực hiện việc quản lý văn bản đến trên hệ thống. Đồng thời, Trung tâm Tin học chịu trách nhiệm hướng dẫn các phòng ban, tổ chức các buổi tập huấn hướng dẫn về sử dụng ký số, sử dụng Hệ thống QLVB-HSCV
Tiểu kết Chương 2: Việc áp dụng quy trình hiện đại hóa công tác văn thư bước đầu mang lại những hiệu quả nhất định phục vụ cho quá trình giải quyết công việc. Hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng TCMT với những nội dung chính như: Chủ trương HĐH công tác văn thư; HĐH công tác văn thư thông qua Hệ thống QLVB-HSCV; Sử dụng phần mềm Excel để theo dõi văn bản đi và lấy số văn bản; Mẫu hóa trong soạn thảo văn bản; Website trực tuyến – cổng thông tin điện tử; Cơ sở vật chất phục vụ HĐH công tác văn thư. Bên cạnh những thành tựu đạt được cần phát huy thì cũng có một số mặt hạn chế cần khắc phục. Chương 3 sẽ nêu đề xuất một số giải phát khắc phục một số tồn đọng đã nêu ra ở chương 2.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUÁ TRÌNH HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
VĂN PHÒNG TỔNG CỤC MÔI TRƯỜNG 3.1. Nhận xét, đánh giá
3.1.1. Những kết quả đạt được
Quá trình hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục môi trường đang từng bước được hoàn thiện và đã đạt được một số hiệu quả nhất định tạo thuận lợi cho việc thực hiện công tác văn thư tại cơ quan.
Lực lượng nhân sự tại Văn phòng, đặc biệt là các cán bộ chuyên viên của phòng Văn thư lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và được đào tạo về tin học; có kinh nghiệm và trách nhiệm cao trong công việc, luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Cán bộ văn thư thường xuyên được cử đi đào tạo, tập huấn chuyên môn nghiệp vụ từ đó tạo tiền đề về nguồn nhân lực cho hiện đại hóa công tác văn thư.
Cơ sở vật chất phần nào đã đáp ứng được nhu cầu hiện đại hóa công tác văn thư, hệ thống máy móc trang thiết bị được trang bị để phục vụ cho hoạt động văn thư của cơ quan. Các máy tính đều được kết nối internet và liên kết với Hệ thống QLVB-HSCV.
Hệ thống QLVB-HSCV được sử dụng trong toàn cơ quan, 100% cán bộ chuyên viên có tài khoản đăng nhập và khả năng sử dụng thành thạo hệ thống. Hệ thống QLVB-HSCV có khả năng lưu trữ rất cao, cho phép nhận lượng thông tin lớn, thời gian lưu trữ vĩnh viễn, khắc phục tình trạng văn bản giấy truyền thống bị hư hỏng mối mọt. Khắc phục được việc đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận khi xảy ra việc văn bản xử lý quá hạn (do hệ thống có lưu trữ thời gian giao dịch). Quản lý văn bản đi – đến trên hệ thống được thực hiện khoa học, không có tình trạng thất lạc văn bản, việc tra cứu và lưu trữ
văn bản trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn. Việc thực hiện truyền văn bản thông qua Hệ thống QLVB-HSCV hay Email, mạng LAN của Văn phòng Tổng cục Môi trường giúp tiết kiệm chi phí hành chính và thời gian cho các đơn vị, quá trình truyền đạt ý kiến chỉ đạo nhanh gọn, chính xác và kịp thời. Tất cả các văn bản đi – đến được cập nhật lên hệ thống tương đối đầy đủ.
Công tác văn thư đáp ứng được yêu cầu chính xác, đầy đủ, bảo vệ được bí mật thông tin. Hệ thống cơ sở dữ liệu sẵn sàng phục vụ hoạt động điều hành của lãnh đạo (báo cáo, thống kê, tra cứu,..).
Việc tạo dự thảo, phát hành văn bản đi, chữ ký số và con dấu điện tử đang bước đầu đưa vào thực hiện, hướng tới mục tiêu 100% văn bản nội bộ trong Văn phòng được thực hiện trực tiếp trên hệ thống.
