6. Tổng quan về tài liệu nghiên cứu
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại công ty
a. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Công ty áp dụng kiểu tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức kế toán tập trung và được quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng.
Ghi chú: : Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ chức năng
Hình 2.2. Sơ đồ bộ máy kế toán
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
- Kế toán trưởng: Là người đứng đầu Phòng tài chính-kế toán, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về việc chỉ đạo tổ chức công tác kế toán. Nhiệm vụ chủ yếu của kế toán trưởng là tổ chức bộ máy kế toán nhằm thực hiện một cách đầy đủ các chức năng kế toán là phản ánh, kiểm tra tài chính bằng phương pháp chuyên môn của kế toán. Tổ chức huy động, tạo lập và sử dụng quỹ tiền tệ một cách có hiệu quả nhất.
- Phó phòng kế toán kiêm Kế toán tổng hợp: Phụ trách nhân sự tại phòng kế toán, theo dõi kiểm tra công tác kế toán của các nhân viên phần hành. Là người phụ tá và được ủy quyền khi kế toán trưởng đi vắng. Đôn đốc kiểm tra công tác kế toán của các nhân viên trong phòng, đồng thời chịu trách nhiệm tập hợp số liệu từ các phần hành khác. Lập báo cáo tổng hợp và quyết toán cuối mỗi quý.
Kế toán tiền lương Kế toán tiêu thụ và công nợ phải thu Kế toán NVL – CCDC và công nợ phải trả PHÓ PHÒNG KẾ TOÁN KIÊM KẾ TOÁN TỔNG HỢP Thủ quỹ Kế toán tiền mặt Kế toán TSCĐ, ngoại tệ chứng khoán KẾ TOÁN TRƯỞNG
- Kế toán tiền mặt: theo dõi tiền Việt Nam tại quỹ, tại ngân hàng, tình hình tạm ứng, thanh toán của cán bộ công nhân viên trong Công Ty. Kết hợp với thủ quỹ để kiểm tra chặt chẽ lượng tiền mặt tại quỹ.
- Kế toán TSCĐ, ngọai tệ và chứng khoán: Theo dõi thu, chi, giao dịch với ngân hàng bằng ngoại tệ. Thanh toán ngoại tệ dối với khách hàng. Theo dõi tình hình TSCĐ, phản ánh hao mòn và khấu hao TSCĐ, diễn biến chứng khoán, các báo cáo của trung tâm giao dịch.
- Kế toán tiền lương: Tính toán tiền lương, thưởng và các khoản trích theo lương cho lao động toàn Công ty.
- Kế toán tiêu thụ và công nợ phải thu: Theo dõi tình hình nhập kho, tiêu thụ của từng loại sản phẩm. Theo dõi tình hình công nợ bán hàng, định kỳ lập báo cáo chi tiết doanh số bán ra.
- Kế toán NVL, CCDC và nợ phải trả: Theo dõi tình hình hiện có và tình hình biến động nhập xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng loại cụ thể, theo dõi các khoản nợ phải trả.
- Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt tại quỹ, xuất chi tiền theo lệnh của kế toán trưởng hoặc giám đốc, thực hiện nghĩa vụ và chi lập báo cáo quỹ. Bảo quản an toàn tiền mặt theo đúng quy định.
Với mô hình này đã giúp cho việc phân công lao động, chuyên môn hóa, nâng cao trình độ nghiệp vụ của các nhân viên kế toán. Ngoài ra, vài năm một lần công ty có sự luân chuyển nghiệp vụ giữa các nhân viên kế toán trong phòng.
b. Hình thức kế toán tại công ty
Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ cải biên. Công ty sử dụng chương trình kế toán máy được lập trình bằng ngôn ngữ Visual Foxpro để hoạch toán.
Hình 2.3. Hình thức kế toán tại công ty
Ghi chú:
Ghi hằng ngày
Chi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, các nhân viên kế toán kiểm tra chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, từ các chứng từ gốc, chương trình kế toán liên kết dữ liệu thẳng đến các sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp liên quan. Điểm khác biệt của phần mềm quản lý kế toán này là nó không đi theo quy trình như hình thức Chứng từ ghi sổ từ Chứng từ gốc, lập Bảng tổng hợp chứng từ gốc, lên Chứng từ ghi sổ, sau đó các thông tin cập nhật vào Sổ kế toán tổng hợp mà theo quy trình từ Chứng từ gốc lên các Sổ chi tiết và Sổ kế toán tổng hợp.
Cuối quý ( hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào) kế toán thực hiện các
Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ chi tiết tài khoản
Sổ tổng hợp tài khoản.
Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán
Sổ kế toán chi tiết
thao tác khóa sổ, chạy dữ liệu và lập Báo cáo tài chính. Kế toán tiến hành đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với Báo cáo tài chính.