1. SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
1.2.3.3. Kế toán tài sản cố định
a. Đặc điểm và yêu cầu kế toán tài sản cố định:
thông tư 45/2018/TT-BTC ngày 07/05/2018. Theo thông tư số 45/2018/TT-
BTC quy định chế độ quản lý, tính hao mòn tài sản cố định trong các đơn vị
sự nghiệp hành chính sự nghiệp, tài sản cố định trong các đơn vị hành chính sự nghiệp là cơ sở vật chất, kỹ thuật cần thiết để đảm bảo cho hoạt động của
các đơn vị được tiến hành bình thường. Theo chế độ kế toán hiện hành, TSCĐ
là những tư liệu lao động và tài sản khác phải có đủ 2 tiêu chuẩn sau đây:
- Có giá trị (nguyên giá) từ 10.000.000 trở lên
- Thời gian sử dụng từ 01 năm trở lên
Đối với TSCĐ đặc thù: (trừ tài sản là nhà, vật kiến trúc) có nguyên giá từ 5 triệu đồng đến dưới 10 triệu đồng và có thời gian sử dụng trên 1 năm; Tài sản là trang thiết bị dễ hỏng, dễ vỡ (như thuỷ tinh, gốm, sành sứ…) phục vụ nghiên cứu khoa học, thí nghiệm có nguyên giá từ 10 triệu đồng trở lên.
Tài sản cố định hữu hình và vô hình phải được phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời cả về số lượng, giá trị và hiện trạng của những TSCĐ hiện có; tình hình tăng, giảm và việc quản lý, sử dụng tài sản. Thông qua đó giám sát chặt chẽ việc đầu tư, mua sắm, sử dụng TSCĐ của đơn vị.
Trong mọi trường hợp, kế toán TSCĐ phải tôn trọng nguyên tắc ghi nhận theo nguyên giá (giá thực tế hình thành TSCĐ) và giá trị còn lại của TSCĐ.
Kế toán TSCĐ phải phản ánh giá trị TSCĐ đầy đủ cả 3 chỉ tiêu: Nguyên giá; giá trị hao mòn/khấu hao lũy kế và giá trị còn lại của TSCĐ.
Giá trị còn lại = Nguyên giá - Giá trị hao mòn/khấu hao lũy kế của TSCĐ.
b. Phản ánh tài sản cố định * Phản ánh nguyên giá
Để phản ánh tài sản cố định, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
Tài khoản ghi nhận TSCĐ có 4 tài khoản:
- Tài khoản 211- Tài sản cố định hữu hình; - Tài khoản 213- Tài sản cố định vô hình;
- Tài khoản 214- Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ; - Tài khoản 241- XDCB dở dang;
Bên cạnh đó, kế toán còn có thể mở tài khoản cấp 2 hoặc sử dụng các sổ chi tiết như Sổ cái tài khoản, Sổ tài sản cố định, Thẻ tài sản cố định, Sổ theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng nhằm theo dõi tình hình biến động tài sản tại đơn vị.
Kế toán phải theo dõi chi tiết chính xác nguyên giá, nguồn hình thành của từng đối tượng TSCĐ theo từng loại, địa điểm bảo quản, quản lý sử dụng TSCĐ, đồng thời phải phân loại TSCĐ theo đúng phương pháp phân loại đã được quy định thống nhất. Khi mua sắm TSCĐ từ nguồn NSNN giao trong năm, kể cả nguồn viện trợ, vay nợ, nguồn thu phí được để lại thì đối với tổng tiền đã chi ra liên quan trực tiếp đến TSCĐ kế toán hạch toán vào các tài khoản ngoài bảng TK 008, TK 012, TK 014, TK 018. Đối với trường hợp TSCĐ mua về không đưa vào sử dụng mà phải lắp đặt, chạy thử, nghiên cứu phát triển hoặc là do xây dựng cơ bản thì kế toán tạm thời hạch toán trên TK 241, sau đó tổ chức mở sổ chi tiết theo dõi chi phí phát sinh cho tài sản này, khi bàn giao đưa vào sử dụng, kế toán kết chuyển từ TK 241 sang TK 211, 213.
TSCĐ hình thành từ nguồn nào thì khi tính khấu hao, hao mòn sẽ được kết chuyển từ TK 366 sang TK nguồn thu tương ứng (TK 511, 512, 514), đồng thời phản ánh vào tài khoản chi phí tương ứng với hoạt động đó (TK 611, 612, 614, 642). Khi có sự thay đổi về nguyên giá TSCĐ thì kế toán phải tuân thủ theo quy định hiện hành của Nhà nước, phải lập biên bản ghi rõ căn cứ thay đổi nguyên giá, xác định lại các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị hao mòn lũy kế của TSCĐ và thực hiện điều chỉnh sổ sách kế toán.
