8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
3.4.1.6. Chú trọng công tác kiểm tra giám sát công tác văn thư,lưu trữ.
Nâng cao hơn nữa chất lượng quản lý của lãnh đạo Viện đối với công tác văn thư. Muốn công tác văn thư đạt được yêu cầu chất lượng thì vai trò quản lý rất quan trọng, việc định hướng, chỉ đạo đúng, sát thực tế sẽ mang lại hiệu quả cao
Lãnh đạo văn phòng cần nghiên cứu sâu hơn các văn bản về công tác văn thư, học tập rút kinh nghiệm những phương pháp, cách làm hay của các cơ quan, ban, ngành để tham mưu cho ãnh đạo Viện vận dụng trong cơ quan.
Lãnh đạo Viện cần sâu sắc hơn trong việc tìm hiểu tâm tư, nguyện vọng của cán bộ làm công tác văn thư, khuyến khích, động viên, phân tích kịp thời để Văn thư hiểu rõ hơn vai trò, vị trí công tác mình đang đảm nhiệm. Theo dõi chặt chẽ công tác văn thư, quan tâm khen ngợi kịp thời để tạo cảm hứng làm việc, đồng thời thẳng thắn phê bình để rút kinh nghiệm.
Để đảm bảo cho công tác lưu trữ được thực hiện tốt ngoài một số biện pháp trên lưu trữ Văn phòng Viện Hàn lâm thường xuyên quan tâm từ khâu tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, đến phân loại, xác định giá trị tài liệu, cách sắp xếp khoa học thuận tiện cho quản lý và khai thác hồ sơ, tài liệu theo quy định.
Triển khai, sao gửi kịp thời các văn bản của cấp trên về công tác lưu trữ, đồng thời tham mưu ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, công văn đôn đốc giao nộp hồ sơ đến hạn.
Định kỳ hàng năm thành lập đoàn kiểm tra về công tác lưu trữ xuống các đơn vị trực thuộc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản hướng dẫn, các quy định về công tác lưu trữ. Tăng cường công tác hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra, giám sát công tác phòng chống cháy, nổ, đặc biệt là việc đảm
bảo an toàn hệ thống điện.
Qua công tác kiểm tra tại cơ sở đã rút ra được những mặt còn hạn chế để kịp thời khắc phục trên cơ sơ hiện đúng các quy định của nhà nước và của ngành về chế độ nộp lưu và bảo quản tài liệu.
Tiểu kết chương 3
Từ những ưu điểm, hạn chế của công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian qua của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Để đáp ứng phương hướng tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ ngày càng hiện đại, đáp ứng yêu cầu của công tác cải cách hành chính, cần phải có những đổi mới, có những phương án tổ chức, quản lý thiết thực, những giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại, hạn chế về công tác này, nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.
PHẦN KẾT LUẬN
Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ lại giữ một vai trò đặc biệt quan trọng.Văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cá nhân nào. Muốn làm tốt công tác này rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, cần lắm sự chung tay, góp sức và sự đánh giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, có như vậy mới có thể nâng cao chất lượng tổ chức, quản lý, điều hành một cách hiệu quả.
Thực trạng công tác tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam trong những năm gần đây đã có nhiều chuyển biến tích cực, đáp ứng yêu cầu trong hoạt động quản lý, điều hành của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam nói chung và các đơn vị trực thuộc Viện nói riêng.
Thời gian khảo sát tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam đã tạo cho tôi cơ hội tốt để vận dụng những kiến thức lý luận vào thực tế công việc. Tôi đã được thực hành một số nghiệp vụ cơ bản của công tác văn phòng, công tác văn thư - lưu trữ. Ngoài ra, quá trình khảo sát đã giúp tôi học hỏi được kinh nghiệm, tác phong cũng như thái độ tích cực, trách nhiệm của các cán bộ tại Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đối với công việc mình....Nhờ vậy, tôi đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu phục vụ công việc của mình trong tương lai.
