8. Kết cấu khóa luận
3.2.6. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy và tiến hành kiểm tra, xử lý vi phạm
phạm trong công tác văn thư
Công tác thanh tra, kiểm tra là một hoạt động góp phần quan trọng giúp cho việc thực hiện đúng và nghiêm chỉnh các quy trình nghiệp vụ. Vì vậy cần tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra về công tác văn thư, văn bản giấy tờ, mạnh dạn sử lý nghiêm các sai phạm trong quản lý văn bản.
Thường xuyên kiểm tra các quy trình nghiệp vụ. Phân chia công việc, quy trách nhiệm cho từng cán bộ chuyên viên một cách cụ thể, rõ ràng, tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm.
Nhìn chung, các văn bản quy định về quy chế công tác văn thư hay quản lý Hệ thống QLVB-HSCV, chữ ký số, chứng thư số và các hướng dẫn sử dụng Hệ thống QLVB-HSCV khá đầy đủ và chi tiết, tuy nhiên điều này là chưa đủ bởi chưa có quy chế về xử lý sai phạm trong công tác văn thư, điều này làm công tác văn thư chưa được tổ chức chặt chẽ dẫn đến ảnh hưởng tới quá trình hiện đại hóa công tác văn thư. Bởi vậy, việc đề xuất phần quy định đối với cán bộ thực hiện công tác văn thư là rất cần thiết.
Tiểu kết Chương 3:
Chương 3 đã nêu ra một số giải pháp hiện đại hóa công tác văn thư như: Đảm bảo về cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư; đảm bảo nguồn nhân lực phục vụ quá trình hiện đại hóa công tác văn thư; nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên về vai trò của hiện đại hóa CTVT; hoàn thiện Hệ thống QLVB-HSCV; hoàn thiện hệ thống văn bản quy định và tiến hành kiểm tra, xử lý vi phạm trong công tác văn thư; Ứng dụng CNTT vào việc truyền tải, tiếp nhận, cung cấp thông tin trong và ngoài cơ quan.
Một hệ thống hiệu quả cần sự phối hợp hoạt động của tất cả các bộ phân chuyên môn trong văn phòng và của từng cá nhân. Không chỉ bó hẹp trong công tác văn thư, Chánh Văn phòng cần tăng cường hoạt động rà soát kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư của toàn đơn vị tránh tình trạng tồn đọng hoặc thất lạc văn bản. Trên đây là một số kiến nghị của tôi để nâng cao quy trình chất lượng việc hiện đại hóa công tác văn thư, để điều này được hiệu quả cần tiến hành đồng bộ các giải pháp và duy trì lâu dài.
KẾT LUẬN
Hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục môi trường là một xu thế tất yếu, đưa công tác văn thư từ thủ công sang áp dụng các phần mềm công nghệ, giúp giảm tải các thủ tục hành chính, giải phóng sức lao động, nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc.
Việc sử dụng Hệ thống QLVB-HSCV đã đem lại nhiều hiệu quả thiết thực, giúp cán bộ, chuyên viên văn thư thuận tiện hơn trong việc quản lý văn bản đi – đến, chuyển giao văn bản, tìm kiếm và lưu trữ văn bản đảm bảo chặt chẽ chính xác, phục vụ kịp thời cho hoạt động của lãnh đạo Văn phòng.
Đề tài “Hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Môi trường” được thực hiện với mục đích khái quát lý luận chung về nội dung của hiện đại hóa công tác văn thư đồng thời khảo sát, tìm hiểu về thực trạng quá trình hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng TCMT bao gồm các nội dung như chủ trương HĐH, cơ sở vật chất, phần mềm Hệ thống QLVB- HSCV, Sổ quản lý văn bản,…từ đó đánh giá hiệu quả hoạt động. Đề tài đã đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc hiện đại hóa công tác văn thư như: Đảm bảo cơ sở vật chất, đảm bảo nguồn nhân lực, phát triển phần mềm, nâng cao nhận thức của cán bộ, lãnh đạo,…
Đề tài mong muốn góp phần hoàn thiện việc hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng TCMT nói riêng và của các cơ quan hành chính nhà nước nói chung. Trong quá trình thực hiện, bài viết không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong sự góp ý của quý thầy cô và quý độc giả quan tâm để đề tài được hoàn thiện hơn.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Tài nguyên và Môi trường (2017), Quyết định Ban hành Quy chế công
tác văn thư lưu trữ của Tổng cục Môi trường, Số: 126/QĐ-TCMT, Hà Nội
2. Bộ Tài nguyên và Môi trường (2016), Quyết định ban hành Quy chế quản
lý, vận hành và sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Bộ Tài nguyên và Môi trường, Số: 1989/QĐ-TCMT, Hà Nội
3. Bộ Tài nguyên và Môi trường (2016), Quyết định ban hành Quy chế về
quản lý và sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số, chứng tư số tại Bộ Tài nguyên và Môi trường, Số 2018/QĐ-TCMT, Hà Nội
4. Bộ Tài nguyên và Môi trường (2016), Quyết định Quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tổng cục, Số 1516/QĐ-TCMT, Hà Nội
5. Chính phủ (2014), Quyết định về việc Quy định chức năng, nhiệm cụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Môi trường trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường, Số 25/2014/QĐ-TTg, Hà Nội
6. Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ
Về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
6. Nghị định số 110/2004 /NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 08 tháng 4
năm 2004 Về công tác văn thư.
7. Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về
Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước
8. Nghị quyết 36a/NQ-CP ngày 14 tháng 10 năm 2015 của Chính Phủ Về
7. Nguyễn Thị Thanh Hương (2016), Quản lý văn bản đi - đến trong môi trường mạng tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội, Luận văn Thạc sĩ Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội
8. Trung tâm công nghệ phần mềm & GIS (2016), Tài liệu hướng dẫn sử
dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc, Hà Nội
9. Trần Bích Khuyên, Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư
tại Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Quảng Ninh, Luận văn Thạc sĩ Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội
10. Vương Đình Quyền, Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Đại
PHỤ LỤC
Phụ lục 2:
Một số hình ảnh trang thiết bị tại Văn phòng Tổng cục Môi trường
Máy tính
Phụ lục 3: Một số văn bản của Văn phòng Tổng cục Môi trường - Văn bản đến từ Bộ Tài nguyên và Môi trường
- Văn bản đến từ doanh nghiệp - Văn bản đi
Ký bởi: Văn
phòng Bộ Ngày ký: 16.01.2018 15:11:16 +07:00
87