8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
2.4.2.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Đ/c Nguyễn Long Giang, nhân viên Phòng TC - HC là người trực tiếp đảm nhiệm việc làm thủ tục chuyển phát, liên hệ đơn vị vận chuyển và theo dõi việc chuyển phát đi, đảm bảo nguyên tắc: “Chính xác, đúng đối tượng và
kịp thời”.
VB cần gửi đi được tập trung tại Văn thư cơ quan, tùy theo số lượng VB mà lựa chọn bì phù hợp. Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam có 03 loại bì theo mẫu kích cỡ vừa A4, ½ A4 và 1/3 A4. Tên cơ quan nhận VB thường không được viết bằng tay mà được đánh máy sẵn rồi cắt dán tại ô “Kính gửi”. VB được đóng dấu “Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Khẩn” ngoài bì, dưới ô số, ký hiệu VB trước khi chuyển phát đi, đảm bảo đúng quy định của Nhà nước.
VB đi thường được giao cho đơn vị vận chuyển chuyên trách vào 16h hàng ngày, trước khi giao, VB được vào Sổ Chuyển giao VB đi gồm các nội dung: Ngày tháng; Số, ký hiệu VB; Đơn vị soạn thảo VB; Nơi nhận.
2.4.2.5. Lưu văn bản đi.
Phòng Tổ chức-Hành chính sắp xếp bản lưu theo thời gian ban hành VB, theo từng tháng và chia ra làm 03 loại VB: Quyết định đi, Công văn đi và Hợp đồng đề tài. VB có số nhỏ xếp trước, số lớn xếp sau.
VD: Tập lưu Quyết định của Viện Hàn lâm KHXH VN tháng 5 năm 2016
Mỗi văn bản đi ban hành chính thức đều lưu lại 2 bản giấy tốt, chữ in rõ nét bằng mực bền lâu, có chữ ký trực tiếp của người ký văn bản. Một bản lưu tại văn thư theo tập lưu văn bản đi, một bản lưu tại hồ sơ của đơn vị soạn thảo.
Nhận xét chung
Việc quản lý văn bản đi của Viện Hàn lâm cơ bản được thực hiện theo quy định chung. Do áp dụng phần mềm quản lý văn bản trên hệ thống Quản lý VB và điều hành tác nghiệp, công việc quản lý VB của Văn thư được giảm tải khá nhiều nhưng cũng không vì thế mà không đòi hỏi ở Văn thư độ nhanh nhạy, chính xác, kịp thời xử lý sai sót. Ưu điểm của việc quản lý bằng phần mềm là có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin VB khi cần thiết.