8. Kết cấu khóa luận
3.1.1. Những kết quả đạt được
Quá trình hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục môi trường đang từng bước được hoàn thiện và đã đạt được một số hiệu quả nhất định tạo thuận lợi cho việc thực hiện công tác văn thư tại cơ quan.
Lực lượng nhân sự tại Văn phòng, đặc biệt là các cán bộ chuyên viên của phòng Văn thư lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và được đào tạo về tin học; có kinh nghiệm và trách nhiệm cao trong công việc, luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Cán bộ văn thư thường xuyên được cử đi đào tạo, tập huấn chuyên môn nghiệp vụ từ đó tạo tiền đề về nguồn nhân lực cho hiện đại hóa công tác văn thư.
Cơ sở vật chất phần nào đã đáp ứng được nhu cầu hiện đại hóa công tác văn thư, hệ thống máy móc trang thiết bị được trang bị để phục vụ cho hoạt động văn thư của cơ quan. Các máy tính đều được kết nối internet và liên kết với Hệ thống QLVB-HSCV.
Hệ thống QLVB-HSCV được sử dụng trong toàn cơ quan, 100% cán bộ chuyên viên có tài khoản đăng nhập và khả năng sử dụng thành thạo hệ thống. Hệ thống QLVB-HSCV có khả năng lưu trữ rất cao, cho phép nhận lượng thông tin lớn, thời gian lưu trữ vĩnh viễn, khắc phục tình trạng văn bản giấy truyền thống bị hư hỏng mối mọt. Khắc phục được việc đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận khi xảy ra việc văn bản xử lý quá hạn (do hệ thống có lưu trữ thời gian giao dịch). Quản lý văn bản đi – đến trên hệ thống được thực hiện khoa học, không có tình trạng thất lạc văn bản, việc tra cứu và lưu trữ
văn bản trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn. Việc thực hiện truyền văn bản thông qua Hệ thống QLVB-HSCV hay Email, mạng LAN của Văn phòng Tổng cục Môi trường giúp tiết kiệm chi phí hành chính và thời gian cho các đơn vị, quá trình truyền đạt ý kiến chỉ đạo nhanh gọn, chính xác và kịp thời. Tất cả các văn bản đi – đến được cập nhật lên hệ thống tương đối đầy đủ.
Công tác văn thư đáp ứng được yêu cầu chính xác, đầy đủ, bảo vệ được bí mật thông tin. Hệ thống cơ sở dữ liệu sẵn sàng phục vụ hoạt động điều hành của lãnh đạo (báo cáo, thống kê, tra cứu,..).
Việc tạo dự thảo, phát hành văn bản đi, chữ ký số và con dấu điện tử đang bước đầu đưa vào thực hiện, hướng tới mục tiêu 100% văn bản nội bộ trong Văn phòng được thực hiện trực tiếp trên hệ thống.
Hệ thống QLVB-HSCV đang từng bước được hoàn thiện, các buổi tập huấn chuyên đề, góp ý thắc mắc của các chuyên viên luôn được Cục công nghệ thông tin và Trung tâm Tin học ghi nhận và xem xét sửa đổi hoàn thiện.
Hệ thống văn bản quy định về công tác văn thư đã được hoàn thiện. Công tác văn thư của Văn phòng TCMT được thực hiện theo Quyết định số 126/QĐ-TCMT của Tổng cục Môi trường về “Ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ của Tổng cục môi trường”. Ngoài ra để cụ thể hóa quyết định này, đã có 2 quyết định hướng dẫn sử dụng Hệ thống QLVB-HSCV và chữ ký số, văn bản điện tử đó là:
- Ngày 31 tháng 8 năm 2016, Bộ TN&MT ban hành Quyết định số 1989/QĐ-BTNMT về Ban hành Quy chế về quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Bộ Tài nguyên và Môi trường.
- Tiếp đến ngày 01 tháng 9 năm 2016, Bộ TN&MT ban hành Quyết định số 2018/QĐ-BTNMT về Ban hành Quy chế về quản lý và sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số, chứng thư số tại Bộ TN&MT.
Cục Công nghệ thông tin đã ra những Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Hệ thống QLVB-HSCV cụ thể cho từng nhóm đối tượng khác nhau