8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
3.4.1.4. Ban hành các chế độ và thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho cán
bộ làm công tác văn thư, lưu trữ
Để cán bộ văn thư, lưu trữ yên tâm, gắn bó với nghề cần phải có chính sách đãi ngộ thích đáng cho đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ, cụ thể như chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, nguy hiểm của ngành lưu trữ. Ngoài ra, do tính chất công việc đòi hỏi đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ cần phải được bố trí ổn định và việc phân công nhiệm vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ phải hết sức cụ thể, rõ ràng, phù hợp với trình độ để cán bộ văn thư, lưu trữ phát huy được hết năng lực của mình cho công việc.
3.4.1.5. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.
Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư và lưu trữ là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị.
Hệ thống quản lý chất lượng 9001:2000 đang được áp dụng rộng rãi và hiệu quả ở nhiều lĩnh vực, trong đó có lĩnh vực hành chính. Công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu và có vai trò quan trọng trong nền hành chính nhà nước. Vì vậy, việc triển khai áp dụng tiêu chuẩn để nâng cao chất lượng của công tác văn thư là một tất yếu khách quan, trong tương lai không xa sẽ bắt buộc áp dụng đồng loạt trong các cơ quan Nhà nước.
Đẩy mạnh hơn nữa việc ứng dụng các phần mềm tin học hiện đại vào ứng dụng trong công tác văn thư, lưu trữ, như phần mềm quản lý văn thư, phần mềm quản lý hồ sơ trong công tác lưu trữ để công tác này được tiến hành nhanh chóng, chính xác, kịp thời và hiện đại, đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của công việc.
Thường xuyên, tổ chức kiểm tra năng lực ứng dụng công nghệ thông tin cán bộ chuyên trách văn thư, lưu trữ.
Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ: Phối hợp phòng Công nghệ thông tin phát triển các ứng dụng vào công tác lưu trữ, như:
hưởng hàng tháng.
+ Phát triển phần mềm ứng dụng vào quản lý các hồ sơ: Hồ sơ về công tác tổ chức cán bộ; Hồ sơ, tài liệu khối khoa học; Hồ sơ, tài liệu về công tác Hợp tác quốc tế.