8. Kết cấu khóa luận
3.2.3. Đảm bảo về cơ sở vật chất phục vụ quá trình hiện đại hóa công tác
cần phải tổ chức lớp đào tạo, tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn, tổ chức các chuyên đi tham quan, khảo sát mô hình hiện đại hóa công tác văn thư của các cơ quan, doanh nghiệp tiêu biểu.
Hiện tại, nguồn nhân lực phục vụ cho công tác văn thư tại Văn phòng TCMT là không đủ (do một chuyên viên nghỉ ốm đã 4 tháng), lượng công việc tồn đọng khá nhiều, đặc biệt là quá trình rà soát, nhập liệu văn bản lên các file lưu trữ, tạo hồ sơ lưu trữ văn bản đang bị ứ trệ. Giải pháp trước mắt cần làm đó là tuyển thêm cán bộ hợp đồng để đảm nhiệm công việc của cán bộ đang tạm thời xin nghỉ (công việc bao gồm cấp số văn bản, vào sổ văn bản đến, đi; chuyển giao văn bản đến các phòng ban, ngoài ra có thể tuyển thêm một số thực tập sinh hoặc tiến hành tăng ca, thuê hợp đồng dịch vụ.
3.2.3. Đảm bảo về cơ sở vật chất phục vụ quá trình hiện đại hóa công tác văn thư văn thư
Một trong những yếu tố tiên quyết phục vụ quá trình hiện đại hóa công tác văn thư đó là vấn đề về cơ sở vật chất. Các trang thiết bị văn phòng, máy mọc, internet, các chương trình, phần mềm hệ thống phải đảm bảo được yêu cầu đổi mới, cải tiến quy trình quản lý.
Để làm được điều này, Chánh Văn phòng cần có những đề xuất với Tổng cục Môi trường để có thể đầu tư kinh phí vào cơ sở vật chất một cách thỏa đáng nhằm thúc đẩy sự phát triển của hiện đại hóa công tác văn thư, làm tiền
Tuy nhiên, giải pháp trước mắt là cần phải sửa chữa, bảo trì các trang thiết bị đã bị hư hại. Ngoài ra cẩn phải tuyên truyền nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, chuyên viên về sử dụng và giữ gìn các trang thiết bị văn phòng, ngăn chặn các cán bộ nhận viên sử dụng tùy tiện gây hư hại thiết bị.
Khi xảy ra sự cố về trang thiết bị cần báo ngay cho Trung tâm tin học hoặc phòng Quản trị thiết bị để được hỗ trợ.