8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
2.4.4. 1 Các loại con dấu
Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ, vì vậy Viện Hàn lâm có 02 loại dấu là con dấu có hình Quốc huy dưới dạng con dấu ướt và con dấu không có hình Quốc huy dưới dạng con dấu nổi.
Hình 2.8: Con dấu 2.4.4.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu
Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo quy định của pháp luật và các quy định của Quy chế Công tác Văn thư - Lưu trữ của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội.
Quản lý con dấu:Các con dấu của Viện Hàn lâm, con dấu đơn vị được
giao cho 01 viên chức văn thư chuyên trách quản lý và sử dụng. Viên chức văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu.
- Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của viên chức văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi trụ sở cơ quan phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và phải chịu trách nhiệm về bảo quản và sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc.
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
Sử dụng con dấu: Viên chức văn thư được giao bảo quản và sử dụng con dấu phải tự tay đóng dấu vào các văn bản.
thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
- Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.
2.4.4.3. Bảo quản con dấu.
Việc bảo quản con dấu được tiến hành rất chặt chẽ. Tại phòng văn thư có tủ chuyên dụng để đựng tài liệu và những đồ dùng quan trọng. Như vậy, con dấu được bao bọc bởi lớp tủ có khóa, đặt nơi thoáng mát, đảm bảo sự an toàn, tránh bị đánh cắp và các tác nhân bất lợi làm hỏng dấu.
2.4.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
2.4.5.1. Các loại hồ sơ được hình thành trong cơ quan, tổ chức.
Tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, việc lập hồ sơ được thực hiện theo quy định chung của Nhà nước. Viện Hàn lâm có 3 loại hồ sơ như thông thường sau: Hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự.
2.4.5.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ.
Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam hiện tại chưa có danh mục hồ sơ. Tuy nhiên, Viện Hàn lâm đang được lên kế hoạch xây dựng và có dự kiến ban hành trong thời gian sớm nhất.
2.4.5.3. Phương pháp lập hồ sơ.
Các bước lập hồ sơ tại Viện Hàn lâm, gồm có 3 bước:
Bước 1: Mở hồ sơ, vì chưa có danh mục hồ sơ nên văn thư căn cứ vào nhiệm vụ được giao, công việc phải giải quyết và thực tế tài liệu hình thành để mở hồ sơ.
Bước 2: Thu thập VB vào hồ sơ, thu thập VB, tài liệu kịp thời, chính xác.
Bước 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ, đánh số tờ, ghi mục lục VB, ghi chứng từ kết thúc, viết bìa hồ sơ.
2.4.5.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam xây dựng chế độ nộp lưu tài liệu vào phòng Lưu trữ trực thuộc Văn Phòng Viện Hàn lâm thực hiện thành nề nếp, thường xuyên hàng năm.
Về thời gian nộp lưu, Viện Hàn lâm thực hiện theo Khoản 2 Điều 22 Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư: sau một năm kể từ khi công việc kết thúc đối với tài liệu hành chính và tài liệu nghiên cứu khoa học.
Đối với hồ sơ chưa kết thúc, chưa giải quyết xong thì chưa cần nộp lưu. Đối với hồ sơ nguyên tắc thì không cần nộp lưu vào lưu trữ.
Khi giao nộp hồ sơ, phòng TC - HC lập ra 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 “Biên bản giao nhận tài liệu”. Phòng TC - HC và phòng Lưu trữ mỗi bên giữ 01 bản.
Nhận xét, đánh giá.
Về cơ bản, do chưa có danh mục hồ sơ nên việc phân loại, sắp xếp tài liệu và lập hồ sơ trong Viện Hàn lâm chưa được chủ động, hợp lý, khoa học và thuận tiện; làm cho việc lập hồ sơ có thể sai sót, thiếu tính đầy đủ, đảm bảo sự chính xác nhất; thiếu căn cứ để cán bộ, lãnh đạo cơ quan, đơn vị nắm được toàn bộ công việc của Viện.
2.5. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ về công tác lưu trữ tại Viện.
2.5.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu.
Căn cứ vào các quy định về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ đồng thời căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của Phòng Lưu trữ Văn phòng Viện, hàng năm Phòng Lưu trữ đều tham mưu giúp Lãnh đạo Văn phòng xây dựng kế hoạch và triển khai các biện pháp nghiệp vụ nhằm thu thập, bổ sung tài liệu vào Kho Lưu trữ Văn phòng Viện.
Đến nay đã tập trung được về Kho lưu trữ Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam mét giá tài liệu gồm các thành phần cơ bản và quan trọng
nhất của Phông lưu trữ Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam mà trước hết là tài liệu của các ... Tài liệu được thu thập và tập trung quản lý tạo cơ sở tiền đề cho các khâu nghiệp vụ tiếp theo được thực hiện.
