1. SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
1.2. CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠNVỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU
1.2.1. Nguyên tắc kế toán
- Kế toán theo từng nguồn thu:
+ Hoạt động theo nhiệm vụ được giao: Nguồn thu để phục vụ cho việc tổng hợp, đánh giá số liệu về các nhiệm vụ chi sử dụng nguồn kinh phí nhà nước cấp, các nguồn chi trong các đơn vị HCSN phải được hạch toán chi tiết theo từng chương, loại, khoản, mục phù hợp với mục lục ngân sách và phải đúng theo từng nguồn thu được giao. Chẳng hạn kế toán nguồn thu hoạt động phải gắn liền với kế toán chi hoạt động và được chi tiết theo từng chương, khoản mục, chi tiết theo thời gian cấp kinh phí.
+ Hoạt động sản xuất, kinh doanh: Nguồn vốn để phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh bao gồm từ quỹ đầu tư phát triển của đơn vị, nguồn vốn vay của các tổ chức tín dụng và vốn huy động của các bộ, viên chức trong
đơn vị; nguồn vốn tham gia liên doanh, liên kết của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật.
Kế toán cần phải phân biệt việc sử dụng nguồn thu phục vụ nhiệm vụ giao và nguồn vốn hoạt động sản xuất kinh doanh, tránh trường hợp lạm dụng nguồn cho hoạt động này để phục vụ cho hoạt động kia.
- Kế toán chi tiêu: Khác với kế toán chi phí áp dụng trong doanh nghiệp nhằm xác định chi phí đo lường lợi nhuận, kế toán chi tiêu trong đơn vị HCSN nhằm theo dõi việc sử dụng kinh phí trong kỳ gắn với chức năng, nhiệm vụ được giao trong kỳ. Theo đó, các khoản chi tiêu trong kỳ được ghi nhận hết vào chi để quyết toán với nguồn thu hình thành trong kỳ, mặc dù tài sản hình thành từ khoản chi đó có thể chưa sử dụng hết trong kỳ (như chi mua sắm TSCĐ, chi mua thuốc trong kỳ nhưng cuối kỳ chưa sử dụng hết…).
- Kế toán theo cơ sở tiền: đối với hoạt động sự nghiệp việc ghi chép kế toán phần lớn dựa vào nguyên tắc cơ sở tiền, tức là mọi khoản thu chi từ nguồn ngân sách được ghi nhận tại thời điểm thu được tiền hoặc tại từng thời điểm chi tiền ra khỏi đơn vị.
- Bảo đảm tuân thủ nghiệm ngặt các quy định, tiêu chuẩn và định mức của Nhà nước: Các khoản chi tiêu từ nguồn ngân sách cần tuân thủ nghiêm
ngặt tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước.
1.2.2. Quy trình công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp có thu
• Lập, tiếp nhận chứng từ
Việc lập, tiếp nhận chứng từ được gọi là tổ chức chứng từ kế toán vì nó bao gồm các công việc lập, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ tất cả các loại chứng từ kế toán sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra thông tin để phục vụ cho việc ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán. Phải căn cứ vào chế độ do nhà nước ban hành được áp dụng thống nhất để tăng cường tính pháp lý, đồng thời căn cứ vào quy mô,
loại hình hoạt động để xác định số lượng, chủng loại chứng từ phù hợp.
Việc lập, tiếp nhận chứng từ trong đơn vị sự nghiệp bao gồm các bước như sau:
Hình 1.3. Quy trình luân chuẩn chứng từ kế toán
Thứ nhất, xác định danh mục chứng từ kế toán. Trên cơ sở các quy định, chế độ kế toán, các đơn vị sự nghiệp thiếp lập danh mục chứng từ sử dụng cho kế toán. Bên cạnh đó, căn cứ vào nhu cầu thông tin phục vụ quản trị nội bộ, đơn vị có thể xác định danh mục chứng từ cần thiết cho công tác kế toán quản trị với các biểu mẫu, phương pháp ghi chép phù hợp, có tính pháp lý, đầy đủ và hợp lý khi vận dụng. Hiện nay, chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp tuân theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC về việc hướng dẫn Chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp được áp dụng trong cả
nước từ ngày 01/01/2018.