Mọi TSCĐ hiện có tại đơn vị được quản lý chặt chẽ về hiện vật và giá trị, đơn vị có trách nhiệm thực hiện kiểm kê định kỳ hằng năm về TSCĐ hiện có thực tế, báo cáo cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp để thống nhất hạch
toán điều chỉnh số liệu giữa kết quả kiểm kê và sổ kế toán.
Hệ thống sổ sách: bao gồm sổ tài sản cố định (S31-H), sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng, sổ chi tiết tài khoản.
* Phản ánh khấu hao, hao mòn
Việc tính hao mòn TSCĐ thực hiện mỗi năm 1 lần vào tháng 12, trước khi khoá sổ kế toán hoặc bất thường. Việc phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ được thực hiện đối với tất cả TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình hiện có ở đơn vị. Số hao mòn được xác định căn cứ vào chế độ quản lý, tính hao mòn tài sản cố định trong các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và các
tổ chức có sử dụng ngân sách nhà nước. Mức hao mòn hàng năm của từng tài
sản cố định được tính theo công thức sau:
Mức hao mòn hàng năm của từng tài sản cố định=
Nguyên giá của tài
sản cố định x
Tỷ lệ tính hao mòn (% năm)
Hàng năm, trên cơ sở xác định số hao mòn tăng và số hao mòn giảm phát sinh trong năm, cơ quan, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp tính tổng số hao mòn của tất cả tài sản cố định tại cơ quan, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp cho năm đó theo công thức sau:
Số hao mòn tài sản cố định lũy kế tính đến năm (n) = Số hao mòn tài sản cố định đã tính đến năm (n-1) + Số hao mòn tài sản cố định tăng trong năm (n)
-
Số hao mòn tài sản cố định giảm trong năm (n)
Đối với những TSCĐ của đơn vị hành chính, sự nghiệp sử dụng vào mục đích sản xuất, kinh doanh, dịch vụ thì định kỳ phải thực hiện trích khấu hao tính vào chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và phải mở sổ chi tiết theo dõi việc trích khấu hao TSCĐ theo chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ của Bộ Tài chính như đối với doanh nghiệp
Chi phí khấu hao tài sản cố định phải được phân bổ cho từng hoạt động sự nghiệp, hoạt động kinh doanh, cho thuê, liên doanh, liên kết để hạch toán
chi phí của từng hoạt động tương ứng
Để phản ánh chi phí khấu hao thì các đơn vị sử dụng tài khoản 214- Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ
Tài khoản 214-Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ, có 2 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 2141- Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ hữu hình: Phản ánh số hiện có và sự tăng, giảm giá trị khấu hao và hao mòn của các TSCĐ hữu hình trong quá trình sử dụng và do những nguyên nhân khác.
- Tài khoản 2142- Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ vô hình: Phản ánh số hiện có và sự tăng, giảm giá trị khấu hao và hao mòn của các TSCĐ vô hình trong quá trình sử dụng và do những nguyên nhân khác.
Hệ thống sổ sách: bao gồm sổ chi tiết các tài khoản (S31-H), sổ tài sản cố định (S24-H).
1.2.3.4. Kế toán vật liệu, dụng cụ, hàng hóa
a. Đặc điểm và cách xác định giá vật liệu, dụng cụ, hàng hóa * Đặc điểm vật liệu, dụng cụ, hàng hóa
Vật liệu, dụng cụ là một bộ phận của đối tượng lao động mà đơn vị HCSN sử dụng để phục vụ cho hoạt động của đơn vị, khác với đơn vị SXKD, vật liệu, dụng cụ ở các đơn vị HCSN là một yếu tố vật chất cần thiết phục vụ cho các hoạt động HCSN theo chức năng nhiệm vụ được giao, vật liệu dụng cụ lâu bền được coi là một hình thái tài sản thuộc nguồn kinh phí, quỹ cơ quan hoặc vốn thuộc quyền sử dụng, khai thác của mỗi đơn vị HCSN.
Vật liệu, dụng cụ sản phẩm hàng hoá trong đơn vị HCSN gồm nhiều thứ, nhiều loại có công dụng và vai trò khác nhau trong quá trình hoạt động của đơn vị. Để đáp ứng được yêu cầu quản lý và hạch toán, vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá trong các đơn vị HCSN thường được phân thành các loại sau:
Nguyên liệu, vật liệu dùng trong công tác chuyên môn ở các đơn vị HCSN là các vật liệu chủ yếu như thuốc dùng để khám chữa bệnh, giấy bút mực dùng cho văn phòng, cho in ấn, ở đơn vị SXKD có nguyên vật liệu chính, là nguyên liệu trong quá trình sản xuất biến đổi hình thái vật chất tạo thành thực thể của sản phẩm
Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình hoạt động của đơn vị như: than, củi, xăng dầu
Phụ tùng thay thế: là loại vật liệu dùng để thay thế sửa chữa các chi tiết, bộ phận của máy móc thiết bị, phương tiện vận tảI
Dụng cụ: Là tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn là TSCĐ, dụng cụ thường bao gồm ấm, chén, phích nước, sọt đựng rác, máy tính cá nhân, bàn ghế, tủ tư liệu, thiết bị quản lý giá trị đầu tư nhỏ
Sản phẩm, hàng hoá được phân loại theo ngành hàng để quản lý tương tự như phân loại sản phẩm, hàng hoá trong doanh nghiệp.