2.5.2. Công tác phân loại tài liệu
- Tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam
Ở Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, Phòng Lưu trữ Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đã bảo quản, lưu giữ được một khối lượng lớn tài liệu lưu trữ từ năm 1953 đến nay gồm: 428 mét giá tài liệu trong đó 307 mét giá tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh với tổng số hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn là 4515, tổng số hồ sơ có giá trị bảo quản trên 70 năm là 7829 và còn lại 121 mét giá tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý.
Trong công tác lưu trữ, phân loại tài liệu là một trong những nội dung cơ bản, là vấn đề khoa học mang tính nghiệp vụ sâu sắc, quyết định đến chất lượng các phông lưu trữ, đặc biệt là chất lượng và hiệu quả tra tìm tài liệu.
Phân loại tài liệu của Phông lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam cho chúng ta thấy quá trình vận dụng lý luận chung của khoa học lưu trữ vào công tác phân loại tài liệu lưu trữ nói chung, phân loại tài liệu Phông lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam nói riêng. Dựa vào các đặc trưng của tài liệu Phông lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, tài liệu được phân chia thành các khối nhóm và sắp xếp theo một trật tự logic nhất định.
Căn cứ vào các văn bản hướng dẫn về phân loại tài liệu, tài liệu Phông lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam được áp dụng phương án phân loại theo mặt hoạt động kết hợp với thời gian. Tài liệu trước tiên được phân thành các khối: Văn phòng, Tổ chức, Khoa học, Hợp tác quốc tế; Xây dựng cơ bản, Kế hoạch - Tài chính; Hoạt động của các đoàn thể... Trong mỗi khối được phân theo thời gian (năm).
gian của bản chính; Tài liệu đã đóng thành tập nhưng gồm tài liệu của nhiều nhóm khác nhau được gỡ ra để đưa về các nhóm. Các tài liệu kế hoạch, báo cáo công tác, phân loại theo thời gian nội dung của tài liệu. Trong đó tài liệu kế hoạch của nhiều năm đưa vào năm đầu của kế hoạch. Báo cáo tổng kết nhiều năm đưa vào năm cuối; Những tài liệu không ghi thời gian, được xác minh bằng cách đọc kỹ nội dung, dựa vào ngày tháng trong nội dung tài liệu, trong dấu đến... để xác minh làm rõ dần.
Tài liệu trong từng nhóm lớn được phân ra các nhóm vừa, đến nhóm nhỏ hơn như trong phương án và cuối cùng là các hồ sơ. Khi đã đưa tài liệu về các nhóm nhỏ theo phương án tương ứng với một hồ sơ, nếu khối lượng trong từng hồ sơ dày quá 200 trang thì phân định thành các đơn vị bảo quản.
Ví dụ: Quyết định trong một năm được phân thành các đơn vị bảo quản: tổ chức bộ máy; tuyển dụng; điều động; phân công công tác; bổ nhiệm; thôi giữ chức vụ; nâng lương; chuyển ngạch; cử đi học; cử đi công tác trong nước; cử đi công tác nước ngoài; gia hạn thời gian công tác học tập ở nước ngoài; kỷ luật; nghỉ hưu…
Sắp xếp tài liệu trong đơn vị bảo quản:
- Hồ sơ tên gọi sắp xếp theo thứ tự số và ngày tháng của tài liệu.
- Hồ sơ lập theo tác giả sắp xếp theo tầm quan trọng của tài liệu (trong mỗi loại tài liệu lại sắp xếp theo thời gian).
- Hồ sơ vấn đề sắp xếp theo quá trình giải quyết vấn đề.
Như vậy, trước tình hình thực tế của công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ còn nhiều hạn chế (tài liệu giao nộp chưa lập hồ sơ, chưa có khung phân loại tài liệu, chưa có bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, chưa có bảng thời hạn bảo quản tài liệu...) song dựa vào tình hình thực tế của tài liệu trong phông, công tác phân loại tài liệu Phông lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam đã đạt được một số kết quả nhất định:
theo phương án mặt hoạt động - thời gian.
- Về cơ bản phương án phân loại này đã bao quát hầu hết tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, thể hiện rõ nét các mặt hoạt động của Viện.
- Việc áp dụng phương án phân loại: Mặt hoạt động - thời gian: đảm bảo được sự hình thành tự nhiên của một số nhóm tài liệu quan trọng có sự liên hệ lôgic và lịch sử của tài liệu lưu trữ tạo nên mối kết cấu tự nhiên vốn có của tài liệu. Đây cũng là những tài liệu phản ánh rõ nét nhất chức năng, nhiệm vụ của Viện, thể hiện được quá trình hoạt động cũng như các mặt hoạt động của Viện.
Tuy nhiên việc phân loại tài liệu theo phương án trên còn có những hạn chế nhất định:
- Chưa phản ánh rõ nét quá trình hoạt động của Viện qua mỗi mốc thay đổi tên gọi của Viện.
- Tài liệu được chỉnh lý nhiều đợt, thiếu sự thống nhất chung trong toàn phông.