Qua đây tôi xin chân thành cảm ơn trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và khoa Quản trị văn phòng nói riêng đã tạo điều kiện cho tôi được đi khảo sát thực tế tại các cơ quan nhà nước và được học hỏi những kiến thức thực tế mà khi ngồi trên ghế nhà trường không thể lĩnh hội và hình dung hết
được. Trong quá trình khảo sát, tôi đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ của lãnh đạo Văn phòng, sự chỉ bảo nhiệt tình của các anh, chị ở Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam đã giúp tôi hoàn thành được bài khóa luận của mình.
Đặc biệt, tôi xin chân thành cảm ơn Thạc sỹ Nguyễn Hữu Danh - giảng viên hướng dẫn làm khóa luận và tập thể đội ngũ Giảng viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã truyền đạt cho tôi những kiến thức cơ bản để tôi có thể hoàn thành bài khóa luận của mình .
TÀI LIỆU THAM KHẢO CÁC VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT
1.Luật số 01/11/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội về Luật lưu trữ;
2. Luật số 80/2015/QH13 ngày 19/6/2015 của Quốc hội về Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật;
3. Nghị định 58/2001/NĐ - CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
4. Nghị định 145/2013/NĐ - CP của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 58/2001/NĐ - CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu;
5. Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
6.Thông tư 07/2012/TT - BNV hướng dẫn về quản lý văn bản lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ;
7. Nghị định 110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
SÁCH VÀ TÀI LIỆU THAM KHẢO KHÁC
10.Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội
Ths. Triệu Văn Cường - Trần Như Nghiêm(2006), soạn thảo ban hành
văn bản và công tác văn thư lưu trữ.
11. Nghiệp vụ công tác văn thư - NXB Thông tin.
Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chánh văn phòng, NXB
Thống kê, Hà Nội.
12. PGS.Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác
13. Ths. Triệu Văn Cường - Trần Như Nghiêm(2006), soạn thảo ban hành vănbản và công tác văn thư lưu trữ
14. Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009), Giáo trình Lưu trữ, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội.
15. Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chánh văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội.
MỘT SỐ LINK WEB
16. http://www.vass.gov.vn/Pages/Index.aspx (Trang web chính thức của Viện Hàn Lâm Khoa học xã hội Việt Nam)
17. http://vanban.chinhphu.vn/portal/page/portal/chinhphu/hethongvanban?class_ id=1&mode=detail&document_id=162373 http://doc.edu.vn/tai-lieu/luan-van-mot-so-bien-phap-nham-nang-cao- hieu-qua-cong-tac-van-thu-luu-tru-tai-cong-ty-xang-dau-hang-khong-viet- nam-31948/
PHỤ LỤC
1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.
2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam 3. Quy trình ban hành văn bản
4. Quy trình giải quyết văn bản đến
5. Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 6. Một số hình ảnh về cơ sở vật chất
7. Quy chế văn thư lưu trữ
8. Quyết định ban hành Quy chế Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam
9. Quy trình sử dụng tài liệu lưu trữ.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam
Quy trình ban hành văn bản
B7: Phát hành và lưu văn bản B2. Thu thập thông tin
B3. Lấy ý kiến đóng góp
B1.Xác định mục đích, nội dung và hình thức văn bản
B6: Trình ký văn bản, đóng dấu văn bản. B5: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày
Quy trình giải quyết văn bản đến
Bước 1. Kiếm tra văn bản đến
Bước 6. Đôn đốc, theo dõi việc giải quyết văn bản đến
Bước 5. Chuyển giao văn bản đến Bước 4: Trình văn bản và xin ý kiến
lãnh đạo
Bước 3: Đăng ký văn bản đến Bước 2: Đóng dấu đến
Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
Một số hình ảnh về cơ sở vật chất Soạn thảo, lấy ý kiến đóng góp
Kiểm tra, xem xét, góp ý hoàn chỉnh bản thảo
Đăng ký văn bản vào phần mềm quản lý.
Ghi số, ngày tháng, đóng dấu và làm thủ tục ban hành
Xem xét, quyết định
Kiểm tra thẩm quyền ký, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản