8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
2.5.4. Công tác thống kê, bảo quản tài liệu
Cùng với quá trình hình thành và phát triển của Viện Khoa học xã hội Việt Nam thì tài liệu lưu trữ của Viện cũng được hình thành từ năm 1953, cho đến nay tài liệu lưu trữ tăng lên rất nhiều, đó là tài liệu hành chính, tài liệu khoa học, tài liệu kế toán, tài liệu phông cá nhân của các nhà khoa học, tài liệu xây dựng cơ bản và chống xuống cấp...
Tài liệu hành chính: Với số lượng khoảng 175 mét giá, tài liệu hành
chính là khối tài liệu chủ yếu đang được bảo quản trong kho lưu trữ Văn phòng. Đó là nguồn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động quản lý của cơ quan từ khi thành lập đến nay. Trong khối tài liệu này bao gồm những công văn, quyết định, quy định, quy chế, các trương trình, kế hoạch, chiến lược quan trọng và các chính sách phát triển của Viện Khoa học xã hội Việt Nam, các hồ sơ về hợp tác quốc tế và tổ chức bộ máy của cơ quan… Khối tài liệu này sẽ cung cấp cho chúng ta những thông tin về lịch sử hình thành và phát triển của cơ quan cũng như của các đơn vị trực thuộc; các văn bản liên quan đến nhân sự trong các tổ chức của Viện Khoa học xã hội Việt Nam và các đơn vị trực thuộc. Khai thác khối tài liệu này chúng ta còn có thêm thông tin về quan hệ quốc tế trên các phương diện hợp tác nghiên cứu hợp tác nghiên cứu khoa học, đào tạo cán bộ, tài trợ cho các dự án tài trợ nghiên cứu, các chỉ tiêu đào tạo và kinh phí cho hoạt động bộ máy và nghiên cứu hoạt động của cơ quan…
Tài liệu khoa học: Với khoảng hơn 50 mét giá bảo quản trong kho,
trong đó chủ yếu là các chương trình, đề tài, nhiệm vụ, dự án từ cấp nhà nước, cấp bộ đến cấp viện. Sản phẩm là các hồ sơ như các quyết định về tuyển chọn đề tài, nhiệm vụ…, các Hợp đồng, đề cương nghiên cứu, quyết định nghiệm thu, báo cáo tóm tắt, báo cáo tổng quan, kiến nghị, phiếu đánh giá… mặc dù
vậy phần lớn các bộ hồ sơ của các đề tài vẫn chưa phải là hồ sơ đầy đủ và có đề tài nghiệm thu rất lâu nhưng không được giao nộp vào kho lưu trữ. Nhìn chung những tài liệu được lưu giữ nơi đây có những giá trị thông tin đặc biệt đó là các kiến nghị khoa học được đúc rút từ các chương trình, đề tài nghiên cứu. Trong đó phần lớn các tài liệu này là những tài liệu chứa đựng nhiều thông tin khoa học có giá trị cho nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn cũng như khoa học chính trị, quản lý đồng thời cũng là căn cứ pháp lý quan trọng trong việc xem xét đối chiếu khiếu nại, khiếu kiện về bản quyền tác giả trong nghiên cứu khoa học, về phong chức danh, học hàm học vị…
Tài liệu cá nhân: Đây là khối tài liệu gồm các bản thảo cùng những tác
phẩm và các tài liệu liên quan đến cuộc đời hoạt động khoa học của các nhân vật tiêu biểu trong lĩnh vực khoa học xã hội như: Phông lưu trữ cá nhân Giáo sư viện sĩ Nguyễn Khánh Toàn với 943 hồ sơ (5 mét giá) gồm 628 bài viết và công trình nghiên cứu và 1040 ảnh; Phông lưu trữ cá nhân Giáo sư viện sĩ Nguyễn Duy Quý với 2613 hồ sơ (16 mét giá tài liệu) gồm 578 hồ sơ 430 ảnh, trong đó có 502 bài viết và công trình nghiên cứu khoa học. Thông qua khối tài liệu này chúng ta dễ dàng tìm được các thông tin liên quan đến cuộc đời và sự nghiệp cũng như công trình khoa học của các nhà khoa học tiêu biểu.
Tài liệu kế toán, tài liệu xây dựng cơ bản: Đây là khối tài liệu phản ánh việc chi tiêu cho hoạt động bộ máy, nghiên cứu khoa học và lịch sử xây dựng công trình, trụ sở làm việc … của Viện Khoa học xã hội Việt Nam.
Nhìn chung, số lượng tài liệu được lưu trữ ngày càng tăng, tính cho đến nay tại kho lưu trữ Văn phòng Viện có khoảng hơn 300 mét giá tài liệu bảo quản. Ở các đơn vị trực thuộc, do thành lập sau nên tài liệu lưu trữ được hình thành muộn hơn, một số đơn vị tài liệu có từ năm 1969, thậm chí một số đơn vị mới được thành lập nên tài liệu mới bắt đầu từ năm 2009, 2010. Tuy nhiên, do đặc thù và tính chất công việc nên khối lượng và loại hình tài liệu của từng đơn vị trực thuộc rất phong phú và đa dạng, việc lưu giữ và bảo quản ở từng
đơn vị cũng khác nhau: có đơn vị lưu giữ được những tài liệu rất sớm như: tài liệu Hán Nôm từ thế kỷ thứ X (Viện Nghiên cứu Hán Nôm), tài liệu nghiên cứu và điều tra về văn hoá dân gian, khảo cổ… của Viện Dân tộc học, Viện NC Văn hoá… Ngoài ra tại các đơn vị trực thuộc còn lưu trữ được luận án thạc sỹ, tiến sỹ, các tài liệu đề tài cấp Viện, tài liệu này được tập trung bảo quản ở thư viện của các đơn vị. Nhìn chung việc quản lý và bảo quản khối tài liệu lưu trữ ở Viện Khoa học xã hội Việt Nam mặc dù đã có nhiều tiến bộ, song vẫn còn những tồn tại cần được quan tâm đầu tư giải quyết. Đó là tình trạng tài liệu bó gói nhiều năm ở các đơn vị trực thuộc chưa được xử lý, gây cản trở cho việc khai thác và sử dụng tài liệu không đúng tiến độ và thậm chí tài liệu còn bị thất lạc không tìm thấy. Chính vì vậy cần phải xác định tài liệu lưu trữ của Viện Khoa học xã hội Việt Nam dù được lưu trữ ở kho lưu trữ Văn phòng hay ở các đơn vị trực thuộc thì chúng ta cần phải có kế hoạch thu thập một cách đầy đủ, sắp xếp chỉnh lý khoa học nhằm bảo quản lưu trữ được những tài liệu có giá trị để phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu được hiệu quả hơn cho hoạt động và sự phát triển của cơ quan, đơn vị.