Thứ hai, tổ chức lập chứng từ kế toán. Đây là quá trình sử dụng các chứng từ đã được lựa chọn trong danh mục chứng từ của đơn vị để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ. Các chứng từ sử dụng có thể tuân thủ thống nhất, không được sửa đổi nếu thuộc loại chứng từ bắt buộc hoặc tự bổ sung thêm các chỉ tiêu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý nếu thuộc loại chứng từ hướng dẫn. Đồng thời, xác định rõ những người chịu trách nhiệm đến việc ghi nhận hoặc trực tiếp liên quan đến việc ghi nhận nội dung thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán. Tính trung thực của thông tin trên chứng từ quyết định tính trung thực của chứng từ kế toán. Vì vậy, tổ chức tốt nội dung này có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng công tác kế toán
Xác định danh mục chứng từ kế toán Tổ chức lập chứng từ kế toán Tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán Tổ chức sử dụng chứng từ kế toán Tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán
của đơn vị.
Thứ ba, tổ chức kiểm tra, xử lý chứng từ kế toán. Tất cả các chứng từ được chuyển đến phòng kế toán phải được kiểm tra, đây là khâu khởi đầu để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, nội dung kiểm tra chứng từ gồm: kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu ghi trên chứng từ; kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế ghi trên chứng từ; kiểm tra việc tính toán ghi trên chứng từ. Trường hợp nếu phát hiện sai sót thì kế toán nhất thiết phải yêu cầu cá nhân, tổ chức lập chứng từ bổ sung, sửa đổi hoặc từ chối thanh toán.
Thứ tư, tổ chức sử dụng chứng từ cho việc ghi sổ kế toán. Sau khi kiểm tra, các chứng từ được phân loại theo địa điểm phát sinh, theo tính chất các khoản thu chi để ghi sổ kế toán: lập các bảng tổng hơp chứng từ gốc, lập bảng tính phân bổ chi phí, lập định khoản kế toán…Việc ghi sổ kế toán phụ thuộc vào hình thức tổ chức sổ kế toán tại đơn vị.
Thứ năm, tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ. Chứng từ là cơ sở pháp lý của mọi số liệu, thông tin kế toán. Vì vậy, sau khi sử dụng làm cơ sở ghi sổ, các chứng từ kế toán phải được bảo quản lưu trữ theo quy định của nhà nước.
Trên cơ sở yêu cầu chung về lập và tiếp nhận chứng từ, kế toán trưởng hay phụ trách kế toán căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu quản lý các đối tượng kế toán để tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và quy định trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị.
* Chương trình luân chuyển chứng từ kế toán: Đây là khâu thiết lập đường đi cho mỗi loại chứng từ, từ khâu lập, thu nhận, kiểm tra, hoàn chỉnh, sử dụng, bảo quản và lưu trữ chứng từ nhằm giúp cho việc ghi sổ kế toán, nội bộ được khoa học, hiệu quả.
+ Chương trình luân chuyển chứng từ cá biệt: xác lập rõ đường đi cụ thể của từng loại chứng từ và lập cho những từ có số lượng lớn, phản ánh các loại đối tượng hạch toán có biến động nhiều và cần quản lý chặt chẽ để thuận tiện cho việc xử lý và sử dụng thông tin. Với loại này có thể biểu hiện đầy đủ nội dung bắt buộc và mở rộng. Hình thức này thường xây dựng dưới dạng bảng biểu kết hợp với sơ đồ.
+ Chương trình luân chuyển chứng từ chung: được lập chung cho tất cả các loại chứng từ mà đơn vị sử dụng, không chỉ rõ đường đi cụ thể của từng loại chứng từ. Hình thức này được lập dưới dạng bảng.
• Phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ kế toán
Việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải tuân theo hướng dẫn của chế độ kế toán hành chính sự nghiệp về nguyên tắc và phương pháp ghi nhận đối với từng phần hành kế toán. Ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế đã được phản ánh trong chứng từ gốc vào sổ sách kế toán theo biểu mẫu quy định. Cần xây dựng, thiết kế quy trình ghi chép sổ kế toán, chỉ rõ công việc kế toán hàng ngày, định kỳ kế toán phải tiến hành ghi chép trên từng loại sổ và trong toàn hệ thống sổ mà đơn vị sử dụng.
Đây là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán, là bộ phận trung gian để các chứng từ gốc rời rạc được tập hợp, phản ánh đầy đủ có hệ thống để phục vụ công tác tính toán, tổng hợp thành các chỉ tiêu biểu hiện toàn bộ quá trình hoạt động tài chính của đơn vị phản ảnh lên báo cáo tài chính.
Phản ảnh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào số kế toán không chỉ là việc ghi chép các nghiệp vụ đã phản ánh trên chứng từ vào từng loại sổ sách có liên quan mà còn là thời điểm kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các loại sổ kế toán với nhau nhằm bảo đảm sự khớp đúng của số liệu kế toán.
• Tổ chức lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống sổ sách kế toán
có thu cần phải tuân thủ chế độ tổ chức sổ kế toán hiện hành. Đơn vị chỉ được mở một hệ thống sổ kế toán chính thức theo một trong các hình thức tổ chức sổ kế toán quy định. Trên cơ sở hình thức tổ chức sổ đã lựa chọn, các đơn vị cần đảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản và hệ thống sổ kế toán vì sổ kế toán là biểu hiện cụ thể của các tài khoản kế toán và phương pháp ghi chép tài khoản. Như vậy, các vấn đề cần quan tâm trong quá trình tổ chức hệ thống sổ kế toán ở các đơn vị là:
- Lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với điều kiện của từng đơn vị - Lựa chọn mẫu sổ kế toán tổng hợp, mẫu sổ kế toán chi tiết phù hợp với hệ thống tài khoản đã xây dựng
- Tổ chức quá trình bảo quản, lưu trữ sổ kế toán
• Lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách
Việc lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách là khâu công việc cuối cùng của một quá trình công tác kế toán. Số liệu trên báo cáo tài chính mang tính tổng quát, toàn diện, có hệ thống tình hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí NSNN, kinh phí viện trợ, các khoản thu sự nghiệp, tình hình quản lý, sử dụng từng loại kinh phí và quyết toán kinh phí trong kỳ báo cáo, phục vụ cho công tác quản lý tài chính của đơn vị, giúp cơ quan chủ quản, cơ quan tài chính kiểm tra, xem xét, nắm bắt tình hình chấp hành ngân sách và xét duyệt chi sự nghiệp của đơn vị trong từng quý, năm.
Báo cáo tài chính phải được lập theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành. Kế toán trưởng (phụ trách kế toán) phải quy định rõ trách nhiệm của các bộ phận kế toán liên quan về việc cung cấp số liệu, tài liệu, đảm bảo thời gian và sự chính xác cho báo cáo.
Số liệu trên báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách phải chính xác, trung thực, khách quan và phải được tổng hợp từ các số liệu của sổ kế toán.
Sau khi khóa sổ kế toán và có đủ các số liệu phản ánh trên báo cáo tài chính, kế toán trưởng phải tổ chức phân tích tình hình sử dụng nguồn kinh phí, tình hình thực hiện dự toán, các định mức, tiêu chuẩn của Nhà nước liên quan đến hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ của đơn vị nhằm cung cấp thông tin chính xác, tìm ra nguyên nhân, thực hiện tốt việc quản lý tài sản, sử dụng kinh phí và nguồn vốn; từ đó đề ra biện pháp tích cực để tăng cường quản lý, sử dụng kinh phí nguồn vốn và tăng nguồn thu của đơn vị.
