1. SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
2.1.2. Tổ chức quản lý
Cơ cấu tổ chức bộ máy của Đoàn AĐD 27 ĐN gồm có: Đoàn trưởng, các phó Đoàn trưởng, 03 ban chức năng: Ban Kế hoạch – Hành chính, Ban Tài chính, Ban Bảo đảm – Phục vụ. Cụ thể như sau:
Hình 2.1. Sơ đồ bộ máy quản lý Đoàn AĐD 27 ĐN
Trong đó Ban Kế hoạch - Hành chính phụ trách lễ tân, tổ kỹ thuật và các dịch vụ, Ban Bảo đảm – Phục vụ phụ trách công tác bảo đảm ăn uống, phòng nghỉ và các hoạt động Hậu cần, Ban Tài chính giám sát các vấn đề thu chi và giải quyết các chế độ chính sách cho các cán bộ đến an điều dưỡng.
* Ban Kế hoạch – Hành chính: Biên chế của Ban là 09 người gồm 01 Trưởng ban, 01 trợ lý và 07 nhân viên với chức năng và nhiệm vụ:
- Tham mưu soạn thảo các quy định, quy chế, theo dõi hoạt động thi đua – Chỉ huy Đoàn Tổ buồng phòng Ban Bảo đảm – Phục vụ Ban Tài chính vụ Ban kế hoạch hành chính Tổ lễ tân Tổ kỹ thuật Tổ nhà hàng
khen thưởng trong đơn vị, giải quyết chế độ chính sách liên quan đến cán bộ, nhân viên.
- Quản lý ngày công lao động, chế độ nghỉ phép; chủ động phối hợp với các Ban trực thuộc bảo vệ an ninh, trật tự, phòng chống cháy, nổ trong đơn vị.
- Quản lý và sử dụng con dấu, in ấn, sao chép; khi phát hành tài liệu phải được sự đồng ý của Đoàn trưởng và đúng theo qui định của Nhà nước.
- Tham mưu soạn thảo các loại văn bản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu đảm bảo bí mật, an toàn đúng theo quy định hiện hành. Tiếp nhận các văn bản của các cơ quan gởi đến Đoàn, phát hành và lưu trữ các văn bản Đoàn gởi đi. Thường xuyên nắm bắt quán triệt các văn bản, chỉ thị liên quan đến các hoạt động của Đoàn để kịp thời triển khai thực hiện
- Phối hợp với Ban Tài chính lập hồ sơ BHXH, BHYT cho cán bộ, viên chức trong cơ quan theo qui định của Nhà nước. Đề xuất với lãnh đạo giải quyết các chế độ, chính sách cho cán bộ, nhân viên trong đơn vị theo quy định.
- Thường xuyên tổ chức trực để hướng dẫn cán bộ và khách đến quan hệ công tác và an điều dưỡng với Đoàn và thực hiện công tác đối nội và đối ngoại trong đơn vị.
* Ban Bảo đảm – phục vụ: Biên chế gồm 01 trưởng ban, 01 trợ lý và 10 nhân viên với chức năng và nhiệm vụ như sau:
- Bảo đảm công tác Hậu cần trong đơn vị: kịp thời bảm đảm ăn, nghỉ cho cán bộ về an điều dưỡng.
- Phối hợp với Ban Tài chính nắm bắt tình hình giá cả thị trường các mặt hàng cần thiết bảo đảm cho công tác phục vụ.
- Phối hợp với Ban Kế hoạch – Hành chính theo dõi, chấm công các bộ phận có liên quan.
là đ/c Phó Đoàn trưởng phụ trách mảng hậu cần).
- Chỉ đạo các bộ phận trực thuộc làm tốt công tác phục vụ (Tổ nhà hàng đảm bảo chất lượng bữa ăn, Tổ buồng phòng bảo đảm phòng nghỉ sạch sẽ...).
* Ban Tài chính
Biên chế của phòng là 04 người gồm 01 trưởng ban, 01 trợ lý và 02 nhân viên, với chức năng và nhiệm vụ chính:
Lập kế hoạch tài chính hàng quý, năm; báo cáo quyết toán tài chính theo qui định, báo cáo Đoàn trưởng trước khi ký trình các cấp phê duyệt.
Quản lý và sử dụng các nguồn vốn đầu tư có hiệu quả.
Theo dõi thu và đóng BHXH, BHYT thanh toán các khoản chế độ cho cán bộ, viên chức, nhân viên trong cơ quan theo đúng qui định của Nhà nước.
Thường xuyên cập nhật số liệu, ghi chép, phản ánh từng nguồn thu, chi và tình hình sử dụng nguồn thu, chi đúng theo chế độ quản lý tài chính và báo cáo bằng văn bản các khoản tiền gửi, tồn quỹ theo định kỳ hàng tháng, quý, năm cho chỉ huy.
Đôn đốc thu hồi các khoản nợ. báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn, chứng từ thanh toán đúng theo chế độ kế toán tài chính.
Thường xuyên kiểm tra công tác chuyên môn nghiệp vụ kế toán theo chế độ Nhà nước quy định và sự hướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên.
Lưu trữ hồ sơ, chứng từ, sổ sách tài chính theo luật định
Đảm bảo công tác bảo mật các số liệu tài chính trong đơn vị. Không được phát hành các số liệu tài chính của cơ quan trong nội bộ cũng như các cơ quan có liên quan khi chưa được sự đồng ý của Đoàn trưởng. Phân công cất, giữ, lưu trữ tài liệu, sổ sách kế toán, bảo quản các công cụ, dụng cụ, phương tiện làm việc được trang bị.