Hệ thống QLVB-HSCV đang từng bước được hoàn thiện, các buổi tập huấn chuyên đề, góp ý thắc mắc của các chuyên viên luôn được Cục công nghệ thông tin và Trung tâm Tin học ghi nhận và xem xét sửa đổi hoàn thiện.
Hệ thống văn bản quy định về công tác văn thư đã được hoàn thiện. Công tác văn thư của Văn phòng TCMT được thực hiện theo Quyết định số 126/QĐ-TCMT của Tổng cục Môi trường về “Ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ của Tổng cục môi trường”. Ngoài ra để cụ thể hóa quyết định này, đã có 2 quyết định hướng dẫn sử dụng Hệ thống QLVB-HSCV và chữ ký số, văn bản điện tử đó là:
- Ngày 31 tháng 8 năm 2016, Bộ TN&MT ban hành Quyết định số 1989/QĐ-BTNMT về Ban hành Quy chế về quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Bộ Tài nguyên và Môi trường.
- Tiếp đến ngày 01 tháng 9 năm 2016, Bộ TN&MT ban hành Quyết định số 2018/QĐ-BTNMT về Ban hành Quy chế về quản lý và sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số, chứng thư số tại Bộ TN&MT.
Cục Công nghệ thông tin đã ra những Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Hệ thống QLVB-HSCV cụ thể cho từng nhóm đối tượng khác nhau
3.1.2. Một số tồn tại
Bên cạnh những mặt làm được thì việc hiện đại hóa công tác văn thư vẫn còn tồn một số mặc hạn chế nhất định cần nhìn nhận và khắc phục:
Về cơ sở vật chất: Chất lượng của các trang thiết bị văn phòng chưa thực sự đảm bảo, vẫn xảy ra tình trạng mất kết nối mạng trong quá trình làm việc. Kinh phí đầu tư cho trang thiết bị còn hạn chế. Một số máy tính tại phòng văn thư lưu trữ do dùng lâu, bộ nhớ đầy không được giải phóng dẫn đến xảy ra hiện tượng hoạt động chậm thậm chí sập nguồn khi đang sử dụng dẫn đến sự sai sót trong công việc. Diện tích phòng văn thư lưu trữ khá hẹp, không đáp ứng được nhu cầu công việc khi lượng văn bản giấy tờ nhiều. Tại phòng Văn thư lưu trữ là đơn vị đầu mối thực hiện công tác văn thư của văn phòng nhưng lại không có máy photo (do diện tích nhỏ hẹp).
Về Quản lý văn bản đi – đến sử dụng Hệ thống QLVB-HSCV chưa được áp dụng triệt để trong tất cả các khâu, ví dụ như lấy số văn bản vẫn phải dùng sổ đăng ký sau đó mới nhập lên hệ thống. Chuyển văn bản đến một số cơ quan tổ chức không đủ điều kiện cơ sở vật chất đáp ứng vẫn phải chuyển qua đường bưu điện, chuyển phát.
Hệ thống QLVB-HSCV mặc dù đã phát triển và từng bước hoàn thiện tuy nhiên chưa đáp ứng được yêu cầu, việc lấy số văn bản không được tích hợp để thực hiện tự động trên hệ thống mà cần cán bộ văn thư thao tác trên Excel. Việc này dẫn đến hiện tượng có hiện tượng lấy trùng số, xin số trước, xin số sau, số trống. Hệ thống cũng chưa tích hợp việc tự động cập nhật hay thống kê văn bản đi, vẫn cần cán bộ văn thư thao tác đánh máy trên Excel.
Văn bản đến cơ quan theo nhiều hình thức khác nhau như qua bưu điện, qua Hệ thống QLVB-HSCV, fax, Email.. lượng văn bản đi đến nhiều, nguồn
nhân lực làm công tác văn thư còn ít không đáp ứng được yêu cầu công việc dẫn đến tình trạng tồn đọng văn bản.
Công tác rà soát, nhập liệu văn bản đi – đến chưa được đảm bảo.