1.2.3. Kế toán một số phần hành chủ yếu
1.2.3.1. Kế toán nguồn thu
a. Các nguồn thu
Các khoản thu và nguồn thu phát sinh tại đơn vị, gồm:
- Thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp theo dự toán để thực hiện nhiệm vụ được giao, gồm: Cấp cho hoạt động thường xuyên; cấp cho hoạt động không thường xuyên và các khoản thu hoạt động khác được để lại đơn vị theo quy định mà được cấp có thẩm quyền giao dự toán (hoặc không giao dự toán) và yêu cầu phải quyết toán theo Mục lục NSNN;
- Thu từ nguồn viện trợ không hoàn lại, vay nợ nước ngoài; - Thu từ số phí được khấu trừ và để lại theo Luật phí, lệ phí; - Nguồn thu của hoạt động tài chính;
- Nguồn thu của hoạt động SXKD, dịch vụ.
b. Phản ảnh nguồn thu
- Đối với nguồn thu do ngân sách cấp
Theo thông tư 107, số thu hoạt động do NSNN cấp được phản ánh trên tài khoản (TK) 511 – Thu hoạt động do NSNN cấp, TK 337 – Tạm thu (trong
trường hợp tạm ứng kinh phí hoạt động từ ngân sách). Đơn vị phải mở sổ tài
- Đối với thu viện trợ,vay nợ nước ngoài
Kế toán phải mở sổ tài khoản 512 để theo dõi nguồn viện trợ. Kế toán cũng cần mở sổ chi tiết theo mỗi loại chương trình, dự án. Trường hợp đơn vị sử dụng nguồn viện trợ để đầu tư, mua sắm TSCĐ, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho (xuất dùng dần) là khoản thu cấp 1 lần nhưng đơn vị sử dụng trong nhiều năm (hoặc xuất sử dụng dần trong năm) được ghi nhận là 1 khoản nhận trước chưa ghi thu thông qua tài khoản 336. Khi xuất kho sử dụng hoặc khấu hao, kế toán ghi tăng thu viện trợ.
- Đối với thu phí được khấu trừ, để lại
Kế toán đơn vị sự nghiệp mở sổ tài khoản 514 để theo dõi nguồn thu phí thu được từ các hoạt động dịch vụ do cơ quan nhà nước thực hiện hoặc số phí thu được từ các hoạt động dịch vụ do đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện mà đơn vị được khấu trừ (đối với đơn vị sự nghiệp công lập), để lại (đối với cơ quan nhà nước) theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí. Khi phát sinh các khoản thu phí, lệ phí đơn vị phản ánh vào TK 337- Tạm thu (3373). Định kỳ, đơn vị xác định số phải nộp NSNN theo quy định của pháp luật phí, lệ phí (hoặc nộp cấp trên (nếu có), phần được khấu trừ, để lại đơn vị là nguồn thu của đơn vị và hạch toán vào TK 014- Phí được khấu trừ, để lại. Đồng thời, căn cứ vào số đã chi từ nguồn phí được khấu trừ để lại (trừ phần để đầu tư, mua sắm TSCĐ; mua sắm nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho) để kết chuyển từ TK 337- Tạm thu (3373) sang TK 514- Thu phí được khấu trừ, để lại (đơn vị có thể kết chuyển từ TK 337 sang TK 514 đồng thời với chi phí phát sinh hoặc kết chuyển định kỳ tương ứng với số chi phí đã phát sinh.
- Đối với thu từ hoạt động kinh doanh
Khi đơn vị có hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ, kế toán mở sổ tài khoản 531 để theo dõi nguồn thu sản xuất kinh doanh dịch vụ: phản ánh vào
tài khoản này các khoản thu của hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ như: Các khoản nguồn thu về bán sản phẩm, hàng hóa, ấn chỉ, cung cấp dịch vụ; khoản thu về các đề tài, dự án liên doanh, liên kết với các tổ chức, cá nhân; thu dịch vụ đào tạo; dịch vụ dạy nghề; dịch vụ y tế; dịch vụ văn hóa; dịch vụ thể thao và du lịch; dịch vụ thông tin truyền thông và báo chí; dịch vụ khoa học và công nghệ; dịch vụ sự nghiệp kinh tế và sự nghiệp khác; thu cho thuê tài sản (kể cả thu của các cơ quan, tổ chức, đơn vị có tài sản cho sử dụng chung theo quy định của pháp luật); các khoản thu dịch vụ khác theo quy định