* Cách xác định giá vật liệu, dụng cụ, hàng hóa
Giá nhập, xuất, tồn kho phải theo giá thực tế và việc xác định giá thực tế làm căn cứ ghi sổ kế toán được quy định từng trường hợp cụ thế như sau:
Giá nhập kho
- Giá thực tế nguyên liệu, vật liệu mua ngoài nhập kho để sử dụng cho hoạt động hành chính, sự nghiệp, dự án hoặc sử dụng cho hoạt động đầu tư XDCB được tính theo giá mua thực tế ghi trên hóa đơn (bao gồm các loại thuế gián thu) cộng với (+) các chi phí liên quan đến việc mua nguyên liệu, vật liệu (chi phí thu mua, vận chuyển, bốc xếp...);
- Giá thực tế nguyên liệu, vật liệu mua ngoài nhập kho để sử dụng cho sản xuất, kinh doanh:
+ Trường hợp nguyên liệu, vật liệu mua về sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo
phương pháp khấu trừ thì giá trị của nguyên liệu, vật liệu mua vào được phản ánh theo giá mua chưa có thuế GTGT (thuế GTGT đầu vào của nguyên liệu, vật liệu sẽ được hạch toán vào Tài khoản 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”;
+ Trường hợp nguyên liệu, vật liệu mua về dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì giá trị nguyên liệu, vật liệu mua vào được phản ánh theo giá mua bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán).
- Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tự sản xuất nhập kho là toàn bộ chi phí đơn vị bỏ ra để chế biến nguyên liệu, vật liệu đó.
- Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu thu hồi là giá do Hội đồng đánh giá tài sản của đơn vị xác định (trên cơ sở đánh giá giá trị của vật liệu thu hồi).
Giá xuất kho
Giá thực tế nguyên liệu, vật liệu xuất kho có thể áp dụng một trong các phương pháp xác định sau: Giá thực tế bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập hoặc cuối kỳ; giá thực tế đích danh (nhập giá nào, xuất giá đó); giá nhập trước, xuất trước.
b. Phản ánh vật liệu, dụng cụ, hàng hóa
Kế toán sử dụng các tài khoản TK 152- Nguyên liệu, vật liệu, TK 153- Công cụ, dụng cụ, TK 156- Hàng hóa để hạch toán chi tiết tình hình biến động nguyên vật liệu, CCDC, hàng hóa tại đơn vị. Thủ kho mở sổ hoặc thẻ kho (Mẫu S21-H) theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày nguyên vật liệu, CCDC, hàng hóa. Mỗi loại nguyên vật liệu, CCDC, hàng hóa được theo dõi riêng biệt từng loại, trên thẻ kho phải ghi rõ tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính.
Ngoài ra, kế toán phải mở Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, CCDC (S22-H) để ghi chép cả về số lượng, giá trị từng loại nguyên vật liệu, CCDC, hàng hóa xuất, nhập, kho trong kỳ. Mỗi tài khoản nguyên vật liệu, CCDC, hàng hóa được lập một bảng riêng, chỉ theo dõi nguyên vật liệu, CCDC thực tế nhập xuất qua kho, không hạch toán đối với trường hợp mua về sử dụng ngay. Nguyên vật liệu, CCDC mua bằng nguồn nào thì phải phản ánh và theo dõi tương ứng với nguồn đó (TK 3661, 3662, 3663, 3664) , khi xuất kho sử dụng thì tính vào chi phí tương ứng với từng hoạt động (TK 611, 612, 614, 542), hoạt động đến đâu tính vào nguồn thu tương ứng đến đó.
Hạch toán chi Nguyên vật liệu, CCDC phải thực hiện đồng thời ở kho và ở phòng kế toán, ở kho, thủ kho phải mở sổ hoặc thẻ kho theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng thứ công cụ, dụng cụ. Ở phòng kế toán phải mở sổ chi tiết để ghi chép cả về số lượng, giá trị từng loại công cụ, dụng cụ nhập, xuất, tồn kho. Định kỳ kế toán và thủ kho phải đối chiếu về số lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại công cụ, dụng cụ. Trường hợp phát hiện chênh lệch phải xác định nguyên nhân và báo ngay cho Trưởng ban tài chính hoặc phụ trách kế toán và thủ trưởng đơn vị biết để kịp thời có biện pháp xử lý
*Hệ thống sổ sách: Việc theo dõi nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ phải thực hiện đồng thời ở kho và ở phòng kế toán. Ở kho, thủ kho mở sở hoặc thẻ kho theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho. Ở phòng kế toán phải mở sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ để ghi chép cả số lượng, giá trị từng nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ nhập, xuất, tồn kho.