- Tài liệu vừa phân theo mặt hoạt động, vừa theo cơ cấu tổ chức
- Hoạt động Văn phòng bao gồm toàn bộ khối công văn đi, đến của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam
Việc tiếp tục nghiên cứu để đưa ra phương án phân loại tài liệu hợp lý, khoa học hơn sẽ được đề cập tới trong phần giải pháp của nhiệm vụ này.
-Tại các đơn vị trực thuộc:
Công tác phân loại tài liệu lưu trữ (tài liệu hành chính, tài liệu khoa học) ở các đơn vị trực thuộc hầu như chưa được thực hiện. Đối vơi tài liệu chuyên môn đặc thù của Bảo tàng Dân tộc học, Viện Nghiên cứu Hán Nôm, Viện Khảo cổ học, Viện Thông tin Khoa học xã hội, công tác phân loại tài liệu được thực hiện mang tính chuyên môn cao, cụ thể như: công tác phân loại tài liệu chuyên môn, đặc thù tại Viện Thông tin Khoa học xã hội được phân loại
rất khoa học, tài liệu hương ước là 6.440 bản, được lập trong thế kỷ XIX, đầu thế kỷ XX, số lượng tài liệu này được bảo quản riêng trong Kho hương ước;
Kho Thần tích – Thần sắc: kho này hiện có 13.211 quyển chép tay, đã thống
kê hầu như đầy đủ danh sách cùng sự tích các vị thần được thờ cúng của 47 đơn vị cấp địa phương trong toàn quốc; Kho sắc phong hiện có 495 bản, trong đó có 388 bản đã vào sổ đăng ký và 107 bản chưa sao vào sổ đăng ký. Trung bình tuổi đời của các sắc phong đã 300 năm tuổi; Kho ảnh có khoảng 40.000 ảnh về Việt Nam và Đông Dương. Các bức ảnh được các nhà nghiên cứu sưu tầm, chụp bởi người Pháp và người Việt, một số khác là từ các công chức hành chính thuộc địa của Pháp cung cấp; Kho ảnh cổ đây cũng là nguồn tư
liệu dân tộc học phong phú, chúng có thể cho ta biết đời sống tinh thần, tâm thức dân gian; Kho bản đồ (tài liệu bản đồ) hiện Thư viện còn lưu giữ 1.370 bản đồ các loại trong đó có 986 bản đồ về Đông Dương và Việt Nam được vẽ hoặc in trong khoảng thời gian từ 1584 đến năm 1942.
Nguồn thu chủ yếu từ văn thư, lãnh đạo, chuyên viên, các phòng ban trong cơ quan. Cụ thể tài liệu được thu thập từ: các đồng chí lãnh đạo: Chủ tịch, Phó Chủ tịch Viện, lãnh đạo Văn phòng và các ban chức năng, cán bộ chuyên viên và những người trong quá trình làm việc có liên quan đến hồ sơ, giấy tờ.
Phương pháp thu là Văn phòng Viện thông báo và cử người đến thu trực tiếp tài liệu. Việc thu thập chưa với tới các cán bộ cũ của cơ quan đã nghỉ hưu hoặc chuyển công tác khác.
Qua khảo sát sơ bộ cho thấy tài liệu hình thành sau mỗi năm trung bình là 25 mét giá tài liệu.
Chất lượng tài liệu thu về còn hạn chế, các biên bản giao nộp tài liệu giữa các bộ phận giao nộp tài liệu và Kho lưu trữ Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam phản ánh tình trạng tài liệu bó gói, lộn xộn, bàn giao theo mét giá tài liệu, không có thống kê, mục lục hồ sơ đi kèm theo quy định.
Phòng Lưu trữ Văn phòng Viện sau khi tiếp nhận khối lượng tài liệu giao nộp về tiến hành xử lý kỹ thuật về mặt nghiệp vụ. Phân loại sơ bộ tài liệu về các nhóm lớn và bổ sung triệt để tài liệu từ các nguồn khác vào nhóm.
2.5.3. Tổ chức xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
- Cấp Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam:
+ Chưa tổ chức, thực hiện xác định thời hạn bảo quản trong quá trình lập hồ sơ việc.
+ Đã tổ chức, thực hiện xác định giá trị tài liệu trong quá trình chỉnh lý và trước khi tiêu hủy tài liệu hết giá trị:
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, văn hoá, khoa học và các giá trị khác. Từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho phông lưu trữ. Trong đó trách nhiệm thực hiện công tác xác định giá trị được quy định "Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc lựa chọn tài liệu văn thư để giao nộp vào lưu trữ hiện hành, lựa chọn tài liệu lưu trữ hiện hành để giao nộp vào lưu trữ lịch sử và loại ra tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu" (Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001)
Vấn đề xác định giá trị tài liệu là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất, ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng tài liệu để phục vụ cho việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. Tài liệu khi ra đời đã có giá trị tự thân, việc xác định giá trị của tài liệu để đưa vào bảo quản, chống tài liệu giả mạo và loại