3.1.3. Nguyên nhân
Việc trang thiết bị chưa đảm bảo do đầu tư kinh phí chưa thỏa đáng, không thường xuyên được bảo trì, bảo dưỡng định kỳ. Về việc máy tính thường xuyên mất mạng là do một số máy tính đã cũ, không đảm bảo cho việc thực hiện các thao tác nghiệp vụ, dung lượng bộ nhớ đã gần đầy.
Công tác tập huấn văn thư được diễn ra nhưng chưa thực sự chất lượng, các phần mềm quản lý văn bản còn mới, cần có thời gian để thích nghi. Cán bộ chuyên viên chưa nhận thức được một các đầy đủ về vai trò của hiện đại hóa công tác văn thư.
Hiện tượng trùng số do cán bộ vội hoặc không tập trung dẫn đến thao tác máy tính không chính xác. Hiện tượng xin số trước một phần do quan niệm số đẹp, hoặc do đã có nội dung nhưng chưa tiến hành soạn thảo văn bản, xin số trước để đề phòng. Xin số sau do các đơn vị không phát hành văn bản ngay thời điểm phát sinh, để lâu, phát hành theo kiểu “trả bài”, cán bộ văn thư còn cả nể.
Hiện tượng tồn đọng văn bản do lượng văn bản hàng ngày đến Tổng cục khá lớn, nếu không giải quyết hết rất dễ dẫn đến việc tồn đọng văn bản, gây ảnh hưởng xấu đến việc tiếp nhận và xử lý thông tin của các cấp lãnh đạo và phòng ban. Việc rà soát, nhập liệu các văn đi chưa được đảm bảo là do cán bộ phụ trách phần việc này đang nghỉ ốm dài hạn.
3.2. Một số giải pháp hiện đại hóa công tác văn thư
3.2.1. Nâng cao nhận thức của Lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên về ứng dụng hiện đại hóa công tác văn thư dụng hiện đại hóa công tác văn thư
Điều 3 Nghị định 110/2004 /NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 08 tháng 4 năm 2004 Về công tác văn thư có nêu rõ:
“Điều 3. Trách nhiệm đối với công tác văn thư
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao, có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư”
Một trong những nguyên nhân chủ quan dẫn đến những tồn tại của quá trình hiện đại hóa công tác văn thư là do một số cán bộ, chuyên viên trong Văn phòng TCMT chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của công tác văn thư dẫn đến những sai phạm, thiếu sót do cả nể, bao che.
Nâng cao nhận thức của Lãnh đạo, cán bộ chuyên viên về tầm quan trọng của hiện đại hóa công tác văn thư được tối ưu hóa sẽ giúp cho tinh thần học hỏi, sáng tạo, chất lượng công việc được cải thiện đáng kể.
Ngoài việc nâng cao nhận thức của Lãnh đạo, cần phải nâng cao trình độ công nghệ thông tin (các lãnh đạo đa phần đã lớn tuổi, đòi hỏi phải học cách sử dụng CNTT), nâng cao khả năng vận dụng công nghệ thông tin vào công tác lãnh đạo, quản lý.
3.2.2. Đảm bảo nguồn nhân lực phục vụ quá trình hiện đại hóa công tác văn thư văn thư
Không chỉ đảm bảo nguồn nhân lực phục vụ quá trình hiện đại hóa công tác văn thư mà còn cần nguồn nhân lực chất lượng và hiệu quả. Để làm được điều này, cần tiến hành đào tạo cán bộ, chuyên viên văn thư nhằm nâng cao năng lực thực thi nhiệm vụ được giao. Không chỉ đào tạo cho cán bộ chuyên môn, các cấp lãnh đạo cũng cần phải được đào tạo, tham gia tập huấn để có
thể nắm bắt được quy trình cũng như có thể sử dụng thành thảo phần mềm quản lý, phục vụ cho công tác lãnh đạo, điều hành. Chuyên viên tin học cũng là đối tượng cần được đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao hiểu biết về công nghệ thông tin, nắm bắt được tiến trình phát triển của phần mềm hệ thống, quản trị mạng và khắc phục sự cố, xây dựng cơ sở dữ liệu cho phần mềm.
