8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
3.4.1.3. Nhóm giải pháp tăng cường cơ sở vật chất cho công tác văn thư,
trữ cơ quan;
+ Nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ cho công chức văn thư cơ quan; rèn luyện những kỹ năng, phẩm chất cần có của công chức văn thư. Cán bộ văn thư phải thường xuyên nghiên cứu, thường xuyên cập nhật VB quy phạm pháp luật mới về công tác văn thư; rèn luyện cho mình những kỹ năng cần thiết để đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu của công tác văn thư, đó là kỹ năng sử dụng thành thạo máy vi tính, kỹ năng sử dụng các phương tiện kỹ thuật văn phòng hiện đại; kỹ năng giao tiếp, ứng xử; rèn luyện phong cách làm việc nhanh nhẹn, chính xác, phẩm chất đạo đức chính trị, tinh thần trách nhiệm đối với công việc.
- Công tác tuyển dụng, đào tạo cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ chú trọng tiêu chuẩn nghiệp vụ đúng chuyên ngành, nếu chưa được đào tào đúng chuyên môn thì phải cử đi học các lớp bồi dưỡng ngắn hạn và dài hạn về văn thư lưu trữ.
3.4.1.3. Nhóm giải pháp tăng cường cơ sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ thư, lưu trữ
Đảm bảo nguồn kinh phí là một trong những điều kiện quan trọng để tổ chức tốt các hoạt động quản lý văn thư, lưu trữ.
Tiếp tục đẩy mạnh đầu tư cơ sở vật chất cho công tác văn thư. Kịp thời sửa chữa máy móc hư hỏng, tăng cường thêm chi phí để mua sắm thêm các các trang thiết bị cần thiết máy tính, máy in, máy photo; cần thiết nên mua sắm những máy photo hiện đại, có chất lượng cao, nhằm phục vụ một cách
hiệu quả nhất cho công tác văn thư cơ quan.
Đối với công tác lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc, cơ sở vật chất phục vụ công tác này còn khó khăn, kho bố trí nhiều nơi, giá xếp tài liệu, bìa đựng hồ sơ chưa đúng qui định; tổ chức lưu trữ hồ sơ tại các đơn vị trực thuộc chưa thống nhất. Hồ sơ, tài lệu do cán bộ chuyên quản giữ. Chưa phân công cán bộ lưu trữ, chưa bố trí kho lưu trữ, trang thiết bị cơ sở vật chất chưa được trang bị; Để khắc phục nhược điểm này bộ phận lưu trữ đã phân công giao nhiệm vụ cho từng cá nhân chịu trách nhiệm tiếp nhận, quản lý từng loại hồ sơ tài liệu theo kho lưu trữ riêng; Trên cơ sở các tiêu chuẩn, điều kiện phục vụ công tác lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có kế hoạch mua sắm, thay thế hoặc bổ sung các thiết bị, phương tiện phục vụ cho công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu: Giá, tủ, hộp, bìa bảo quản hồ sơ chống ẩm mốc, trang bị vật dụng cần thiết như máy tính, điều hòa, quạt thông gió, máy hút bụi hàng năm tham mưu, lập kế hoạch xây dựng, nâng cấp duy tu, bảo dưỡng kho lưu trữ; lưu trữ Văn phòng Viện Hàn lâm đến nay đã được trang bị tương đối các thiết bị, phương tiện để bảo quản, lưu trữ hồ sơ, kho lưu trữ tuy chật song đã tương đối gọn gàng ngăn nắp.