8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
3.4.1.1. Nhóm giải pháp hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ
Văn bản quản lý và hướng dẫn nghiệp về công tác văn thư lưu trữ của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam cần được đồng bộ, thống nhất.
Xây dựng, ban hành các quy định và hướng dẫn nghiệp vụ để cụ thể hóa hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành; hướng dẫn về việc thu thập tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản và tổ chức
khai thác, sử dụng tài liệu. Cần căn cứ vào quy định của pháp luật hiện hành để soạn thảo, ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cho phù hợp với thực tế của cơ quan như hướng dẫn về hình thức và thể thức văn bản; quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, văn bản đến; hướng dẫn lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ, quy định thời hạn bảo quản tài liệu trong hoạt động của cơ quan; hướng dẫn thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.
Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ; giao chức năng quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ thực hiện tổ chức các cụm kiểm tra chéo theo hướng dẫn của cấp trên. Kết quả kiểm tra, cần phải có kết luận, kiến nghị và thông báo cho các cơ quan, tổ chức được kiểm tra biết.
Việc xây dựng hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ có ý nghĩa thiết thực, giúp việc thực hiện các nghiệp vụ được nhanh chóng, chính xác, đúng theo quy định của pháp luật, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của yêu cầu công việc.