Để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực phục vụ cho công tác văn thư, cần phải tổ chức lớp đào tạo, tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn, tổ chức các chuyên đi tham quan, khảo sát mô hình hiện đại hóa công tác văn thư của các cơ quan, doanh nghiệp tiêu biểu.
Hiện tại, nguồn nhân lực phục vụ cho công tác văn thư tại Văn phòng TCMT là không đủ (do một chuyên viên nghỉ ốm đã 4 tháng), lượng công việc tồn đọng khá nhiều, đặc biệt là quá trình rà soát, nhập liệu văn bản lên các file lưu trữ, tạo hồ sơ lưu trữ văn bản đang bị ứ trệ. Giải pháp trước mắt cần làm đó là tuyển thêm cán bộ hợp đồng để đảm nhiệm công việc của cán bộ đang tạm thời xin nghỉ (công việc bao gồm cấp số văn bản, vào sổ văn bản đến, đi; chuyển giao văn bản đến các phòng ban, ngoài ra có thể tuyển thêm một số thực tập sinh hoặc tiến hành tăng ca, thuê hợp đồng dịch vụ.
3.2.3. Đảm bảo về cơ sở vật chất phục vụ quá trình hiện đại hóa công tác văn thư văn thư
Một trong những yếu tố tiên quyết phục vụ quá trình hiện đại hóa công tác văn thư đó là vấn đề về cơ sở vật chất. Các trang thiết bị văn phòng, máy mọc, internet, các chương trình, phần mềm hệ thống phải đảm bảo được yêu cầu đổi mới, cải tiến quy trình quản lý.
Để làm được điều này, Chánh Văn phòng cần có những đề xuất với Tổng cục Môi trường để có thể đầu tư kinh phí vào cơ sở vật chất một cách thỏa đáng nhằm thúc đẩy sự phát triển của hiện đại hóa công tác văn thư, làm tiền
Tuy nhiên, giải pháp trước mắt là cần phải sửa chữa, bảo trì các trang thiết bị đã bị hư hại. Ngoài ra cẩn phải tuyên truyền nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, chuyên viên về sử dụng và giữ gìn các trang thiết bị văn phòng, ngăn chặn các cán bộ nhận viên sử dụng tùy tiện gây hư hại thiết bị.
Khi xảy ra sự cố về trang thiết bị cần báo ngay cho Trung tâm tin học hoặc phòng Quản trị thiết bị để được hỗ trợ.
3.2.4. Hoàn thiện Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
Hệ thống QLVB-HSCV bắt đầu được đưa vào áp dụng từ năm 2015, từ đó đến nay đã dần hoàn thiện, tuy nhiên để đáp ứng như cầu hiện đại hóa toàn diện, phần mềm cần được nghiên cứu cải tiến và nâng cấp để các khâu của công tác văn thư được sử dụng hoàn toàn trên hệ thống.
Hệ thống QLVB-HSCV cần nghiên cứu thêm để có thể tích hợp được cả chức năng lấy số văn bản đi tự động trên hệ thống, tự động cập nhật thông tin vào sổ văn bản điện tử; hướng tới mục tiêu từ bán tự động hóa sang tự động hóa hoàn toàn.
Thiết lập an toàn mạng, tiếp tục duy trì và phát triển các phần mềm ứng dụng. Kiểm tra, hướng dẫn sử dụng và giải đáp thắc mắc của người dùng hệ thống.
Hướng dẫn, phát triển mảng chữ ký số và con dấu điện tử.
3.2.5. Ứng dụng CNTT vào việc truyền tải, tiếp nhận, cung cấp thông tin trong và ngoài cơ quan trong và ngoài cơ quan
Trong phạm vi một cơ quan, việc cung cấp thông tin văn bản sẽ nhanh chóng và thuận lợi nhất khi toàn bộ các máy vi tính của cơ quan được kết nối với nhau thành một mạng vi tính (mạng nội bộ). Trong trường hợp này, lãnh